Institutssekretär in

Beschäftigungsausmaß: 20 Wochenstunden
zusätzlich 8 Wochenstunden von bis
(im Zuge der Unterstützung der Programmbegleitung UBRM)

Dauer des Dienstverhältnisses: ab unbefristet

Einstufung gem. Univ.KV, Verwendungsgruppe: IIb
Bruttomonatsgehalt (abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung) mind. (für 20 WStd.): € 1.126,40
(14x jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende
Sozialleistungen)

**Aufgaben**

Schnittstelle zur zentralen Universitätsadministration
Selbstständige Vorbereitung von Forschungs-Projektabrechnungen
Eigenständiges fortlaufendes Forschungs-Projektcontrolling und damit verbundene

Personalplanung
Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten sowie Projektabrechnungen
SAP Sachbearbeiter*in als erweiterte*r Berichtuser*in
Rechnungsvorbereitung für die Buchhaltung, Material
- und Geräteverwaltung
Unterstützung Instituts-Rechnungswesen (Vorbereitung und Verbuchung von Ein
- und

Ausgangsrechnungen in SAP)
Betreuung und Administration des Institutsbudgets sowie Verwaltung des Exkursionsbudgets
Anlaufstelle für Institutsmitarbeiter*innen, Lehrende und Studierende
Zusammenarbeit und Koordination im Tätigkeitsfeld Lehre im Institutssekretariat
Administrative Unterstützung der Institutsleitung (Büroorganisation, administrative Tätigkeiten,

Protokollierung von Sitzungen, Terminverwaltung, Vorbereitungen von Sitzungen und
Veranstaltungen)

Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungskursen der BOKU

**Erwünschte Qualifikationen**

Bevorzugt kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise HAK, HBLA oder vergleichbare
Ausbildung)

Fundierte Berufserfahrung von Vorteil (Projektabwicklung und Administration)
Fundierte SAP Berichtsuser*innen-Kenntnisse von Vorteil
Sehr gute MS-Office Kenntnisse
Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Selbstständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
Stressresistent, zuverlässig, genau, durchsetzungsfähig, belastbar und flexibel
Organisations
- und Kommunikationsfähigkeit
Interesse für die am Department bzw. Institut vertretenen Inhalte

Erscheinungstermin:
Bewerbungsfrist:

Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen
ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete
Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende
Gründe überwiegen.

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung
aufgefordert.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.

Motivationsschreiben
Lebenslauf

an das Personalmanagement, **Kennzahl 161**, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70,

Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise
- und Aufenthalts
- kosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

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