Organisationsassistent in

An der Universität Wien arbeiten über Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

**Organisationsassistent*in**:
46 Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 10,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIa

Befristung bis:
Stellen ID**:2148**

**Ausführliche Beschreibung**:
Wenn Sie gern organisieren und auch angesichts vielfältiger Aufgaben den Überblick behalten, dann willkommen im Team Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet. Eine Entfristung (unbefristete Anstellung wird in beiderseitigem Einvernehmen angestrebt) - ist erwünscht.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Als Teil des zentralen Administrationsteams am Institut für Bildungswissenschaft führen Sie in enger Zusammenarbeit/nach Absprache mit der Institutskoordinatorin (Mag. Corinna Hechtl, Bakk.) allgemeine Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget, Lehre, Forschung, und Third Mission eigenständig durch und stehen als Ansprechpartner*in für lokale und internationale Gäste und Kooperationspartner*innen zur Verfügung. Sie werden dem Pool administrativer Institutsmitarbeiter*innen angehören und schwerpunktmäßig im Projekt
- und Veranstaltungsmanagement tätig sein.

Das Institut für Bildungswissenschaft ist Teil der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft. Die Hauptaufgaben des Instituts liegen in der Lehre und Forschung im Bereich der Bildungswissenschaft. Am Institut administriert ein 7-köpfiges Verwaltungsteam etwa 70 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, die sich mit internationalem Fokus der Beschreibung, kritischen Analyse und wissenschaftlichen Erklärung von Phänomenen der Bildung und Erziehung widmen.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:
In Absprache mit der Institutskoordinatorin unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Projekt
- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.:

- Sie beschäftigen sich mit finanziellen und personellen Aspekten im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten.
- Sie erledigen die Rechnungsprüfung bei Projekt
- und Berufungsbudgets.
- Sie organisieren Meetings, Workshops, Tagungen, etc.
- Sie betreuen Veranstaltungen direkt vor Ort, davon 3 bis 4 Abendtermine pro Semester bis ca. 19 Uhr.
- Sie administrieren Reisetätigkeiten und Kostenrefundierungen.
- Sie verwalten Daten in universitären IT-Systemen.
- Sie helfen bei der administrativen Vorbereitung von Publikationstätigkeiten.
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch
- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie befüllen die Homepage mit institutsrelevanten Inhalten.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit**:

- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level, Arbeitssprache teilweise in Englisch)
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3 und u:cris)
- Erfahrung mit SAP und HRFI ist von Vorteil
- Freude im Umgang mit und der Unterstützung von Gästen aus dem In
- und Ausland.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten, arbeiten aber ausschließlich im Büro. Home Office ist in Ausnahmefällen im gegenseitigen Einvernehmen möglich.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Hintergrund, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

**Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

**Interne Weiterbildung**: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

**Faires Gehalt**: Das Grundgehalt von EUR 2.599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

**Gleiche Chancen für alle**: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team

**So einfach bewerben Sie sich**:

- Mit Lebenslauf und kurzem Motivations

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