Verwaltungskoordinatorin

Beschreibung des Arbeitsfeldes

Als Verwaltungskoordinatorin bei Caritas der Erzdiözese Wien bist du zentral für finanzielle und organisatorische Abläufe verantwortlich. Zu deinen Aufgaben gehören die Kassenführung, Abrechnung und die Verwaltung von Fremdgeldern. Du unterstützt die Einrichtungsleitung und bist für Themen wie Instandhaltung und Organisation von Projekten zuständig.

Deine Aufgaben

- Übernahme vielfältiger administrativer Tätigkeiten mit hoher Verantwortung zur Unterstützung der Einrichtungsleitung und des Teams
- Support beim internen Berichtswesen, Betreuung von Spender*innen, Öffentlichkeitsarbeit und Terminkoordination
- Kassaführung, monatliche Abrechnungen und Prüfung der Eingangsrechnungen, Fremdgeldverwaltung
- Erstellen des Dienstplans mit Unterstützung der Teamkoordinatorin
- Organisation von Festen, Klausuren und Einkäufen
- Begleitung und Unterstützung des Teams bei internen Prozessen (z.B. Digitalisierung)
- Teilnahme an der wöchentlichen Teamsitzung
- Instandhaltung: Beauftragung und Kommunikation mit Haustechniker, Firmen, Facility Management und Immobabteilung, Einberufung des Hausorganisationsteams
- Zivildienstkoordination
- Fallweise Hauptdienste nach Absprache

Dein Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Erfahrung in der Administration
- Alternativ ein höherer Bildungsabschluss (z.B. Studium)
- Sehr gute EDV-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Affinität zur IT und Interesse an Digitalisierungsthemen
- Hervorragende Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Einfühlungsvermögen und Sensibilität im Umgang mit Frauen und Kindern in herausfordernden Lebenssituationen
- Interesse und ein gutes Gespür für die Instandhaltung von Einrichtungen (z.B. Ausstattung, Renovierungen)
- Genauigkeit und strukturiertes Arbeiten zur effizienten Gestaltung von Arbeitsprozessen
- Teamfähigkeit und Eigenständigkeit für eine produktive Zusammenarbeit
- Hohe organisatorische und soziale Kompetenzen
- Führerschein der Klasse A von Vorteil

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