Büroleiter:in / Verwaltungskraft

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Hill Woltron Management Partner GmbH Vollzeit

Wir suchen für unser Büro in Wien eine engagierte Büroleiter:in / Verwaltungskraft für Vollzeit. Als zentrale Ansprechperson für unsere Abteilungen unterstützt du die Teams bei der Durchführung von administrativen Aufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroinfrastruktur. Deine Aufgaben:



  • Allgemeine Administrationstätigkeiten (Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Kurierdienste, Schriftverkehr)
  • Sicherstellung einer reibungslosen Büroinfrastruktur (Empfang, Kartenausgabe, Überprüfung der Reinigung, Veranlassung von Reparaturen, Koordination der Besprechungsräume, Bestellwesen)
  • Kontaktperson zur Hausverwaltung
  • Dienstreisekoordination (Flug- und Hotelbuchungen)
  • Eigenständige Betreuung und Kontrolle der Zeiterfassung
  • Organisation und Koordination von Meetings und (externen) Firmenevents, sowie Empfang von Gästen
  • Unterstützung bei Marketingaktivitäten
  • Koordination der Sicherheits- und Arbeitsschutzverwaltung ("AUVA") im Betrieb
  • Administration von Fuhrpark in Wien in Koordination mit dem Fuhrparkmanager
  • Mitwirkung bei On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen

Das bringt du mit:



  • Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS, oä) von Vorteil
  • Routinierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen und digitalen Tools (Cytric, Personio von Vorteil)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Konzernsprache), Kenntnisse einer CEE/SEE Sprache von Vorteil
  • Sehr gute Umgangsformen und absolute Serviceorientierung
  • Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent

Wir bieten:



  • Unternehmerische Kultur und spannende Tätigkeit
  • Ein Umfeld, in dem man wachsen und gestalten kann
  • Besonders kollegiale Atmosphäre in einem multikulturellen und dynamischen Team
  • Freie Tage am 24.12. und 31.12.
  • Treueprogramm für langjährige Mitarbeiter
  • Vielfältige Weiterbildungsangebote für Deine persönliche Entwicklung
  • Moderne Arbeitsplätze und Arbeitsumgebung
  • Gemeinsame Veranstaltungen wie Weihnachts- und Sommerfest
  • Ein Jahresbruttogehalt ab 35.000 € mit Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Deiner konkreten Qualifikation und Erfahrung