Office Manager Vienna

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich LOOP New Media Vollzeit

Life as a Office Manager:


As an Office Manager in our agency you are the first person to make an impression on people who come to our office.

You are mainly responsible for the organisation and coordination of a smoothly running daily business at our LOOP office in Vienna.

At the same time you are supporting the company's management and your direct colleagues of all LOOP offices. You will have a broad and diverse area of responsibility within the front
- and back office.

Requirements and Responsibilities:

  • You are responsible for front desk duties including answering phone calls, keeping the front desk area tidy, arranging couriers, sorting and distributing post and much more.
  • You are responsible for the preparation of client meetings and book meeting rooms, organize catering, welcome guests and clients.
  • You have to support in coordinating and booking of business trips.
  • We need your active support in the organization of internal and external events.
  • You are responsible for general office related duties including our pool car management.
  • You are responsible for keeping the office's appearance presentable at all times by collaborating closely with the facility manager and cleaning staff.
  • You have to monitor level of supplies and handle shortages.
  • You have to assist all team members in every LOOP office with administrative and organizational topics.
  • You will work closely together with the Office Managers in Salzburg on daily tasks and projects.
  • You are the main intersection of internal requests of any kind.
  • You are a team player, but able to take proactively action where needed and work independently as well.
  • You have the reliability, flexibility, attentiveness and the ability to keep calm in stressful situations.
  • You have an always open, outgoing, friendly, helpful and caring personality.
  • You are incredibly organized and aware of what is going on around you.
  • You are costumer and servicefocused and able to maintain trusting relationships with colleagues, clients and suppliers.
  • You are open to new tools and implementations related to the industry.
  • Dealing with the newest MS Office is no problem for you.
  • Driving licence B is required.
  • German and excellent English language skills.

Benefits:

4-day Workweek:


At LOOP you can choose between a 5-day or a 4-day workweek - and have the freedom to switch between these models twice a year.


Free Sports and Fitness:

Yoga, fitness, climbing, tennis and more. LOOP covers the costs and gives you access to fitness studios and sports facilities across Austria or Germany.

+20% Vacation:


We don't believe there can be enough time to recharge, that's why all our team members get +20% vacation days per year — we call it Sunny Hours.


4000+ m2 Office Space:

Our loft space is part of our identity. An ideal environment for working, collaborating and finding inspiration — with an additional 600m2 film
- and photo studio.

100% Hybrid Work:

Home office or LOOP office space? It's your choice every day, and you don't even need approval. In addition, most of our jobs are available as remote jobs.

International and Diverse:

Team members from 40+ different nationalities in 7 locations, English as main language and a 55% female leadership quota.

And much more:

Language Courses, Visa Support, LOOP.Horizon workshops and trainings, Klimaticket Contribution, Audiobook Library, Headspace App Subscription, etc.

  • Office Manager Vienna

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Agentur LOOP New Media GmbH Vollzeit

    LOOP is a digital-first lead agency, exploring the intersections between design, technology and digital brand building for leading brands. With a team of 400 digital talents and through data driven marketing, we help brave clients to stand out in the digital age. Over the last few years our brilliant team has done remarkable and innovative work for...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Citadines Vienna Danube Vollzeit

    Citadines ist Teil der weltweit erfolgreichen Ascott Gruppe mit derzeit ca. 800 Service Apartment Hotels auf allen fünf Kontinenten verteilt. Das Citadines Danube Vienna wird damit zu unserem jüngsten Zuwachs, welches seine Pforten im Herbst 2023 öffnen wird. Das attraktive Wiener Aparthotel zeichnet sich durch seine modernste Ausstattung aus. Für unsere...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Citadines Danube Vienna Vollzeit

    **Citadines** ist Teil der weltweit erfolgreichen **Ascott Group **mit derzeit ca. 800 Service Apartment Hotels auf fünf Kontinenten verteilt. Das **Citadines Danube Vienna** wird damit zu unserem jüngsten Zuwachs, welches seine Pforten im **Dezember 2023** geöffnet hat. Das attraktive Wiener Aparthotel zeichnet sich durch seine moderne Ausstattung aus....

  • HR Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Corporate Office Wien Vollzeit

    **Als HR Manager (m/w/d) sind deine Aufgaben u.a.**- zusammen mit den Corporate Teams in Stuttgart und Berlin die Hotels bei arbeitsrechtlichen und personalwirtschaftlichen Angelegenheiten zu beraten und zu unterstützen- im HR Team in Wien, bestehend aus 5 Personen, in der täglichen, abwechslungsreichen internationalen Personalarbeit gemeinsam Dinge...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Citadines Danube Vienna Vollzeit

    Citadines ist Teil der weltweit erfolgreichen Ascott Group mit derzeit ca. 800 Service Apartment Hotels auf fünf Kontinenten verteilt. Das Citadines Danube Vienna wird damit zu unserem jüngsten Zuwachs, welches seine Pforten im Dezember 2023 geöffnet hat. Das attraktive Wiener Aparthotel zeichnet sich durch seine moderne Ausstattung aus. Für unsere...

  • Office Cleaner Vienna

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich LOOP New Media Vollzeit

    Life as an Office Cleaner:We are looking for an part-time Office Cleaner to take care of our facilities and carry out cleaning and maintenance duties in our Vienna office. You will work closely together with our Office Management and support to make sure our office is in a top condition.The goal is to keep our office space, kitchens, and restrooms looking...

  • Vienna Boutique Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Van Cleef & Arpels Vollzeit

    Code de référence: 89918Vienna Boutique Manager (W/M):VIENNA, 9, ATPermanentQUI SOMMES-NOUS?Une Maison de Haute Joaillerie qui valorise des savoir-faire exceptionnels dans un univers empreint de créativité, d'enchantement, de culture et de poésie Notre Maison recherche des hommes et des femmes aux multiples talents qui contribuent à la transmission et...

