Sekretär in

Teilzeit (20 Wochenstunden) | befristet auf 5 Jahre mit Option auf Verlängerung

**Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs
- und Bildungseinrichtung im technisch
- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.**

Am **Institut für Architektur und Entwerfen** (FOB E253-04), ist im Team der neu eingerichteten "BMLRT Stiftungsprofessur für Entwerfen und Holzbau im urbanen Raum" eine Stelle als Sekretär_in, voraussichtlich ab Oktober 2023 (20 Wochenstunden, befristet auf 5 Jahre mit der Option auf Verlängerung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

**Ihre Aufgaben**:

- Sie organisieren und verwalten das Sekretariat des Professors und unterstützen die zugeordneten Mitarbeiter_innen der Stiftungsprofessur in allen administrativen und organisatorischen Belangen
- Sie koordinieren und unterstützen bei Finanzreports und bearbeiten das Auftrags-, Bestell
- und Rechnungswesen inkl. SAP für das Team
- Sie verwalten, koordinieren und archivieren Datenbankinhalte (z.B. Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen)
- Sie administrieren Inhalte der Homepage und in Sozialen Netzwerken
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Gestaltung von Broschüren und Flyern und organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen von Mitarbeiter_innen und Studierenden
- Sie stehen ausländischen (Gast-) Wissenschaftler_innen hinsichtlich administrativer Aspekte mit Rat und Tat zur Seite
- Sie sind im Front-Office und Ansprechperson für Studierende in administrativen Belangen des Professors und verwalten und koordinieren Sprechstunden, Kontaktzeiten, An
- und Abwesenheiten

**Ihr Profil**:

- Kaufmännische Ausbildung, evtl. mit BMS, Matura oder Maturaniveau
- Entsprechende Berufserfahrung in administrativer Funktion (Erfahrung im universitären Umfeld bzw. tertiären Bildungsbereich von Vorteil)
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Große Affinität für Zahlen und starke organisatorische Fähigkeiten
- Eigeninitiative und sehr strukturierte Arbeitsweise
- Selbstständiges Arbeiten, belastbar, flexibel und rasche Auffassungsgabe
- Gestalterische Fähigkeiten im Layouten und Formatieren von Texten und Bildmaterial von Vorteil
- Der Umgang mit der kulturellen Vielfalt im wissenschaftlichen und technischen Umfeld bereitet Ihnen Freude und Sie schätzen ein aufgeschlossenes und motiviertes Team
- Hohe Sozialkompetenz

**Wir bieten**:

- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
- Familienfreundliche Arbeitszeiteinteilung
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden EUR 1.126,40 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 27.07.2023.