Management Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Sonioid Vollzeit

Are you passionate about ensuring regulatory compliance and fostering trust in financial services through comprehensive KYC solutions?

Department
  • SONIO
Location

We are seeking a highly organized and proactive Assistant to the Management to join our dynamic team. The successful candidate will provide comprehensive support to the executive team, ensuring smooth and efficient operations within the management office. This role requires a high level of professionalism, confidentiality, and the ability to work in a fast-paced environment.

Key Responsibilities:

1) Administrative Support

  • Manage and organize executives' calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.
  • Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents.
  • Handle incoming and outgoing communications, including emails, phone calls, and mail.

2) Meeting Coordination

  • Plan, coordinate, and prepare materials for meetings, including agendas, presentations, and minutes.
  • Arrange meeting logistics, including venue, equipment, and refreshments.
  • Follow up on action items and ensure timely completion.

3) Research and Reporting

  • Conduct research and compile data to support decision-making.
  • Prepare reports, summaries, and presentations on various topics as required.
  • Maintain records and documentation in an organized and accessible manner.

4) Office Management

  • Oversee office supplies and equipment, ensuring inventory is maintained.
  • Liaise with vendors, service providers, and building management as needed.
  • Maintain a clean, organized, and professional office environment.

5) Event Planning

  • Assist in organizing company events, meetings, and conferences.
  • Coordinate logistics, including invitations, RSVPs, venue setup, and catering.
  • Provide on-site support during events to ensure smooth execution.

6) Marketing and Sales Support

  • Assist in the creation and dissemination of marketing materials, both digital and print.
  • Coordinate and support marketing campaigns, social media activities, and email marketing efforts.
  • Help organize and participate in sales events, trade shows, and exhibitions.
  • Maintain and update customer databases, ensuring accuracy and completeness.
  • Support the sales team with administrative tasks, including the preparation of sales reports, proposals, and contracts.
  • Conduct market research to identify trends, competitor activities, and potential business opportunities.

Qualifications:

  • Education: Bachelor's degree in Business Administration, Management, or related field preferred.
  • Experience: Minimum of 2 years of experience in an executive support role or similar position.
  • Languages: Fluency in English and German is a plus.
  • Skills:
  • Excellent organizational and time-management skills.
  • Strong written and verbal communication abilities.
  • Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment.
  • Strong attention to detail and problem-solving skills.
  • Ability to work independently and as part of a team.

Personal Attributes:

  • Professionalism: Maintains a professional demeanor and appearance at all times.
  • Proactive: Takes initiative and anticipates the needs of the management team.
  • Dependable: Reliable and consistent in performing job duties and responsibilities.
  • Adaptable: Flexible and able to adjust to changing priorities and demands.
  • Discreet: Maintains confidentiality and exercises good judgment in handling sensitive information.
  • This position is based in an office setting with a standard workweek of Monday through Friday.
  • Occasional overtime or weekend work may be required to meet deadlines or support special events.
  • Be open to occasional travel to support executives at meetings, conferences, and events.
#J-18808-Ljbffr

  • Office Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich xrxes Holding GmbH Teilzeit

    Office Management Assistant (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit Flexible Arbeitszeit und Home-Office möglich xrxes.cc ist ein innovatives und leistungsstarkes Holdingunternehmen, das sich auf die Beratung, Entwicklung und Unterstützung digitaler Prozesse, Anwendungen und Projekte für den öffentlichen Sektor konzentriert.xrxes.cc umfasst vier...

  • Office Management Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich xrxes Holding GmbH Teilzeit

    Office Management Assistant (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit Flexible Arbeitszeit und Home-Office möglich xrxes.cc ist ein innovatives und leistungsstarkes Holdingunternehmen, das sich auf die Beratung, Entwicklung und Unterstützung digitaler Prozesse, Anwendungen und Projekte für den öffentlichen Sektor konzentriert.xrxes.cc umfasst vier...

  • Agentur Management-Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Ecker & Partner Agentur für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs GmbH Teilzeit

    Du bist ein:e engagierte sowie vielseitige Teamplayer:in, ein Organisations- und Koordinationstalent und würdest gerne in einer der größten PR-Agenturen Österreichs arbeiten? Als eigentümergeführtes Unternehmen im Herzen von Wien verfügt Ecker & Partner über ein erstklassiges Team von rund 25 Spezialist:innen und sucht ab sofort Verstärkung durch...

  • Agentur Management-Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Ecker & Partner Agentur für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs GmbH Teilzeit

    Du bist ein:e engagierte sowie vielseitige Teamplayer:in, ein Organisations- und Koordinationstalent und würdest gerne in einer der größten PR-Agenturen Österreichs arbeiten? Als eigentümergeführtes Unternehmen im Herzen von Wien verfügt Ecker & Partner über ein erstklassiges Team von rund 25 Spezialist:innen und sucht ab sofort Verstärkung durch...

