Institutssekretär in
vor 3 Wochen
Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden oder 2x 20 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: ab sofort - unbefristet
Arbeitsort: 1180 Wien, Peter-Jordan-Straße 65
Einstufung gem. Univ.KV, Verwendungsgruppe: IIb
Bruttomonatsgehalt (abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung) mind. (für 40 WStd.): € 2.460,10
(14x jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende
Sozialleistungen)
**Aufgaben**
Eigenverantwortliche und vorausschauende Führung des Institutssekretariats
Eigenverantwortliche und vorausschauende Büroorganisation und Durchführung der
übertragenen Aufgabenbereiche
Assistenz der Institutsleitung
Auswertung und Berichte in SAP, Buchungen/Erstellung von Rechnungen über ConMobile
Buchhaltung und Ablage aller anfallenden Rechnungen und Verwaltungsakte des Instituts
Vorbereitung von Projektkalkulationen und -abrechnungen
Lehrorganisation inklusive Prüfungsmanagement
Schnittstelle zwischen Institutsmitarbeiter*innen und zentraler Verwaltung (Abrechnungen,
Prüfungsverwaltung, Urlaubs
- und Krankenstandmeldungen, etc.)
Organisation von Meetings, Mithilfe bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen
Organisation und Verwaltung von Dienstreisen
Studierendenbetreuung in administrativen Belangen
Wissenschaftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Verwaltung der Lagerbestände und Einkauf von Institutsbedarf
Raumverwaltung
Betreuung der internationalen Mitarbeiter*innen - Kommunikation mit öffentlichen Stellen,
Begleitung der Abwicklung von Amtswegen (z.B. Aufenthaltstitel und Arbeitsbewilligungen)
Bereitschaft zur organisationsinternen Weiterbildung
**Erwünschte Qualifikationen**
Abschluss einer Handelsakademie oder vergleichbarer Institutionen, Matura
Erfahrung in universitären Abläufen von Vorteil
Fundierte MS-Office-Kenntnisse insbesondere Textverarbeitungs
- und
Kalkulationsprogramme
Typo3-Kenntnisse & SAP-Kenntnisse von Vorteil bzw. Bereitschaft zum Erlernen dieser
Programme
Bildbearbeitungs
- und Grafik-Kenntnisse von Vorteil
Hohe soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Lösungsorientiertheit
Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Genauigkeit, Ordnungssinn, Belastbarkeit, Stressresistenz
Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erscheinungstermin: 19.04.2024
Bewerbungsfrist: 10.05.2024
Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen
ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete
Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers
liegende Gründe überwiegen.
Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung
aufgefordert.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.
Motivationsschreiben
Lebenslauf
Maturazeugnis
an das Personalmanagement, **Kennzahl 89**, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70,
Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise
- und Aufenthalts
- kosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
