Institutssekretär in

Am Antonio Salieri Institut für Gesang und Stimmforschung in der Musikpädagogik der mdw - Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist voraussichtlich ab 1. März 2023 eine Stelle als

Institutssekretär_in (w/m/d)

zu besetzen.

**Beschäftigungsausmaß**:
40 Wochenstunden

**Vertrag**:
unbefristet

**Mindestentgelt**:
Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt € 2.543,70 (Verwendungsgruppe IIb plus Überzahlung). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist ein Einstiegsgehalt von max. € 2.672,70 brutto/Monat (Regelstufe 2 plus Überzahlung) möglich.

**Anstellungserfordernisse**:
Handelsschul
- oder kfm. Lehrabschluss bzw. gleichwertige Ausbildung oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung

**Gewünschte Qualifikationen**:
einschlägiges fachliches Wissen
Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation
Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch)
fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel), Adobe Professional, CMS
strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent, Flexibilität
Belastbarkeit, Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten
Kommunikations
- und Teamfähigkeit
Hilfsbereitschaft im Parteienverkehr, soziale Kompetenz
gute Allgemeinbildung

**Aufgaben**:
allgemeine Büroadministration wie. z.B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Führung von Telefonaten, Terminkoordination und Evidenzen, Mitwirkung bei der Vorbereitung von diversen Anträgen des Institutes, Führung der Adressendatei, Erstellung der Dienstreiseanträge sowie deren Abrechnung, Protokollführung
Assistenz der Institutsleitung
Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Studierenden und zentraler Verwaltung
Raumverwaltung, Koordination der Unterrichtsräume, Organisation der Ausstattung
Betreuung der Instituts-Homepage
Abwicklung des Bestellwesens sowie Erledigung der Abrechnungen für das Zentrum für Finanz
- und Rechnungswesen
Betreuung sämtlicher Veranstaltungen des Instituts als Schnittstelle zwischen den mdw-internen Organisationseinheiten, Unterstützung des jeweiligen Organisationsteams
Organisation von Bewirtungen bei Hearings, Konferenzen, etc.

**Ende der Bewerbungsfrist**:
22. Februar 2023

**Wir bieten**:
ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit)
sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (div. S-Bahn Verbindungen)
familienfreundliches Umfeld

Die mdw - Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise
- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

**Die Rektorin**:
Ulrike Sych