  • Vienna Boutique Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Van Cleef & Arpels Vollzeit

    Reference Code: 89918Vienna Boutique Manager (W/M):VIENNA, 9, ATPermanentWHO ARE WE?A High Jewelry Maison with a strong heritage who promotes exceptional know-how in an enchanting and creative environmentOur Maison is looking for talented individuals who contribute to developing and transmitting their expertise with care and no compromise.At Van Cleef &...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Radisson RED Hotel - Vienna - Rooms Vollzeit

    Wir, die Radisson Hotel Group, sind eine der größten Hotelketten der Welt mit neun unverwechselbaren Hotelmarken und über 1,600 Hotels in 120 Ländern. Angetrieben von unserer "Yes I Can"-Servicementalität leben wir unser Markenversprechen "Every Moment Matters" Tag für Tag und haben Spaß bei allem, was wir tunDas Team des Radisson RED Hotel, Vienna...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Ritz-Carlton, Vienna Vollzeit

    Mit 141 preisgekrönten Hotels rund um die Welt kreieren die Ladies und Gentlemen von The Ritz Carlton so außergewöhnliche Erfahrungen, deren Erinnerung lange nach dem Aufenthalt der Gäste wach bleibt. Als der weltweit führende Anbieter von Luxuserfahrungen setzen wir die Maßstäbe für seltene und spezielle Luxusdienste in der ganzen Welt. Wir möchten...

  • Project Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Corporate Office Wien Vollzeit

    **Als (Senior) Project Manager (m/w/d) Hotel Development sind deine Aufgaben u.a.**- auf Standortbesichtigungen und deren weiterer Nachbearbeitung- auf die Ausführung von Hotelprojekten auf Betreiberseite unter Gewährleistung, dass Deadlines, Zeitpläne, Ziele und Budgets eingehalten werden- bei Hoteleröffnungen und Umbauten unserer Hotels mitzuwirken-...

  • Front Office Associate

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Rosewood Vienna Vollzeit

    Rosewood Vienna hat als fünftes Haus der Marke in Europa eröffnet. Das Rosewood Vienna befindet sich in einem wunderschönen restaurierten historischen Gebäude aus dem 19. Jahrhundert. Ideal gelegen am Petersplatz, einem der berühmtesten Plätze der Wiener Altstadt, ist das Rosewood Vienna nur wenige Schritte von der luxuriösesten Einkaufsstraße und...

  • Quality Manager in Vienna

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Novritsch Trading Vollzeit

    About usWe are a young and motivated team of 60+ people from all around the world. We develop outstanding products in-house, work with manufacturers and suppliers worldwide, sell to over 80 countries, and operate internationally. Our mission is to create airsoft products that people love. Products that don't need any tinkering to make them work. Products...

  • Vienna Deputy Boutique Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Van Cleef & Arpels Vollzeit

    Reference Code: 89921Vienna Deputy Boutique Manager (W/M):VIENNA, 9, ATPermanentWHO ARE WE?A High Jewelry Maison with a strong heritage who promotes exceptional know-how in an enchanting and creative environmentOur Maison is looking for talented individuals who contribute to developing and transmitting their expertise with care and no compromise.At Van Cleef...

  • Office Manager/in und Assistenz des Management Boards

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Classic Art Vienna GmbH Vollzeit

    CLASSIC ART VIENNA Internationale Event- u. Konzertveranstaltungsagentur Die CAV ist eine der führenden Konzertveranstaltungs- und Künstlervermittlungsagenturen in Europa. Gemeinsam mit 3 Schwesternagenturen bildet sie den Entertainmentsektor der Lanner Bros. Group und veranstaltet rund 4.000 Shows pro Saison. Unser Team koordiniert dabei ein Künstlerpool...

  • Admin Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Hoxton - Vienna Vollzeit

    Rudolf-Sallinger-Platz 1, 1030, Vienna**A new home for The Hoxton, in Vienna, AustriaThe Hoxton is continuing its expansion in Europe as we get set to open in another new country and city. Our first Hoxton in Austria will be in the beautiful City of Music, Vienna. Known for its wonderful quality of life we can't wait to explore every corner of our newest...

  • Associate Programme Management and Human Resources Officer

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich United Nations Office at Vienna Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>This position is located in the Office of the Chief (OC), Human Resources Management Service (HRMS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV) and United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) in Vienna, Austria. The Associate Programme Management and Human Resources Officer will work under the...

  • Associate Programme Management and Human Resources Officer

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich United Nations Office at Vienna Vollzeit

    Job DescriptionDescription –>This position is located in the Office of the Chief (OC), Human Resources Management Service (HRMS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV) and United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) in Vienna, Austria. The Associate Programme Management and Human Resources Officer will work under the...

  • Back Office Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Vienna Insurance Group Vollzeit

    Team Member (all genders) Claims Management - Back Office Vollzeit Corporate Business User-Management und Koordination für interne IT-Systeme Allgemeine Back-Office Tätigkeiten 38,5 Stunden, Gleitzeit & Home-Office ~ Gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache; Englisch-Kenntnisse sowie Kenntnis einer osteuropäischen...

  • Front Desk Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich The Ritz-Carlton, Vienna Vollzeit

    Mit 141 preisgekrönten Hotels rund um die Welt kreieren die Ladies und Gentlemen von The Ritz Carlton so außergewöhnliche Erfahrungen, deren Erinnerung lange nach dem Aufenthalt der Gäste wach bleibt. Als der weltweit führende Anbieter von Luxuserfahrungen setzen wir die Maßstäbe für seltene und spezielle Luxusdienste in der ganzen Welt. Wir möchten...