Mitarbeiter:in ordinationsverwaltung, klient:innenservice

Der Dachverband Österreichische Autistenhilfe (ÖAH) ist ein Kompetenzzentrum für Beratung, Diagnostik, Therapie und Fachassistenz für Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit Autismus-Spektrum-Störungen (ASS). Unser multidisziplinäres Team begleitet Klient:innen ganzheitlich in allen Lebensbereichen. Zur Verstärkung unseres Administrationsteams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für Ordinationsverwaltung, Klient:innenservice & Backoffice . Aufgaben Empfang und Betreuung unserer Klient:innen, einschließlich Terminplanung, Anmeldung und Bearbeitung von AnfragenVerwaltung von Akten und Sicherstellung der DSGVO-konformen DatenführungUnterstützung des Fachteams bei administrativen Aufgaben (z. B. Dokumentation, Vorlagengestaltung, Formularpflege, Vorbereitung der Abrechnung, Korrespondenz)Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und Posteingang mit besonderer Sensibilität für die Bedürfnisse von Menschen im Autismus-SpektrumInformationsweitergabe und Unterstützung für Klient:innen und Angehörige zu Therapie- und DiagnostikangebotenMitarbeit bei der Buchung von E-Cards und bei der Kassenabrechnung (je nach Vorerfahrung)Verwaltung von Büromaterialien, Bestellwesen, Koordination von Lieferungen, Aufrechterhaltung der Ordnung und Ausstattung der RäumlichkeitenPflege, Aktualisierung und Verwaltung digitaler Datenbanken und Patienteninformationen Profil Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroadministration, Ordinationsverwaltung, Verwaltungsassistenz, Gesundheitsmanagement o. Ä. (von Vorteil)Erfahrung in einer administrativen Position, idealerweise im Gesundheitswesen oder einem ähnlichen Umfeld; Erfahrung im Umgang mit Menschen mit Autismus oder psychischen Beeinträchtigungen erwünschtSehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office / Google Workspace), vertraut mit Cloud-SystemenGrundkenntnisse in der E-Card-Buchung und Kassenabrechnung von VorteilAusgeprägte strukturierte, sorgfältige und genaue ArbeitsweiseAusgezeichnete Kommunikationsfähigkeit sowie empathischer und respektvoller Umgang mit Klient:innen und AngehörigenOrganisationstalent, Belastbarkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinierenKenntnisse der DSGVO und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen GesundheitsdatenTeamfähigkeit, Eigeninitiative und Freude an kooperativer ZusammenarbeitInteresse an Autismus-Therapie und -Diagnostik sowie an der Verbesserung der Lebensqualität von Menschen mit Autismus Wir bieten Mitarbeit in einem renommierten Betrieb mit einem multiprofessionellen, engagierten TeamFamilienfreundliches, wertschätzendes Betriebsklima mit SozialleistungenWeiterbildungsmöglichkeiten, regelmäßige Supervision und Option auf Home-OfficeArbeitsort: Lainzer Straße 129, 1130 WienBezahlung nach KV-SWÖ, Einstufung in Verwendungsgruppe 5: Ab 2.608,60 € brutto (auf Basis Vollzeit, je nach Vordiensten)Beschäftigungsausmaß: 20-25 WochenstundenArbeitsbeginn: baldmöglichst JBG81_AT