Institutskoordinator in

An der Universität Wien arbeiten über Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

**Institutskoordinator*in**:
91 Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIb

Befristung bis:
Stellen ID**:2658**

**Ausführliche Beschreibung**:
Sie sind ein Organisationsprofi und wollen mit Ihrer Expertise dazu beitragen, dass die großen gesellschaftlich relevanten Umweltfragen von heute und morgen beantwortet werden. Als Institutskoordinator*in am Department für Umweltgeowissenschaften sind Sie verantwortlich für die administrativen Herausforderungen eines Team aus 30 internationalen Forschenden.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Als Institutskoordinator*in übernehmen Sie, gemeinsam mit dem bestehenden Administrationsteam am Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft, ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um Personalverwaltung, Forschungs
- und Lehrorganisation. Die Stelle ist für 20h-30h/Woche ausgeschrieben und vorerst auf 12 Monate befristet. Im gegenseitigen Einvernehmen wird im Anschluss ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:

- Sie leiten ein kleines administratives Team und sind zentrale Servicestelle für Ihr Department, haben den Überblick über inner
- und außeruniversitäre Abläufe und stehen den Kolleg*innen bei administrativen Fragen rund um Personal und Forschungsorganisation zur Seite.
- Neben den koordinativen Aufgaben bringen Sie sich in den operativen Alltag des Departments ein und haben Freude dabei, die Wissenschafter*innen in Forschung und Administration zu unterstützen.
- Sie betreuen alle Personalagenden, administrieren Recruiting Prozesse sowie laufend anfallende Personalbelange. Für unsere neuen Mitarbeiter*innen sind Sie wichtige Ansprechpartner*in der Phase des Pre
- und Onboardings bis zum Dienstende.
- Sie sind die Schnittstelle zwischen dem Department, dem Zentrum und der zentralen Universitätsverwaltung, aber auch zu internationalen, außeruniversitären Kooperationspartnern.
- Sie entwickeln und verbessern unsere IT-basierten Kommunikations
- und Informationskanäle kontinuierlich weiter.
- Sie planen und organisieren Veranstaltungen des Departments (Seminare, Workshops, Team-Retreats) und unterstützen die Lehrenden.
- Sie übernehmen die englisch
- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) und unterstützen unsere internationalen Gäste (Support Reise, Visa, Basisunterstützung für das Ankommen und Leben in Wien).

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrem Profil**:

- Berufserfahrung im modernen Office-Management (vorzugsweise in einem wissenschaftsnahen Kontext)
- Analytisches Denkvermögen, hohe Problemlösungskompetenz, Teamgeist und Motivation, sowie Eigeninitiative und Flexibilität
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, MS Teams) und gute Kenntnisse moderner digitaler Arbeitsplatztools/Kooperationstools
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura oder gleich zu wertende Qualifikation) oder kaufmännischer Lehrabschluss

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne selbstständig und sind strukturiert, service
- und lösungsorientiert und proaktiv. Mit unterschiedlichen digitalen IT-Tools moderner Büroanwendungen zu arbeiten, macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue digitale Technologien einzuarbeiten. Respektvoller und freundlicher Umgang und konstruktive Zusammenarbeit im Team sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld. Sie sind in der Lage, ein kleines Team zu leiten.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitregelung) in Abstimmung mit dem Team. Homeoffice ist in begrenztem Umfang (in der Regel 1 Tag pro Woche) möglich.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren und familienfreundlichen Arbeitsumgebung.

**Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz am UZA 2 ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar (Spittelau).

**Interne Weiterbildung**: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

**Faires Gehalt**: Das Grundgehalt von EUR 2.958,90 (IIIb für 40h) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

**Gleiche Chancen für alle**:Wir freuen uns

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