Institutssekretär in

Wirtschaftsuniversität Wien
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Kaufmännische Berufe (Sonstige)
- Voll/Teilzeit
- Publizierung bis: 06.12.2023

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

**Department-Office Volkswirtschaft**
35-40 Stunden/Woche
Ab sofort befristet bis 30.09.2028
Sie organisieren und kommunizieren gerne und wollen gleichzeitig das Department Volkswirtschaft an der WU näher kennenlernen? In dieser koordinativen und kommunikativen Schlüsselfunktion fungieren Sie als Schnittstelle zwischen Akademischer Einheit, Department und Lehrenden.

**Was Sie erwartet**:

- **Allgemeine Sekretariats
- und Verwaltungsaufgaben**:Sie unterstützen Ihre Akademische Einheit und das Department Office bei der Department-Verwaltung; u.a. buchen Sie Meetingräume und bereiten Meetings vor, erledigen Bestellungen von Kopier
- und Büromaterialien, etc.
- **Organisation von Events**: Sie organisieren wissenschaftliche und Department-bezogene Veranstaltungen und Konferenzen (u.a. Raumbuchungen, Catering, techn. Equipment, Teilnehmer*innen-Management etc.) und sind unterstützend vor Ort mit dabei.
- **Webseite**: Sie halten Webseiteninhalte Ihrer Akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: Typo3).
- **Verwalten**: Sie verwalten Budgets (SAP) und kümmern sich um Abrechnungen/Refundierungen und halten Datenbanken auf dem neuesten Stand.
- **Unterstützen**: Sie unterstützen Lehrende, Mitarbeiter*innen in der Administration, bieten Support in allgemeinen Organisationsbelangen und sind die interne und externe Kommunikationsschnittstelle.

**Was Sie mitbringen**:

- **Ausbildung**: Abgeschlossene Matura, oder vergleichbare Ausbildung.
- **Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse**: Sie haben Erfahrung mit Microsoft Office Programmen, Kenntnisse von SAP, Lernplattformen und der Betreuung von Webseiten (Typo3) sind von Vorteil.
- **Einschlägige Berufserfahrung**: Sie haben erste Arbeitserfahrungen, Kenntnisse im Bereich Hochschulmanagement oder Bildungsbereich sind wünschenswert. Die Bereitschaft zum selbständigen Lernen wird vorausgesetzt.
- **Engagement**: Sie arbeiten selbstverantwortlich, vorausschauend und selbstorganisiert.
- **Teamspirit und Organisationstalent**:Sie arbeiten gerne im Team, lieben es zu organisieren und behalten auch in anstrengenderen Arbeitsphasen den Überblick.
- **Sprachkompetenz**: Sie bringen ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift mit.
- **Zahlenaffinität**: Sie haben ein Interesse an Controlling Instrumenten und können detailliert arbeiten (z.B. mit MS Excel), ohne die größeren Zusammenhänge aus den Augen zu verlieren.

**Was wir Ihnen bieten**:

- **Inspirierendes Campusleben **mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- **Architektonisch herausragender, moderner Campus** mitten in Wien
- **Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit**:

- **Sinnstiftende Arbeit**, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- **Flexible Arbeitszeiten** im Rahmen der Gleitzeit
- **Zahlreiche Benefits**, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.427,50 Euro brutto (bei Vollzeit). Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

**Wollen Sie Teil der WU werden?**
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 06.12.2023 (Kennzahl: 1953).
Wir freuen uns auf Sie