Assistenz der Firmenleitung/Executive Assistant

Die ILF-Gruppe ist ein international tätiges, völlig unabhängiges Ingenieur- und Beratungsunternehmen, welches seine Kunden bei der erfolgreichen Realisierung von technisch anspruchsvollen, komplexen Industrie- und Infrastrukturprojekten unterstützt. In den über 45 Bürostandorten auf sechs Kontinenten beschäftigen die Firmen der ILF-Gruppe 3.000+ hoch qualifizierte Mitarbeiter:innen. Durch die regionale Präsenz kann eine laufende Abstimmung mit den jeweiligen Kunden und Projektbeteiligten vor Ort erfolgen. Gleichzeitig ermöglicht die enge Zusammenarbeit im Netzwerk der ILF-Gruppe auch die Einbindung von internationalen Top-Experten, besonderen Erfahrungen, Prozessen und Werkzeugen.

Durch diese Kombination von lokaler Präsenz und internationaler Expertise können die Kundenbedürfnisse bestmöglich erfüllt werden. Das Unternehmen befindet sich vollständig im Privatbesitz der Gründerfamilien und ist daher vollkommen unabhängig von Hersteller-, Lieferanten- und Bankeninteressen.

Job description

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie unser Group Management Board in einem anspruchsvollen und dynamischen Umfeld. Zu Ihren Tätigkeiten gehören:

• Managementunterstützung: Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Projekten.
• Kommunikation: Professionelle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Koordination: Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management.
• Planung: Organisation von Geschäftsreisen, Events und internen Veranstaltungen.
• Prozessoptimierung: Unterstützung bei der Weiterentwicklung von organisatorischen Abläufen und Prozessen.

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Versierter Umgang mit MS-Office Programmen sowie generelle IT-Affinität
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit insbesondere beim Umgang mit einer Reihe von parallelen Agenden
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Organisationstalent

• Zentrale Rolle: Eine anspruchsvolle Position, in der Sie eng mit unserem Führungs-Team zusammenarbeiten.
• Motivierendes Umfeld: Die Möglichkeit, in einem dynamischen und internationalen Umfeld Verantwortung zu übernehmen.
• Weiterentwicklung: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die speziell auf Ihre Position abgestimmt sind, um Ihre Fähigkeiten zu fördern.
• Exklusives Umfeld: Zugang zu spannenden Projekten und exklusiven Netzwerken in einer zukunftsorientierten Branche.
• Anerkennung: Eine attraktive Vergütung, ergänzt durch Sozialleistungen und besondere Wertschätzung für Ihren Beitrag.
• Nachhaltigkeit: Ist für uns nicht nur ein Schlagwort, sondern wird von uns täglich gelebt.

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