Office Professional

Office Professional (all genders) Projektverwaltung Vollzeit | unbefristet

Öffentlich gut erreichbar
Behinderten-Vertrauensperson
Überblick
Erstellt mit künstlicher Intelligenz

Vollzeit | unbefristet

Die Technische Universität Wien – kurz: TU Wien – liegt im Herzen Europas, an einem Ort kultureller Vielfalt und gelebter Internationalität. Hier wird seit über 200 Jahren im Dienste des Fortschritts geforscht, gelehrt und gelernt. Die TU Wien zählt zu den erfolgreichsten Technischen Universitäten in Europa und ist mit über 30.000 Studierenden und rund 5.000 Mitarbeiter_innen Österreichs größte naturwissenschaftlich-technische Forschungs- und Bildungseinrichtung.

In den Services des Instituts Strömungsmechanik und Wärmeübertragung ist eine Stelle als Office Professional (all genders) Projektverwaltung, voraussichtlich ab Januar 2026 (40 Wochenstunden, unbefristet) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben

- Organisation und Administration von (internationalen und nationalen) Forschungsprojekten sowie Kommunikation mit in- und ausländischen Fördergebern (Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)
- Unterstützung bei der finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten im In- und Ausland
- Unterstützung der wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops) inkl. Einladung sowie Betreuung/Bewirtung von Gästen und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m. nach internen Vorgaben)
- Terminkoordination und Reisemanagement
- Unterstützung bei Bestellungs- und Rechnungsabwicklung (SAP)
- Betreuung von Datenbanken und Versendung von wissenschaftlichen Vortragsreihen
- Allgemeine administrative, organisatorische und sekretariatstypische Aufgaben wie auch Internetrecherche und Materialbestellungen
- Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen (insbesondere englischsprachig) sowie Unterstützung bei Koordination und Administration im Studienbereich sowie in Lehre und Forschung

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise Matura)
- Hervorragende Deutsch-/Grammatikkenntnisse (mind. Niveau C1) und Englischkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift
- SAP-Kenntnisse und IT-Anwenderkenntnisse (MS-Office, bürotypische Programme)
- Kenntnisse in Buchhaltung und Zahlenaffinität
- Erfahrung in der Verwaltung europäischer und internationaler Projekte wünschenswert
- Strukturierte, sorgfältige und effiziente Arbeitsweise sowie sicheres Zeit- und Selbstmanagement
- Organisations- und Planungskompetenz wie die Fähigkeit zur Priorisierung und zum Arbeiten unter Zeitdruck
- Systematische Informations- und Recherchekompetenz
- Zuverlässigkeit/ Pflichtbewusstsein und Verantwortungsbereitschaft
- Hohe Lernfähigkeit und Eigeninitiative
- Empathisches, professionelles Auftreten sowie Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit (intern/extern, deutsch/englisch)
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und kooperative Arbeitsweise
- Serviceorientierung und freundlicher Umgang mit Gästen und Mitarbeitenden
- Interkulturelle Sensibilität (insbesondere aufgrund internationaler Projekte)

Wir bieten

- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.699,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet. Sollten nicht alle in der Ausschreibung aufgezählten Kompetenzen bei Dienstantritt vorliegen, hat der_die Arbeitnehmer_in die Möglichkeit, diese im Rahmen eine Ausbildungsphase zu erwerben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 18.12.2025.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:
Carmen Keck
+43 1 588 01 406201
TECHNIK FÜR MENSCHEN

Die Bewerber und Bewerberinnen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

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