sekretärin

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Deutsch (Österreich)

Die Welt ändert sich immer rascher. An der Johannes Kepler Universität Linz arbeiten wir täglich an den Technologien und Ideen von morgen. Und zugleich bereiten wir rund junge Menschen auf die Anforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Kurz: Wir sind Oberösterreichs größte Bildungs- und Forschungseinrichtung. Interesse, an Österreichs wohl schönster Campusuniversität die Zukunft mitzugestalten? Wir suchen eine*n:

Sekretär*in im Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden (unbefristete Einstellung)

Organisationseinheit:

Institut für Medizinische Systembiologie

Eintrittsdatum:

Anzeigennummer:

Die Medizinische Fakultät der Johannes Kepler Universität Linz (JKU) hat sich in den vergangenen Jahren erfolgreich als innovativer Standort für medizinische Lehre und Forschung etabliert. Mit dem modernen Medizinischen Campus in unmittelbarer Nähe zum Kepler Universitätsklinikum bietet die Fakultät Wissenschaftler*innen ein attraktives und leistungsfähiges Umfeld für Ausbildung, Forschung und interdisziplinäre Zusammenarbeit.

Am neu errichteten Institut für Medizinische Systembiologie wird die Stelle eines*einer Sekretär*in ausgeschrieben. Unterstützen Sie die Leiterin sowie die Mitarbeiter*innen des Institutes in den administrativen und organisatorischen Aufgabenbereichen:

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine universitäre Sekretariatstätigkeiten, Korrespondenz für die Leitung des Instituts für Medizinische Systembiologie (z.B. Materialbestellung, Koordination von Unterschriften, Meetings, Telefonkonferenzen, Mitarbeiter*innenbelangen)
• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (inklusive Raumbuchung, Raumvorbereitung, Setup von Videokonferenzen, Protokollführung)
• Rechnungskontrolle, Budget-Planung, Budget-Überprüfung (SAP) und Projektabschluss von Drittmittelprojekten (z.B. von Drittmittelfördergebern wie FWF oder EU)
• Erstellen von Protokollen, Diktaten sowie Aktenverwaltung und Archivierungstätigkeiten
• Organisatorische Unterstützung bei der Aufbereitung von Unterlagen (Protokolle, Dokumentation, Studienkoordination)
• Terminkoordination und Reiseorganisation, Urlaubs- und Dienstreisebeantragungen
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Lehrenden des Instituts für Medizinische Systembiologie (z.B. Unterstützung bei der Erstellung von Lehrveranstaltungsunterlagen, Organisation von Prüfungen, Raumbuchung), Zeugnis-Erstellung
• Verwaltung des Postverkehrs des Instituts sowie Koordination der Versendung von biologischem Material
• Organisation von Mitarbeiter*innen-Gesprächen und Bewerbungen

Ihr Profil:

• Matura einer berufsbildenden höheren Schule oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung und/oder ähnlichen Fachbereichen vorteilhaft
• Gute PC-Kenntnisse, darunter Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) und Kommunikationsplattformen wie Zoom, Microsoft Teams, etc.
• Eigenverantwortliches, selbstständiges, strukturiertes Arbeiten und Zuverlässigkeit
• Hohe soziale Kompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveaustufe C1, Englisch Niveaustufe B1)

Unser Angebot:

• Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) beträgt das monatliche Mindestgehalt € 2.699,20 brutto (14 x pro Jahr, KV-Einstufung IIIa)
• Stabile Arbeitgeberin
• Attraktiver Campus mit guter Verkehrsanbindung
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Bezahlte Mittagspause
• Breites kulinarisches Angebot/Gesundes Essen (Bio Mensa)
• Sport und Bewegung (USI)
• Mitarbeiter*innenevents
• u.v.m.

Bewerbungsfrist-Ende:

Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum "Kreis der begünstigt Behinderten" gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Ansprechperson:

Nähere Auskunft erteilt Herr Univ.-Prof. DDr. Wolfram Hötzenecker, MBA, E-Mail:

Einsatzadresse

Krankenhausstraße 5, 4020 Linz

JOHANNES KEPLER UNIVERSITÄT