Teamassistenz Finance

Voll
- oder Teilzeit (ab 30 Std/W)
- Klosterneuburg bei Wien, Österreich / Home Office möglich
- € 2.937* brutto/Monat (Basis Vollzeit 40 Std/W)

Ihre Aufgaben

Die Division Finance am ISTA - Institute of Science and Technology Austria - umfasst die Bereiche Accounting, Controlling, Procurement und SAP. In dieser Position unterstützen Sie sowohl den Head of Finance als auch das gesamte Finance Team in allen organisatorischen und administrativen Agenden. Sie sind ein Organisationstalent, übernehmen gerne Verantwortung und fühlen sich wohl in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Klassisches Office Management inklusive u.a. Organisation von Meetings, Terminkoordination, Protokollführung und digitaler Schriftverkehr
- Kontaktperson für interne und externe Anfragen sowie Schnittstelle zu wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen, Stakeholdern, Kooperationspartnern und anderen externen Ansprechpartnern
- Erstellung und Aktualisierung von Reports, Präsentationen und Analysen (Deutsch und Englisch), sowohl ad hoc als auch regelmäßig inkl. Koordination mit den betroffenen Fachbereichen (z.B. bei SAP Tätigkeiten wie Nachverfolgung von offenen Bestellungen)
- Betreuung des internen Reiseportals (bspw. Userpflege)
- Erstellung und aktive Pflege von Inhalten des Fachbereichs im Intranet
- Unterstützung in oder Übernahme von diversen Projekten der Division Finance

Ihr Profil
- Abgeschlossene wirtschaftliche/ kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HAS)
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einer Finanzabteilung
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Institutssprache Englisch)
- Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Wordpress, SAP Kenntnisse sowie Erfahrung im Umgang mit KI-Tools (bspw. ChatGPT) von Vorteil
- Proaktive, selbstständige und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein und guten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten

ISTA is growing. Grow with us

ISTA ist ein kontinuierlich wachsendes internationales Institut für Spitzenforschung in den Life Sciences, der Mathematik, der Informatik sowie der Physik. Wir suchen engagierte Fachexpert:innen aus der ganzen Welt, die unser Ziel von exzellenter Forschung und modernem Science Management unterstützen. Auf einem wunderschönen Campus bieten wir vielfältige Möglichkeiten für persönliches Wachstum in einer stabilen Arbeitsumgebung. Dieses Video gibt Einblicke

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld und verpflichten uns dem Grundsatz der Chancengleichheit für alle Bewerber:innen, frei von Diskriminierung. Alle Einstellungsentscheidungen des ISTA basieren rein auf den Qualifikationen, der Berufserfahrung, den beruflichen Anforderungen und den organisatorischen Bedürfnissen. Wir möchten daher Personen aus unterrepräsentierten Gruppen ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.

Ihre Benefits

Aus
- & Weiterbildung

Kantine

Kinderbetreuung

Kostenloser Shuttlebus

Gesundheitsmaßnahmen

Betriebliche Altersvorsorge

Ihre Ansprechperson
- Susanne ZylaRecruiting and Dual Career