Organisationsassistent in

An der Universität Wien arbeiten über Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

**Organisationsassistent*in**:
53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID**:2158**

**Ausführliche Beschreibung**:
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld.

Sie unterstützen als Organisationsassistent*in das Institut für Geographie und Regionalforschung und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch und unterstützen in den verschiedensten administrativen Belangen.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs
- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.:

- Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
- Sie betreuen Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
- Sie übernehmen Agenden der Administration und Unterstützung wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei der Beantragung, Implementierung, Durchführung, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten, Unterstützung im Projektcontrolling.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch
- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen die Homepage der Arbeitsgruppe und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit
- und Reisebeauftragte/r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit**:
Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
- Abschluss einer kaufmännischen Schule (HAK oder HAS) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
- Sehr gutes Deutsch und Englischkenntnisse
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
- Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
- Hohes Niveau der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Organisatorische Fähigkeiten
- Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
- Fähigkeit, im Team zu arbeiten
- Lösungsorientierte Arbeitsweise
- Flexibilität
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
- Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Homeoffice und können diese in Absprache mit dem Team erstellen.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background in einer lockeren Arbeitsumgebung.

**Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

**Interne Weiterbildung**: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

**Faires Gehalt**: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

**Gleiche Chancen für alle**: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen werden.

**So einfach bewerben Sie sich**:

- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben (max. 1 Seite)
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc

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