Leitende Sekretärin

Beschreibung

• Kernfunktionen:
• Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten
• Kontrolle und Aufbereitung der Eingangsrechnungen
• Protokollführung bei Besprechungen
• Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
• Studierendenbetreuung (Beantwortung von Anfragen)
• Terminvereinbarung und Koordination von Lehrveranstaltungen
• Verwaltung und Betreuung der institutseigenen Räumlichkeiten
• Veranstaltungsbetreuung
• Unterstützung von Gastwissenschaftler*innen und Gastvortragenden
• Kommunikation und Evidenzhaltung im Bereich Haustechnik
• Administration und Organisation von Personalagenden, Führung der Personalakten und der Datenbank, Check-In/Out von Mitarbeiter*innen
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Abrechnung von Dienstreisen
• Erstellung von Projektberichten

Weitere Funktionen:

• BOKU-Online Prüfungsmanagement
• Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungskursen der BOKU

Anforderungen:

• Matura oder gleichwertige Ausbildung
• Abgeleisteter Präsenzdienst
• Berufserfahrung (Büroorganisation und Administration)
• Sehr gute IT-Kenntnisse (z.B. MS-Office)
• Selbstständiges, exaktes und zuverlässiges Arbeiten
• Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
• Stressresistenz und Flexibilität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift