Sekretär in

Teilzeit (30 Wochenstunden) | Karenzvertretung

**Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs
- und Bildungseinrichtung im technisch
- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.**

Am **Institut für Festkörperphysik** ist eine Stelle als Sekretär_in, ab sofort 2024 (30 Wochenstunden, befristet bis 31.12.2025 bzw. auf die Dauer der Karenzvertretung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

**Ihre Aufgaben**:

- Administrative und organisatorische Tätigkeiten für das Institut
- Ansprechstelle für Mitarbeiter_innen, Studierende und Gäste
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten (FFG, FWF, EU, etc.)
- Erstellung von Berichten mit SAP und Excel
- Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Betreuung von Datenbanken (z.B. Publikationsdatenbank, Projektdatenbank) und Websites
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Veranstaltungen und Workshops
- Reisemanagement (Reiseorganisation, -anträge und -abrechnung)

**Ihr Profil**:

- Sie haben Matura oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Sie haben einschlägige Erfahrung in Verwaltungs
- und Sekretariatstätigkeit.
- Sie haben ausgezeichnete Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Level B2).
- Sie haben Anwenderkenntnisse vor allem der MS Office Programme Word und Excel.
- Buchhaltungskenntnisse, vor allem SAP-Erfahrung, sind von Vorteil.
- Sie übernehmen Aufgaben im Sinne einer zielkonformen Erfüllung und suchen selbständig nach Lösungen und Informationen.
- Sie lernen gerne dazu, um sich den Herausforderungen einer Tätigkeit im internationalen Umfeld stellen zu können.
- Sie sind kommunikationsfreudig und arbeiten gerne im Team. Sie zeichnen sich durch Freude am Umgang mit Mitarbeiter_innen, Studierenden, Gästen und Kolleg_innen aus.

**Wir bieten**:

- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Hybride Arbeitsweise mit Home-Office Möglichkeit
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 30 Wochenstunden EUR 1.845,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 03.10.2024.