Specialist Administration and Facility Management

#BOSTON SCIENTIFIC Boston Scientific verändert das Leben durch innovative medizinische Lösungen. Dabei stehen wir an der Spitze der Medizintechnikbranche und entwickeln sie stetig weiter. Bei Boston Scientific geben wir Dir die Möglichkeit, alles was in Dir steckt, einzubringen, indem Du in vielfältigen und leistungsstarken Teams arbeitest und einige der wichtigsten Herausforderungen in der Gesundheitsbranche angehst. Dabei fördern wir Deine Fähigkeiten und Deine Karriere. Starte Deine Karriere bei Boston Scientific in unserem Office Service & Facility Team am Standort Wien als **Specialist Administration and Facility Management (m/w/d)**(Onsite im Büro in Wien) **DEIN VERANTWORTUNGSBEREICH** - Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung. - Fuhrparkmanagement: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien. - Büroverwaltung: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs. - Einkaufswesen: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System. - Gebäudemanagement: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags. - Sicherheitsmanagement: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits - und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter. - Qualitätsanforderungen: Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird. **DEIN KOMPETENZPROFIL** - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position - Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen - Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch - Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter mínimaler Aufsicht zu arbeiten - Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung **DEINE VORTEILE - WARUM BOSTON SCIENTIFIC?** - ** Flexibilität und Vertrauen**: Wir ermöglichen unseren Mitarbeiter/innen aufgrund unserer Vertrauensarbeitszeiten eine große Flexibilität zur Vereinbarkeit von Berufs - und Privatleben. - ** Wachstum**: Vom ersten Tag an fokussieren wir uns auf deine Entwicklung durch Mentoring, Coaching und Training. Damit fördern wir deine Potenziale und unterstützen dich kontinuierlich in deiner Weiterentwicklung. - ** Spannende Initiativen**: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Employee Resource Groups wie „EmpowHer“, „Pride“, „Young Professionals Network“ und "Faces for all races" teil. - ** Diversität**: Arbeite für ein Pride-zertifiziertes Unternehmen, in welchem die Stimme eines jeden gehört wird. - ** Innovation**: Arbeite für den Marktführer in verschiedenen Bereichen der globalen Medizintechnik und arbeite mit uns an dem Ziel, täglich das Leben von Menschen zu verbessern. - ** Monetäre Benefits**: Wir bieten dir ein leistungsorientiertes und wertschätzendes Vergütungspaket an. - ** Gemeinsame Erfolge**: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen. Gemeinsames Feiern kommt bei uns nicht zu kurz **Unsere Werte: Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance** Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Dich Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Franziska Hölzl LI-Onsite