Institutskoordinator in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

**Institutskoordinator*in**:
91 Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft

Besetzung ab: 01.12.2023 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIb

Befristung bis:
Stellen ID**:1206**

**Ausführliche Beschreibung**:
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in spannenden und sinnvollen Projekten, dann willkommen in unserem administrativen Team Bei uns arbeiten Menschen, die mit ihrer Expertise dazu beitragen, die großen Umweltfragen von morgen zu beantworten. Als Institutskoordinator*in übernehmen Sie organisatorische Aufgaben in gesellschaftlich relevanten Forschungsprojekten und arbeiten mit einem Team aus internationalen Forschenden zusammen, in dem ein offenes Miteinander und persönliche Weiterentwicklung großgeschrieben werden.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Das Department für Umweltgeowissenschaften betreibt Umweltforschung auf international führendem Niveau und bildet mit Leidenschaft Student*innen aus. Als Institutskoordiator*in übernehmen Sie, gemeinsam mit dem bestehenden Administrationsteam am Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft, ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um Personalverwaltung sowie Forschungs
- und Lehrorganisation. Ein Großteil der Kommunikation am Department erfolgt auf Englisch.
Die Stelle ist für 20h/Woche ausgeschrieben und vorerst auf 9 Monate befristet. In gegenseitigem Einvernehmen wird eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt. Falls gewünscht, kann eine Einstellung vor dem 1.12 erfolgen.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:

- Sie sind die zentrale Servicestelle für Ihr Team, wissen über inner
- und außeruniversitäre Abläufe Bescheid und stehen Ihren Kolleg*innen bei Fragen hinsichtlich Personaladministration, Forschungsorganisation und anderen administrativen Themen zur Seite
- Sie Koordinieren und entwickeln kontinuierlich unsere Kommunikations
- und Informationsplattformen im WIKI der Universität und MS Teams
- Sie unterstützen die Wissenschafter*innen bei personellen Agenden der Forschungsorganisation und -verwaltung, dh. Sie unterstützen proaktiv bei der Personalplanung und beim Recruitment
- Sie betreuen alle Personalagenden, begleiten u.a. die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt bis zum Onboarding, Sie administrieren Ausschreibungs
- und Recruiting Prozesse sowie laufend anfallende Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.) und Dienstende-Prozesse
- Sie sind Reise
- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren die Seminarplanung, unterstützen bei der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter, betreuen Hörsaalbuchung und Prüfungsterminverwaltung sowie Eingabe der Noten.
- Sie übernehmen die englisch
- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Websitepflege, Keycard-Verwaltung etc.) und betreuen unsere internationalen Gäste (Organisation der Reisen für Besuche, Unterstützung Leben in Wien)

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrem Profil**:

- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext) ist von Vorteil
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura oder gleich zu wertende Qualifikation) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse, insb. Word, sowie moderne Sprach-/Übersetzungsprogramme wie DeepL und ChatGPT
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (insb. MS Teams, Zoom, Zitationsprogramme (z.B. Zotero), WIKI, universitäre Verwaltungsprogramme)

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert, sind service
- und lösungsorientiert und proaktiv. Den Überblick zu bewahren fällt Ihnen leicht und Verantwortung für Ihre Aufgaben zu übernehmen ist selbstverständlich. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Mit unterschiedlichen Tools und moderner IT zu arbeiten, macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue Technologien einzuarbeiten. Respektvoller Umgang und konstruktive Zusammenarbeit sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitr