Finance Assistant

vor 1 Woche

Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit
Finance Assistant (Accounts Payable)(G /

Organization:
MTBF- Unit B

Primary Location:
Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting:
, 8:26:56 AM

Closing Date:
, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type:
Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment:
Yes

This vacancy will be used to fill multiple positions
Organizational Setting


The Department of Management (MT) provides a 'platform of services' that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA's scientific and technical programmes.


Its mission statement is as follows:
"MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose". Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment, works with the press to help clarify the technically complex work of the IAEA, and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.


The Division of Budget and Finance manages the financial resources essential for full implementation of the IAEA's scientific and technical programmes.

The Division provides financial services and solutions for programme budgeting, treasury, payments, payroll, financial accounting and reporting to support the IAEA's mandate.

Main Purpose


As a member of the team led by a Unit Head, the Finance Assistant is responsible for the day-to-day verifying, follow up and processing of payments such as payments to suppliers and other contractors, payments of salaries and other benefits and entitlements to staff, payments of all travel and meetings related expenses.

Functions / Key Results Expected

  • Verify and process payments to suppliers and other contractors, payments of salaries and other benefits and entitlements to staff, payments of all travel and meetings related expenses in an efficient and correct manner within the specified deadlines in accordance with established rules and procedures and agreed terms.
  • Perform daily followup of pending financial transactions in the Accounts Payable module and take the necessary actions to resolve any exceptions such as invoices on hold or bring cases to the attention of higher level staff for escalation or resolution.
  • Assist with the reconciliation of accounts payable/receivable accounts and take the necessary actions to clear outstanding items by preparing the adjusting vouchers.
  • Provide appropriate responses promptly to standard queries on payments and other financial transactions from staff, suppliers and other counterparts.
Competencies and Expertise

Core Competencies(Competency Framework)

Name

Definition

  • Communication
  • Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results
  • Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division's programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork
  • Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.
  • Planning and Organizing
  • Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section's priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
    Functional Competencies

Name

Definition

  • Analytical thinking
  • Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
  • Client orientation
  • Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
  • Judgement/decision making
  • Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency's regulations and rules.
    Required Expertise

Function

Name

Expertise Description

  • Administrative Support
  • Administrative Support
|MS Office 2010 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Proficiency in MS Office and the ability to use databases.
  • Finance
  • Enterprise Resource Planning (ERP) system
  • Hands on experience with the use of Oracle or similar Enterprise Resource Planning system (ERP).
  • Finance
  • Finance
Principles and Practices
  • Good knowledge of the relevant financial rules, regulations, procedures and accounting policies and practices of an international organization.
  • Finance
  • Financial Analysis
  • Good analytical skills to interpret financial data and to identify trends, patterns and exceptions in financial information.
  • Finance
  • Financial Transactions
  • Sound mathematical and numerical skills, and the ability to pay attention to detail and maintain a high level of accuracy in preparing and posting financial transactions in financial systems.
  • F

  • Assistant Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Noack & Co GmbH Vollzeit

    Wir sind ein erfolgreiches, international tätiges Handelsunternehmen in den BereichenTierernährung und Diagnostik mit Hauptsitz in Wien. Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Wien einen engagierten Team Assistant Finance & Administration (m/w) • Unterstützung des Finance Teams in allen Bela... Original Stellenanzeige auf – Jetzt Jobagent bei...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern?Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unserer...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich PAIR Finance Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...

  • Assistant Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Noack & Co GmbH Vollzeit

    Wir sind ein erfolgreiches, international tätiges Handelsunternehmen in den BereichenTierernährung und Diagnostik mit Hauptsitz in Wien. Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Wien einen engagierten Team Assistant Finance & Administration (m/w) Aufgaben • Unterstützung des Finance Teams in allen Belangen • Erstellung und Bearbeitung von...

  • finance & reporting assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich European Handball Federation Vollzeit

    European Handball Federation (EHF) - Finance & Reporting AssistantThe European Handball Federation (EHF) oversees 50 national and two associated federations in Europe, recognized by the IHF. The EHF manages handball competitions, including EHF EURO events and EHF Champions League. Beyond events, the EHF focuses on game development from grassroots to...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**:Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung bei...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**:Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung bei...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**:Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung bei...

  • Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eversport GmbH Vollzeit

    FINANCE ASSISTANTOur hearts are burning for sport in all its facets and for the many opportunities that the digital world brings with it.We at Eversports are an international, dynamic team that works hard, has fun and shares a great vision: " Make Sports HappenOVERVIEWAs our Finance Assistant (f/m/d), you'll be a key member of the Eversports Finance team,...

  • Junior Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich CBRE Vollzeit

    **Junior Finance Assistant (m/w/d)****Job ID** **Posted**- 03-Jun-2024**Service line**- Advisory Segment**Role type**- Part-time**Areas of Interest**Accounting/Finance**Location(s)**Vienna - Wien - Austria- Sie haben eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise sowie sind zahlenaffin? Dann sind Sie bei uns genau richtigCBRE ist der weltweit führende...

  • Finance Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job DescriptionDescriptionThe Programme Development and International Cooperation Section (PDIC) provides support to the overall planning and coordination of the work of the Division including responsibility for and management of the Nuclear Security Fund, the evaluation of results, financial matters; and interaction with and reporting to donors. PDIC...

  • University Assistant Postdoctoral in Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich University of Vienna Vollzeit

    Job Title: University Assistant postdoctoral in FinanceOrganization: University of Vienna/Faculty of Business, Economics and Statistics/Department of FinanceLocation: Vienna, AustriaJob Start Date: 01 Aug 2024Application ProcedureIt is that easy to apply:With your scientific curriculum vitae / letter of intentWith your summary of research interests (max....

  • Junior Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Junior Finance Assistant (m/w/d) Sie haben eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise sowie sind zahlenaffin? Dann sind Sie bei uns genau richtig CBRE ist der weltweit führende Immobiliendienstleister für Eigentümer:innen, Investoren:innen und Nutzer:innen von gewerblichen Immobilien - mit mehr als Mitarbeiter:innen in über 100 Ländern. Aufgrund...

  • Assistant Director of Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Director of FinanceHilton Austria3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen.1 Familie. 1 Team. 1 Traum.Als**Assistant Director of Finance (m/w/d)**unterstutzt dudas Team mit deinem Know-How fur unsere drei Hilton Hauser in Wien. Du bist insbesondere fur die Ausfuhrung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der hochsten Standards verantwortlich:- Einhaltung...

  • Junior Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Junior Finance Assistant (m/w/d) - Realizing Potential at CBRE GmbH CBRE is the world's leading real estate services provider for owners, investors, and users of commercial properties, with more than employees in over countries. Due to sustainable growth, we are looking for a motivated part-time addition to our Finance Team at our headquarters in Vienna....

  • Junior Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Realizing potential in youJunior Finance Assistant (m/w/d)Sie haben eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise sowie sind zahlenaffin? Dann sind Sie bei uns genau richtig.CBRE ist der weltweit führende Immobiliendienstleister für Eigentümer:innen, Investoren:innen und Nutzer:innen von gewerblichen Immobilien - mit mehr als Mitarbeiter:innen in über...

  • Finance Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich LG Electronics Deutschland GmbH Vollzeit

    Seit der Gründung des Unternehmens im Jahre 1958 ist es unser Ziel, das Leben und den Lebensstil unserer Kunden durch intelligente Produktfunktionen, intuitive Funktionalität und außergewöhnliche Leistung zu verbessern. Heute erfreuen sich Millionen von Haushalten weltweit an unseren Produkten, seien es TVs, Audiogeräte, PC Produkte oder...

  • Team Assistant Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich IMMOFINANZ Vollzeit

    IMMOFINANZ is an international real estate company. We offer you the structure of a large corporation, outstanding development opportunities within a modern working environment and a young and inspiring team. Find out more about IMMOFINANZ and what it means to be part of an international, dynamic organization. See how we design the way towards a new era of...

  • Assistant Manager Finance

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich EPAM Systems Vollzeit

    The primary responsibility of the Assistant Manager Finance for the entities in scope will be to maintain an effective accounting framework and related internal controls to ensure that the accounting records are complete and accurately representing the company's financial position in compliance with local laws and regulations and US-GAAP, as well as...

  • Finance & Reporting Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich European Handball Federation Vollzeit

    The European Handball Federation (EHF) is the organisation that oversees 50 national and two associated federations across Europe and is recognised by the International Handball Federation (IHF). The EHF is dedicated to the organisation and management of prominent handball competitions that today are crowned by the EHF EURO events for national teams and the...