Drittmittelreferent in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

**Drittmittelreferent*in**:
53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: 15.10.2024 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIb

Befristung bis:
Stellen ID**:3091**

**Ausführliche Beschreibung**:
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Als Drittmittelreferent*in unterstützen Sie die Leiter*innen von Drittmittelprojekten am Institut für Meteorologie und Geophysik_ _und führen alle drittmittelbezogenen Aufgaben rund um Administration und Budgetverwaltung eigenverantwortlich durch.

Die Forschungsarbeit des Instituts für Meteorologie und Geophysik befasst sich mit der Physik der Erde und ihrer Atmosphäre. Dabei kommen mathematische und physikalische Methoden zum Einsatz, insbesondere Feldmessungen, Experimente, Computermodelle sowie Fernerkundungsmethoden. Ziel unserer Arbeit ist es, die Physik unseres Planeten besser zu verstehen. Wir beschäftigen uns speziell mit der Wettervorhersage, Wettermodellen, Klimatologie, Seismologie und dem Schwerefeld der Erde.

53 Kolleg*innen aus 14 Ländern schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Miteinander, hoher Internationalität und exzellenter Forschung geprägt wird.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:
Ihr Aufgabenspektrum umfasst insbesondere:
Sie koordinieren die Drittmittelaktivitäten am Institut (Projektmanagement)
. Sie unterstützen die Projektleiter*innen bei der Beantragung (z. B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende
- . Sie organisieren selbstständig und eigenverantwortlich die Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget
- und Personalagenden)
- . Sie unterstützen die Projektmitarbeiter*innen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden (Zeitaufzeichnungen, Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Abwesenheitsverwaltung wie Urlaube, Krankenstände etc.) und Finanzagenden (Kostenersätze und Refundierungen) sowie die Projektleiter*innen bei der Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen
- . Sie sind die Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (insb. Fakultät, Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung, Forschungsservice and Nachwuchsförderung) sowie außeruniversitären (insb. Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) Stellen in Bezug auf Drittmittelprojekte
- . Sie übernehmen eigenverantwortlich die Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle, bereiten die Zwischen
- und Endabrechnungen von Projektmitteln vor und unterstützen bei Finanzaudits. Sie geben die Daten auf den jeweiligen Plattformen der Fördergeber*innen ein (Funding & Tender Portal bei EU-Projekten, eCall bei FFG-Projekten u.ä.). Sie verwalten das Institutsbudget im Bereich von - 27 UG und koordinieren sämtliche Refundierung von Fördermitteln durch die Fakultät wie Nachwuchsförderungen, Reparaturfonds, Kleininvestitionen bzw. durch VISESS (Vienna International School of Earth an Space Sciences)
- . Sie unterstützen die Projektleitungen bei der Organisation von Projektmeetings, sowohl inhouse als auch extern
- . Allgemeine Institutsagenden wie das Erstellen von universitätsinternen Tickets (z.B. im Infrastrukturbereich), Post, Bestellungen sowie Schließmedienmanagement etc. gehören ebenfalls zu Ihren Tätigkeiten
- .

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit**: Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, insbesondere von Drittmittelprojekten (FFG, Horizon Europe, FWF etc.)
. Sie haben eine Allgemeine/Berufsbildende mittlere oder höhere Schule abgeschlossen
- . Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel) mit
- . Sie haben Erfahrung im Umgang mit SAP
- . Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch (B2) und Deutsch (C1)
- . Darüber hinaus wären Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe sowie Erfahrung im Finanzreporting diverser Fördergeber wünschenswert
- .

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, vorausschauend und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Vereinbarung auch im Homeoffice arbeiten.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie si