Mitarbeiter:in Office Management

Wir sind Österreichs größte angewandte Forschungseinrichtung und spielen bei vielen Infrastruktur-Themen weltweit in der ersten Liga. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unsere **Center **suchen weitere Ingenious Partner am Standort **Wien**:
Mitarbeiter:in Office Management (Vollzeit / Teilzeit)
- Als Office Management am AIT haben Sie die Möglichkeit in einem **einzigartigen Arbeitsumfeld** zu arbeiten, und davon auch **persönlich zu profitieren und sich weiterzuentwickeln**.
- Sie **unterstützen proaktiv eine:n Head of Competence Unit** und **das Team aus internationalen Forschenden**, die an spannenden und gesellschaftlich relevanten Forschungsprojekten arbeiten, bei verschiedenen **administrativen und organisatorischen Aufgaben** und halten dadurch den Kolleg:innen den Rücken frei.
- Sie übernehmen ein **breites **und absolut** abwechslungsreiches Aufgabengebiet** - Hiermit gelingt es Ihnen die **wichtigsten Prozesse und Aufgaben zu priorisieren** und **sie effizient zu gestalten**. Sie erkennen, wo es Optimierungsmöglichkeiten gibt, und bringen sich dazu aktiv mit Änderungsvorschlägen ein. Das erhöht die Qualität Ihrer eigenen Arbeit und macht das Arbeiten für alle im Team leichter.
- Sie arbeiten gerne **mit unterschiedlichen Tools und Datenbanken** der AIT-Landschaft und sind bereit sich laufend in neuen Technologien einzuarbeiten - So stellen Sie sicher, dass unsere Prozesse klar, strukturiert und effizient aufgezeigt werden.
- Sie sind die **zentrale Servicestelle** für Ihr Team - Sie kennen sich mit den Prozessen am AIT aus und stehen Ihren Kolleg:innen bei ihren Fragen zu den Abläufen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.) oder den Tools zur Seite und erleichtern ihnen dadurch ihren Arbeitsalltag.
- Sie übernehmen mit **Genauigkeit** und **Effizienz** laufende **administrative Belange** - von Abwicklung von Projektangeboten, Rechnungslegung, Bestellungen, Ablage von Dokumenten, Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch sie **nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen**.
- Sie bilden die **zentrale Kommunikationsdrehscheibe** für Ihr Team und Ihre Führungskraft und halten Kontakt zu den zentralen Serviceeinheiten des AIT (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) - So gewährleisten Sie effiziente Informationsflüsse.
- Sie sind auch oft **Anlaufstelle für Kunden und externe Projektpartner:innen** und nehmen mit Freundlichkeit und Kompetenz deren Anliegen auf.
- Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihr **Priorisierungsgeschick und Flexibilitä**t fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
- Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine **Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr** und sind die **erste Ansprechperson für bestehende und neue Mitarbeiter:innen**, die Sie bei ihren Einarbeitungsprozess unterstützen werden und Ihnen dabei helfen, sich mit den Prozessen vertraut zu machen.
- Ihnen ist ein **respektvoller Umgang** wichtig und Sie legen auf **konstruktive Zusammenarbeit** großen Wert. Sie sind gerne für Ihre Kolleg:innen da - es macht Ihnen einfach Freude, für das Team ein **positives und motivierendes Arbeitsumfeld** zu schaffen.

Als
**Ingenious Partner** zeichnet Sie aus:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, etc.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz
- und Officemanagement Bereich
- Sehr gute MS Office Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in die AIT-Software-Tool-Landschaft
- Eigenständige und genaue Arbeitsweise, gute Organisationsfähigkeit und Serviceorientiertheit sowie hohe Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift

**Was Sie erwarten können**:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 40.446,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs
- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen
**Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse**) online.