Institutsmanager in

Wirtschaftsuniversität Wien
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Voll/Teilzeit
- Publizierung bis:

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

**Institut für Sozialpolitik**
30-40 Stunden/Woche
Ab
Sie haben Freude daran, organisatorische und administrative Aufgaben zu bewältigen und sich kreativ weiterzuentwickeln? In dieser abwechslungsreichen Funktion an einem Universitätsinstitut arbeiten Sie als kommunikative Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Verwaltung, Studierenden und externen Partner*innen.

**Was Sie erwartet**:
**Im Cockpit von Forschung, Lehre und Third Mission**:Sie managen alle organisatorischen und administrativen Agenden des Instituts. Sie halten die Dinge am Laufen und arbeiten vorausschauend, um unsere Forschenden und Lehrenden auf Erfolgskurs zu halten. Dafür erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben:

- **Studienbetrieb koordinieren**:Sie unterstützen die Lehrplanung, melden Lehrveranstaltungen ein, organisieren Raumbuchungen, strukturieren und beantworten die häufigsten Fragen der Studierenden zum Lehrprogramm.
- **Personalagenden mitübernehmen**:Sie entlasten die wissenschaftliche Leitung des Instituts und wissenschaftliche Projektleiter*innen, indem Sie z.B. Stellenausschreibungen und Job Interviews organisatorisch vorbereiten und Ausschreibungsberichte verfassen.
- **Kosten kalkulieren, kontrollieren und abrechnen**: Sie behalten unsere Budgets im Auge - vom Jahresbudget über Reisekosten und Projektmittel bis zum Einsatz von Tutor*innen.
- **Termine und Events koordinieren**:Sie organisieren Termine, interne Klausurtagungen und externe Veranstaltungen des Instituts von Stakeholder Workshops bis zu wissenschaftlichen Konferenzen.
- **Kommunikation unterstützen**:Sie gestalten die Kommunikationskanäle des Instituts, von der Institutswebsite bis Social Media und Beiträgen zur Außenkommunikation.
- **Datenmanagement und -archivierung**: Sie unterstützen uns beim Management unserer Forschungsdaten (Einverständniserklärungen, Zugriffsgestaltung, Aufbewahrung, Archivierung, Vernichtung).

**Was Sie mitbringen**:

- **Abgeschlossene Ausbildung**:Sie verfügen im Idealfall über eine Ausbildung im Berufsfeld Wirtschaft z.B. im Bereich unternehmensbezogener Dienstleistungen/ Sekretariat/Verwaltung oder über einen Studienabschluss.
- **Einschlägige Berufserfahrung**:Sie bringen ausgeprägte Organisations
- und Koordinationsfähigkeiten sowie administrative Erfahrung mit - idealerweise im universitären Umfeld. Erfahrungen in der Projektkoordination und -abrechnung und/oder mit Verträgen und/oder Datensicherheit sind von Vorteil.
- **IT-Anwendungskenntnisse**:Sie sind sehr versiert im Umgang mit MS Office und haben idealerweise Anwendungskenntnisse von Content Management Systemen (z.B. TYP03) und SAP. Weitere IT-Kenntnisse sind willkommen.
- **Zahlenaffin**:So gut, wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen z.B. bei Finanzplanung, Berichtslegung und Budgetvollzug; Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil.
- **Verlässlich, selbständig, teamfähig**:Sie arbeiten strukturiert und genau, sind eigeninitiativ und erkennen, wo man anpacken muss. Gleichzeitig haben Sie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren.
- **Neuerungsfreudig und begeisterungsfähig**:Sie können sich für Aufgaben und neue Themen jenseits der Alltagsroutine begeistern, besitzen konzeptionelle Fähigkeiten und bilden sich kontinuierlich weiter.
- **Sprachkompetenz**:Sie haben sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

**Was wir Ihnen bieten**:

- **Inspirierendes Campusleben **mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund Studierenden
- **Architektonisch herausragender, moderner Campus** mitten in Wien
- **Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit**:

- **Sinnstiftende Arbeit**, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- **Flexible Arbeitszeiten** im Rahmen der Gleitzeit
- **Zahlreiche Benefits**, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.588,00 Euro brutto (bei 40 Stunden/Woche). Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

**Wollen Sie Teil der WU werden?**
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens Kennzahl: 1786).
Wir freuen uns auf Sie
- Unser Ziel ist es den Studierenden und Mitarbeitenden einen sicheren Präsenzbetrieb an der WU zu ermöglichen. Daher empfi

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