Real Estate Portfolio Administrator

Vor 5 Tagen

Wien, Österreich Blueground Vollzeit

**Redefining how people live.**:
At Blueground, we believe that when your base is reliable, the world opens up. That’s why we’re building the world’s leading platform for living.

Every year, 350 million people move between cities—yet today’s housing options haven’t caught up with the needs of this modern, mobile generation. Blueground was built to change that.

With 40,000+ homes across the globe, available for stays from a few days to a year or more, we’re just getting started. We’re on an exponential growth path to redefine living and create an entirely new category. Our edge? Powerful proprietary tech, operational excellence, and a team that executes with speed and discipline.

Our culture is grounded in five principles:

- Guests First - Every decision starts with their experience.
- Move Fast - We value speed, momentum, and action.
- Dive In - The magic is always in the details, and we go deep.
- Embrace Change - Change isn’t a disruption; it’s how we grow.
- Keep It Honest - Transparency accelerates progress—and strengthens relationships.

If you’re ready to do the best work of your life and help reshape how the world lives, we’d love to meet you.

We’re looking for a detail-oriented and proactive Real Estate Administrator to support the continued growth and organization of our Real Estate team across Vienna. This is a unique opportunity to work at the heart of a fast-growing global business, where your operational support will help power market expansion and leasing success across multiple countries.

If you're highly organized and eager to make an impact in a dynamic, international environment—this role is for you.

**What You’ll Do**:

- Support Leasing Operations: Assist the Real Estate team with all administrative processes related to acquiring new properties—from managing documentation to coordinating with internal stakeholders and external partners
- Coordinate Communications: Serve as a point of contact for landlords and property partners, ensuring smooth communication and alignment on procedures
- Manage Incoming Leads: Oversee and organize the inbound property pipeline, ensuring all new leads are tracked, categorized, and followed up on appropriately
- Database & Document Management: Maintain accurate lease records and correspondence, and ensure timely entry of information into internal systems and databases (including Google Sheets and internal platforms)
- Operational Excellence: Help drive consistency, clarity, and structure in day-to-day real estate operations, supporting strategic decisions through organized reporting and follow-ups

**Requirements**:

- Fluent in German and English (written and verbal)— other languages are a plus
- 1-2 years of relevant professional experience, ideally in real estate, property administration, or operational support
- Strong working knowledge of Google Sheets or Excel
- Excellent organizational and multitasking skills; ability to manage multiple assignments simultaneously and meet deadlines
- Strong communication skills with a professional, proactive approach to stakeholder coordination
- High attention to detail with a solutions-oriented mindset
- Ability to work independently in a fast-paced, ever-changing environment
- A desire to learn and grow within a high-performing team

**Benefits**

**Your Benefits**:

- Competitive salary (EUR 26,000- 35,000) + up to 15% bonus
- Flexible Paid Time Off
- Dynamic working environment with talented people
- Complimentary accommodations in Blueground locations Think summer in LA and winter in Dubai

  • Real Estate Investment Professional

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Iro&Partners Personal- u. Managementberatungs- Vollzeit € 60.000 - € 80.000 pro Jahr

    Our client is a leading international investment firm with offices in Europe and the United States, managing institutional capital across multi-asset strategies. To strengthen its operations in Vienna, the company is growing its Real Estate Investment Arm. We are seeking a highly motivated and analytical Professional, who will support the investment and...

  • Luxury Real Estate Agent

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Luxury Immobilien GmbH Vollzeit € 60.000 - € 80.000 pro Jahr

    Your RoleAdvise high-net-worth local and international clients throughout the buying or selling processManage a portfolio of premium clients using advanced CRM toolsOrganize and lead private viewings with discretion, professionalism, and attention to detailHandle negotiations and guide clients seamlessly through every stage of a transactionCollaborate with...

  • Immobilienmakler:in & büroleitung (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich PMI Real Estate GmbH Vollzeit

    PMI Real Estate ist ein international ausgerichtetes Immobilienunternehmen mit Standorten in Kitzbühel, Wien, Dubai, Zypern, Griechenland und den schönsten Seenregionen Österreichs. Wir stehen für ein hochwertiges Portfolio, starke Kundenorientierung und moderne Vermarktungsansätze. Zur Erweiterung unseres Netzwerks und im Hinblick auf geplante...

  • Real Estate Legal Counsel

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich C&A Vollzeit

    **The future looks like you** At C&A, we're dedicated to preserving our rich traditions while embracing innovation to drive our business forward. As we embark on a transformative journey, our retail operations play a pivotal role in shaping our future success. We're seeking a dynamic individual to join our team as a Real Estate Legal Counsel. As a key...

  • Praktikum im Bereich Real Estate Investment Management

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich BIG Bundesimmobiliengesellschaft m.b.H. Vollzeit € 2.016 pro Jahr

    Referenznummer:2416Unternehmensbereich:Real Estate Investment ManagementStandort:WienKategorie:VollzeitBeginn:Welchen Raum siehst du für Dich?Zur Verstärkung der Abteilung Real Estate Investment Management am Standort Wien suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt Studierende die Praxiserfahrung im Immobilienbereich sammeln wollen. Das Praktikum ist auf 3...

  • (Junior) Controller:in

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich STRABAG Real Estate GmbH Vollzeit

    **Ihre Aufgaben**: Nach einer gründlichen Einarbeitungszeit bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Verantwortung über die kaufmännischen Angelegenheiten eines Immobilienprojektes, von der Akquisition über die Entwicklung bis hin zum Bau und Verkauf, zu übernehmen. Hiermit wenden wir uns an Menschen mit der Bereitschaft zur fachlichen und persönlichen...

  • Real Estate Manager:in/jurist:in

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich UNIQA Vollzeit

    Competencies: Arbeitet mit anderen zusammen; Handlungsorientiert; Kundenorientierung; Verantwortungsbewusst handeln Bei UNIQA Real Estate liegt unser Fokus auf dem Erwerb, dem Asset Management und der Verwaltung von Wohn-, Büro - und Gewerbeimmobilien in den Zielmärkten der UNIQA Gruppe. Als internationales Unternehmen wissen wir, dass wir gemeinsam mehr...

  • Controller:in Im Corporate Real Estate

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich STRABAG BRVZ GmbH Vollzeit

    **Controller:in im Corporate Real Estate**: **STRABAG BRVZ GMBH**: - Vollzeit - Wien - Dienstleistungen / Servicebetriebe **Controller:in im Corporate Real Estate**: - Sie sind auf der Suche nach einer Herausforderung als Controller:in im STRABAG Corporate Real Estate Management und möchten die Zukunft eines internationalen Immobilienportfolios mit über...

  • Rechtsanwaltsanwärter:innen mit schwerpunkt real estate

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Vavrovsky Heine Marth Rechtsanwälte GmbH Vollzeit

    Vavrovsky Heine Marth ist eine der führenden Wirtschaftskanzleien Österreichs. In unserer täglichen Praxis zählen für uns neben höchster Qualität, Professionalität und Serviceorientierung vor allem auch ein positives Arbeitsumfeld und Teamgeist. Neben Dispute Resolution sind wir auf Real Estate spezialisiert und begleiten unsere Mandant:innen vom...

  • Finance Analyst International Real Estate

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BAWAG Vollzeit

    **YOUR TASKS** - Supporting the execution and structuring of real estate debt transactions - Creating and using excel models analysing potential investments - Ensuring transaction documentation is an actual representation of the commercial terms agreed between the stakeholders of a transaction - Ensuring transaction documentation is in line with market...