File Clerk

**Wien**:
**Österreich**:
Wir suchen nach einem organisierten File Clerk, der Aufgaben im Bereich Verwaltung und Pflege von Dateien/Ablagen übernimmt. Sie organisieren Akten nach einem effizienten Ablagesystem und digitalisieren alle wichtigen Dokumente. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Dateien schützen, aktualisieren und für Ihre Kollegen leicht zugänglich machen. Ein File Clerk muss organisiert sein und mit den Konzepten Vertraulichkeit und Datenschutz vertraut sein. Der ideale Kandidat versteht den Umgang mit Computern und ist detailorientiert. Ziel ist die Aufbewahrung der Aufzeichnungen des Unternehmens und die effektive Verwaltung von Akten.

**Aufgaben**: Überprüfen der eingehenden Unterlagen (Korrespondenz, Rechnungen usw.) und Erstellen von Kopien, bevor sie weitergereicht werden
Sortieren aller Ablagen in alphabetischer Reihenfolge und nach Inhalt, Datum, Bedeutung usw.

Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen mit neuen Dateien und Informationen

Archivieren aller wichtigen Unterlagen in den dafür vorgesehenen Systemen

Digitalisieren von Unterlagen und Speichern in einem elektronischen System durch Dateneingabe oder den Einsatz optischer Scanner

Bearbeiten aller Zugriffsanfragen auf Unterlagen und Protokolle zu ausgeliehenen Unterlagen führen

Entwickeln eines effizienten Ablagesystems, um das Aktualisieren und Wiederauffinden von Unterlagen zu erleichtern

Befolgen von Richtlinien und Vertraulichkeitsbestimmungen zum Schutz von Daten und Informationen

Überwachen des Lagerbestands von Akten, Büroklammern usw. und Melden von Mängeln

**Anforderungen**: Nachgewiesene Berufserfahrung als File Clerk
Kenntnisse über Ablagesysteme

Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und Bürogeräten wie Kopierern, Scannern etc.

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Zuverlässig hinsichtlich Vertraulichkeit und Richtlinien

Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten

Hohe Detailgenauigkeit

Abitur oder vergleichbarer Abschluss