Mitarbeiter:in Office Management

Wir sind Österreichs größte Research and Technology Organisation und führend in der angewandten Forschung für innovative Infrastrukturlösungen. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unser **Center for Digital Safety & Security** **(Competence Unit: Cooperative Digital Technologies) **sucht weitere Ingenious Partner am Standort Wien:
Mitarbeiter:in Office Management
- Center for Digital Safety & Security
- Im **Center for Digital Safety & Security** entwickeln wir moderne Informations
- und Kommunikationstechnologien (IKT) und Systeme, um kritische Infrastrukturen im Kontext der umfassenden und globalen Vernetzung und Digitalisierung sicher und zuverlässig zu gestalten.
- Als Teil unseres Office Management Teams unterstützen Sie proaktiv einen Head of Competence Unit und dessen Team aus international Forschenden bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Sie übernehmen ein breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
- Sie unterstützen den Head of Competence Unit und die Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen.
- Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
- Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
- Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse.
- Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
- Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr und sind die erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen.
- Durch Ihr Engagement gestalten Sie ein professionelles und strukturiertes Office Management und sorgen für ein kommunikatives und motivierendes Arbeitsumfeld.

Als
**Ingenious Partner **zeichnet Sie aus:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, etc.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz
- und Officemanagement Bereich
- Sehr gute MS Office Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in die AIT-Software-Tool-Landschaft
- Eigenständige und genaue Arbeitsweise, gute Organisationsfähigkeit und Serviceorientiertheit sowie hohe Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift

**Was Sie erwarten können**:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt 41.930,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs
- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen
**(Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) **online.