Mitarbeiter:in Office Management

Als **Österreichs größte Forschungs
- und Technologieorganisation** für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs
- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Im **Center for Digital Safety & Security**arbeiten über 250 Expert:innen an modernsten Informations
- und Kommunikationstechnologien, um diese im Kontext der umfassenden Digitalisierung und globalen Vernetzung unsere Systeme hochsicher und zuverlässig bauen sowie benutzen zu können. Für unser Team suchen wir nun eine engagierte und kommunikative Persönlichkeit für den Standort **Wien.**

MITARBEITER:IN OFFICE MANAGEMENT (TEILZEIT: 30 H / WOCHE)

CENTER FOR DIGITAL SAFETY & SECURITY
- Als Teil unseres Office Management Teams **unterstützen Sie proaktiv einen Head of Competence Unit und dessen Team aus international Forschenden** im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch **aus administrativer und organisatorischer Sicht** erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen.
- Sie übernehmen ein **breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet**, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
- Sie sind eine **wichtige Anlaufstelle** für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
- **Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft** und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
- Sie sind** Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten** (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und **gewährleisten effiziente Informationsflüsse**.
- Sie **bewahren den Blick fürs Ganze** und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
- Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine **Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe** wahr und sind die **erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen**.

**Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office-Management
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
- Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft
- Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, sowie ein offenes und dynamisches Auftreten
- Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
- Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

**Was Sie erwarten können**:

- Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 48.832, -. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs
- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
- Am AIT sind uns Diversität und Inklusion wichtig. So wollen wir auch Frauen für unser technisches Umfeld begeistern. Wir begrüßen Bewerbungen von Frauen, die bei gleicher Qualifikation - unter Berücksichtigung aller relevanten Fakten und Umstände aller Bewerbungen - bevorzugt aufgenommen werden.
- Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus **Lebenslauf**und** Anschreiben**online.