Document Operations Lead

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Job Description

Über die Rolle:

Diese Position leitet ein Batch Record E2E Team im Bereich Manufacturing Support am Standort Wien.
Die Rolle stellt die zeitgerechte Vor- und Nachbereitung sämtlicher produktionsrelevanten Dokumente unter strikter Einhaltung aller GMP-Anforderungen sicher. Die GDDP-konforme Bearbeitung und Koordination von dokumentationsrelevanten Themen (z.B.: Chargenprotokollverarbeitung, Archivierung, ECC-Verwaltung, Logbuchverwaltung) liegt im Verantwortungsbereich. Die Position beinhaltet ebenso die gesetzten KPIs in ausreichender Menge und Qualität zu erreichen. Die Teilnahme an Meetings, die Verantwortung für ein
ausgezeichnetes Performancemanagement, das Rekrutierung und die Entwicklung des Teams liegt ebenso im Verantwortungsbereich. Die Koordination von Anfragen für behördenrelevante Dokumente und die Bereitstellung derer während der Audits, wird durch diese Rolle sichergestellt.
Der Document Operations Lead ist verantwortlich kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben und die Standardisierung von Batch Record E2E-Prozessen über die Core Manufacturing Units hinweg zu fördern.
Diese Position berichtet an den Head of Documentation Management und leitet ein Document Operations Team, welches für eine von bis zu max. fünf Units verantwortlich ist. Ziel ist es, alle Aspekte der Compliance-, Qualitäts- Sicherheits-, und Produktionsziele zu berücksichtigen.

Das bewirken Sie:

Operative Tätigkeiten:

• Verantwortlich für die zeitgerechte Bereitstellung (Vorbereitung) aller produktionsrelevanten Dokumenten (z.B.: Batch Records, ECC-Management, Logbücher)

• Verantwortlich für die zeitgerechte Nachbereitung produktionsrelevanter Dokumente, inkl. der dazugehörigen Dateneingaben in den jeweiligen EDV-Systemen (JDE, PrimR/Discoverant, LIMS)

• Verantwortlich für die ordnungsgemäße Archivierung produktionsrelevanter Dokumente gem. Vorgaben

• Verantwortlich für die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung im eigenen Bereich

• Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Richtlinien und Anforderungen (GMP,GDDP, EHS, ...)

• Sicherstellung der Teilnahme an relevanten Meetings mit diversen Schnittstellen

• Teilnahme an und Unterstützung von Initiativen und Projekten

• Koordination von Anfragen für behördenrelevante Dokumente im Zuge von Audits und Inspektionen inkl. zeitgerechter Bereitstellung der angeforderten Dokumente.

Führungstätigkeiten:

• Schaffen und pflegen einer Kultur, die sich auf Sicherheit, Qualität und Compliance als oberste Priorität konzentriert.

• Verantwortlich für organisatorische und individuelle Personalentwicklung.

• Führen von regelmäßigen Mitarbeiter- und Feedbackgespräche (1:1s), um eine stetige

• Weiterentwicklung der MA und ein gutes, offenes Gesprächsklima zu fördern

• Durchführung von regelmäßigen, protokollierten Teammeetings

• Zielgerichtete Fort- und Weiterbildung der zugeordneten MA sicherstellen

• Ausbalancieren von Fähigkeiten und Kapazitäten innerhalb des Teams zur Effizienzsteigerung (Coaching)

• Erarbeitung von strukturierten Zielen und davon abhängigen Entwicklungsplänen

• Identifizierung von Talenten und Förderung des Potenzials der zugeordneten Mitarbeiter

• Recruiting: Besetzung und Auswahl von direkt unterstellten Positionen

• Sicherstellung des korrekten Schulungsstatus

Dafür bringen Sie mit:

• Höhere technische (idealerweise bevorzugte chemische oder pharmazeutische Ausbildung) und/oder wirtschaftliche Ausbildung

• Erfahrung in der GMP-Herstellungsumgebung ist von Vorteil

• Führungserfahrung von Vorteil

• Erfahrung in der Prozessindustrie

• Gute Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten

• Gute Fähigkeiten im Ressourcenmanagement

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und hohe Problemlösungsfähigkeiten

• Ausgeprägte soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

• Gute IT-Kenntnisse

• Team- und ergebnisorientiert

• Hands On Mentalität

Das bieten wir Ihnen:

Für diese wichtige und verantwortungsvolle Position beträgt das Mindestgehalt 4.157,14 EUR brutto/Monat (Vollzeit, KV chem. Industrie). Das tatsächliche Gehaltspaket richtet sich nach Ihrer Berufserfahrung und Qualifikation.

