Institutskoordinator in

An der Universität Wien arbeiten über Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

**Institutskoordinator*in**:
49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 35,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIb

Befristet bis: Die Position ist vorerst auf ein Jahr befristet. Das Arbeitsverhältnis kann anschließend in beiderseitigem Einverständnis entfristet werden.

Stellen ID**:1204**

**Ausführliche Beschreibung**:
Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbstständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Soziologie

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich am Institut für Soziologie und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal sowie zur Institutsleitung und dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:
Schwerpunkt Personal
- Sie koordinieren die Personalagenden und unterstützen im Sinne einer vorausschauenden Personalstrukturplanung die Institutsleitung bei der Personalplanung, der Ausschreibung vakanter Stellen und beim Recruiting.
- Sie koordinieren die Arbeit des allgemeinen Personals am Institut und übernehmen die fachliche Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregelungen).
- Sie planen und koordinieren Onboarding-Maßnahmen sowie die Einschulungen neuer Kolleg*innen im administrativen Team.

Schwerpunkt Organisation und Budget
- Sie unterstützen die Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation und internationale Vernetzung).
- Sie gewährleisten eine reibungslose interne Kommunikation.
- Sie organisieren die Erhebung der für die Entscheidungen der Institutsleitung und für das Berichtswesen des Instituts erforderlichen Informationen.
- Sie planen das Institutsbudget (inkl. Controlling), budgetieren Investitionsvorhaben für das Institut und koordinieren deren Umsetzung.
- Sie arbeiten laufend an der Optimierung der administrativen Prozesse am Institut.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen**:

- Bachelor-Abschluss oder relevante Vorerfahrung/Zusatzausbildung
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
- Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse
- Erfahrung im Personal
- und/oder Projektmanagement von Vorteil
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
- Exzellente Deutsch
- und profunde Englischkenntnisse
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Erfahrung mit SAP und Typo 3 ist von Vorteil

**Ihr besonderer Arbeitsstil**:

- Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
- Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
- Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen Administrationsteams.

**Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

**Interne Weiterbildung**: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

**Faires Gehalt**: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2.709,60 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

**So einfach bewerben Sie sich**:

- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
- Dienstzeugnisse
- Über unser Jobportal

**Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte**:
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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