Junior-/Senior-Mitarbeiter_in internationales Projektmanagement

vor 1 Woche


Wien, Österreich, Österreich Technische Universität Wien Teilzeit
Junior-/Senior-Mitarbeiter_in internationales Projektmanagement

jeweils 20h pro Woche (Aufstockung bis zu 40h möglich)
befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung

Am Institut für Theoretische Physik der TU Wien ist eine Stelle als Junior-/Senior-Mitarbeiter_in internationales Projektmanagement, jeweils 20h pro Woche (Aufstockung auf bis zu 40h möglich), befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung, voraussichtlich ab Oktober 2024 mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

* Unterstützung von Forschenden des Instituts für Theoretische Physik (ITP) in der Administration und Abwicklung von (nationalen und internationalen) Forschungsprojekten inkl. Mithilfe in der Einreichung von (kooperativen) Forschungsprojekten
* Koordination/Organisation administrativer Aufgaben am ITP inkl. Abwicklung der Anstellung von wissenschaftlichem Personal am ITP, Unterstützung bei Fragestellungen zu Visa-Angelegenheiten, Kettenvertragsregelung etc., sowie diesbezügliche Kommunikation mit Institutsleitung/Dekanat/Vizerektorat
* Projektspezifische und projektbegleitende Kostenkontrolle unter Berücksichtigung der Richtlinien der jeweiligen Fördergeber_innen
* Budgetüberwachung und Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen in Kooperation mit den entsprechenden Stellen an der TUW und den Fördergeber_innen, Abwicklung über diverse Verwaltungssysteme
* Buchung aller Projektrechnungen und Gäste-Refundierungen (SAP), Sammlung aller Dienstreisen und Zeiterfassungen (wenn von dem/der Fördergeber_in verlangt), Erfassung aller Projektkosten zur Kostenkontrolle
* Mithilfe beim Erstellen von Reports und bei Wirtschaftsprüfungen, Koordination von allfälligen Projektaudits in Kooperation mit den entsprechenden Stellen an der TUW und dem_der Auditor_in
* Aktive Schnittstelle in der Kommunikation mit Fördergeber_innen und Projektkoordinator_innen sowie Kommunikation mit Fördergeber_innen bezüglich Antragstellung und laufenden Projekten
* Organisation von internationalen Konferenzen, Symposien, projektspezifischen Meetings und Abendveranstaltungen (Raumbeschaffung, Hotelbuchungen, Visa von Vortragenden, etc.) sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Vortragsreihen und internationalen Forschungskooperationen
* Eigenständige Übernahme von Content Management Aufgaben und administrative Unterstützung von Forschenden des ITP in der Dissemination von Forschungsprojekten und in Outreachaktivitäten (Nacht der Wissenschaft, etc.); Mitbetreuung von Websites und Präsenz u.a. in sozialen Medien

Diese Ausschreibung ist sowohl für eine_n Senior-Kandidaten_in und eine_n Junior-Kandidaten_in vorgesehen. Die Aufgabenverteilung erfolgt aufgrund der eingereichten Erfahrungen in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen.

Jedenfalls sieht die Juniorstelle jeweils eine Unterstützung/Mitwirkung in den genannten Aufgaben vor.

Ihr Profil:

Profil für Junior-Kandidat_innen:

* Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination von Projekten bzw. im Projektmanagement
* Organisation und Planung, Zeitmanagement, Ergebnisorientierung, Projektmanagement, IT-Kompetenz, Analytische Fähigkeiten
* Begeisterungsfähigkeit, Genauigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Lernfähigkeit, Stressresistenz/Resilienz
* Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit/Kooperationsbereitschaft
* Exzellente Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
* SAP-Kenntnisse von Vorteil
* Bildungsabschluss: Matura-Niveau

Profil für Senior-Kandidat_innen (wie oben angeführt sowie):

* Mehrjährige Erfahrung im Bereich Abwicklung wissenschaftlicher Projekte (FWF, FFG, Horizon Europe, ERC, etc.)
* Fähigkeit, komplexe Aufgaben eigenständig zu bearbeiten und Lösungen zu entwickeln
* Ausgezeichnetes analytisches sowie technisches Verständnis von Zahlen
* Abgeschlossenes Studium (Master-/Diplomstudium bevorzugt)

Wir bieten:

* Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
* Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
* Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
* Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die Entlohnung erfolgt nach dem Mindestentgelt der Gehaltsgruppe IIIA (Junior) bzw. IIIB (Senior) gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer_innen der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Stunden derzeit
EUR 1.299,60 brutto/Monat (14x jährlich) (Junior) bzw.
EUR 1.479,40 brutto/Monat (14x jährlich) (Senior).
Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit allen relevanten Unterlagen per smart bewerben bis 15.09.2024.

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