  • Agentur Management-Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Ecker & Partner Agentur für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs GmbH Vollzeit

    Du bist ein:e engagierte sowie vielseitige Teamplayer:in, ein Organisations- und Koordinationstalent und würdest gerne in einer der größten PR-Agenturen Österreichs arbeiten? Als eigentümergeführtes Unternehmen im Herzen von Wien verfügt Ecker & Partner über ein erstklassiges Team von rund 25 Spezialist:innen und sucht ab sofort Verstärkung durch...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Assistant & Office Management (m/w/d)

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    RP Global ist ein in Wien und Madrid ansässiger unabhängiger Stromentwickler und -erzeuger mit 40 Jahren Erfahrung im Bereich erneuerbare Energien. Als Entwickler, Investor und Betreiber fokussiert sich das Unternehmen auf Wasser-, Wind- und Solar-PV-Projekte in Europa, Afrika und Südamerika. Derzeit entwickelt RP Global aktiv eine Pipeline von rund 13...

  • Key Account Management

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Die Leidenschaft, anderen Freude zu bereiten, multipliziert mit mehreren Tausend kreativen und engagierten Köpfen. Das ist das Erfolgsprinzip von CEWE , Europas führendem Fotoservice und Markenhersteller im Fotofinishing. Kundenzentriertes Handeln und Antizipieren von Trends sind die Eckpfeiler der positiven Geschäftsentwicklung in den letzten Jahren. Um...

  • Assistant Centre Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Assistant Centre Manager – Southport Park Shopping CentreJVL Investment Group is a private company which owns and manages a diversified portfolio of retail, commercial and industrial properties throughout Queensland and New South Wales. We currently have an exciting opportunity for an Assistant Centre Manager to join our team at Southport Park Shopping...

  • PR & Content Management (m/w/d)

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Die Leidenschaft, anderen Freude zu bereiten, multipliziert mit mehreren Tausend kreativen und engagierten Köpfen. Das ist das Erfolgsprinzip von CEWE , Europas führendem Fotoservice und Markenhersteller im Fotofinishing. Kundenzentriertes Handeln und Antizipieren von Trends sind die Eckpfeiler der positiven Geschäftsentwicklung in den letzten Jahren. Um...

  • Management Opportunities

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Competitive salary + Bonus + $2,500 of merchandiseDiscover the culinary wonderland that is HOUSE – your go-to destination for top-notch kitchenware, cookware, and all things culinary House is Australia's largest homeware & kitchenware retailer. Part of Global Retail Brands Australia, "House" is home to 170 plus stores nationally and growing As the one-stop...

  • CEO Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Schira & Leutner Personalberatung Vollzeit

    Our customer is one of the world's leading producers of flexible packaging for the consumer and pharmaceutical industries. CEO Assistant & Lead Office Management (m/f/d) Your responsibilities: * Calendar Management: Manage a complex & demanding schedule (different time zones) and coordinating meetings * Travel Management: Manage travel arrangements...

  • Account Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Job Title: Account Manager Assistant – Lighting IndustryLocation: Melbourne, TullamarineAbout us:The opportunity exists to become part of a team within one of Australia's Leading Iconic Lighting Brands.Mirabella is a 100% Australian Owned & Operated Company since 1960 and leading across multiple lighting sectors within the Australian and New Zealand...

  • Legal Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Schönherr Rechtsanwälte GmbH Vollzeit

    Als eine der führenden Rechtsanwaltskanzleien mit 15 Büros in Zentral- und Osteuropa beraten wir Mandant:innen in allen wirtschaftsrechtlichen Angelegenheiten. Als Teil unserer national und international tätigen Teams arbeiten Sie mit den renommiertesten Jurist:innen der Branche zusammen. Qualität, Flexibilität, Innovation und praxisorientierte...

  • Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    Team Assistant / Support, Asset Management and PerformanceAt Aurecon we see the future through a very different lens. Do you?Innovation, eminence and digital are at the heart of everything we do. Are you excited about the future?Are you driven by the opportunity to work on some of the most challenging and complex projects around the world and to learn from...

  • Bakery Assistant Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich at Vollzeit

    $26.66 per hour + penalty rates where applicableAlmost 50 years since Roger Drake purchased his first supermarket in 1974, Drakes Supermarkets has now become the largest independent grocery retailer in Australia. While we've grown from one store to more than 60 stores across South Australia and Queensland, Drakes Supermarkets has retained the same values...

  • DHL Air Office Assistant Manager

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich DHL AIR (Austria) GmbH Vollzeit

    DHL AIR (Austria) GmbH is a dynamic cargo airline that offers exciting career opportunities. As an Office Assistant Manager, you will play a crucial role in supporting the airline team in all administrative and facility management matters.About Our CompanyWe operate in over 220 countries and territories worldwide, providing innovative solutions for our...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Borealis AG Vollzeit

    Executive Assistant (m/f/d) for Group Controlling & Procurement About the role Location: Austria - ViennaHours: Full-TimeType of Contract: PermanentApplication deadline: 28.02.2025Make Teamwork RealWe are looking for an Executive Assistant (m/f/d) to provide proactive support for Group Controlling & Procurement. In this role, you will carry out a wide...