Weitere Benefits:

• Zertifiziertes familienfreundliches Unternehmen (umfassende Wiedereinstiegsmodelle nach der Karenz)

• Hybrides Arbeiten & flexible Zeiteinteilung wo möglich

• Weiterbildungs- und -entwicklungsmöglichkeiten

• Umfassende Trainings- und Fortbildungsprogramme sowie Persönlichkeitsentwicklung und Mentoringprogramm

• Firmeninterne Job Rotations im In- und Ausland

• Mitarbeiter*innenempfehlungs- und -anerkennungsprogramme

• Aktive Teilnahme an Netzwerkgruppen zu verschiedenen Themen (z.B. Diversity, Equity & Inclusion, Nachhaltigkeit)

• Vielfältige Gesundheits- und Fitnessangebote

• Kostenlose Impfungen, Psychologische Beratung

• Firmen-Events & Feste

• Betriebsrat

• Betriebsrestaurant zu gestützten Preisen

• Bilingualer Betriebskindergarten / Betriebliche Kinderbetreuung

• Gute öffentliche Anbindung

• Inhouse Fitness & Wellness Center in Wien

Takeda ist seit vielen Jahren ein zertifizierter Top Employer und trägt das Zertifikat für „beruf und familie“ sowie das Gütesiegel für betriebliche Gesundheitsförderung. Takeda wurde auch mit dem österreichischen Inklusionspreis ausgezeichnet und ist Vorreiter im Bereich der nachhaltigen und verantwortungsvollen Arzneimittelproduktion.

Empowering our people to shine

Unter dem Motto „Empowering our people to shine” hat sich Takeda zum Ziel gesetzt, alle Mitarbeiter*innen darin zu unterstützen, ihr Potenzial voll entfalten zu können. Takeda fokussiert ausschließlich auf die Talente und Fähigkeiten, unabhängig von Geschlecht, Alter, kulturelle Herkunft, sexuelle Orientierung, das Leben mit Behinderungen usw.: Wir fördern Vielfalt. Bei uns steht Chancengleichheit im Vordergrund, weswegen wir Wert auf einen möglichst barrierefreien Bewerbungsprozesses für Menschen mit Behinderungen legen. Wir bitten Sie daher in Ihrer Bewerbung alle diesbezüglich relevanten Informationen anzugeben.

Mehr über uns

Takeda ist ein weltweit führendes, werteorientiertes, forschendes biopharmazeutisches Unternehmen mit Hauptsitz in Japan. Takeda hat sich zum Ziel gesetzt, lebensverbessernde und -erhaltende Arzneimittel für die Behandlung von Menschen mit seltenen und komplexen Erkrankungen zu entwickeln und zu produzieren. Das österreichische Produktportfolio umfasst unter anderem die Bereiche Onkologie, seltene metabolische Erkrankungen, Gastroenterologie und Immunologie. Im Vordergrund steht die Versorgung von Patient*innen, für die keine oder nur wenige Behandlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. In Österreich findet bei Takeda jeder Prozessschritt für Arzneimittel statt: von der Forschung & Entwicklung, über Plasmaaufbringung und Produktion bis zur Versorgung der Patient*innen. Rund 4.500 Mitarbeiter*innen tragen dazu bei, dass Medikamente aus Österreich in über 100 Länder weltweit gelangen und Patient*innen in Österreich Zugang zu den innovativen Arzneimitteln von Takeda erhalten.

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LocationsVienna, Austria

Worker TypeEmployee

Worker Sub-TypeRegular

Time TypeFull time

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