Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Property Management Assistant - Wien, Wien - United Nations

  • Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich topinstallateur GmbH Vollzeit

    Management Assistant (m/w/d) bei topinstallateur GmbH | softgardenPosition: Management Assistant (m/w/d)Vollzeit Standort: Wien, Österreich Erforderliche Berufserfahrung Monatliches Gehalt: EUR 2900,00 Über unser UnternehmenWir, die topinstallateur GmbH, sind Teil der renommierten Builtech Gruppe und spezialisiert auf die Installation und Wartung von...

  • Property Asset Management Specialist

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich STRABAG BRVZ GmbH Vollzeit

    Asset Management Role: STRABAG BRVZ GmbH stands as a leader in the construction and engineering industry, dedicated to fostering innovation and sustainable practices. We are in search of a committed individual to strengthen our asset management division.Primary Responsibilities:Evaluate and identify key properties that meet future user requirements within...

  • Senior Property Manager:in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich UNIQA Group Vollzeit

    Bei der UNIQA Gruppe liegt unser Fokus auf dem Erwerb, der Asset-Verwaltung und der Verwaltung von Wohn-, Büro- und Gewerbeimmobilien in den Zielmärkten der UNIQA Gruppe. Durch unsere breit gefächerte Tätigkeit bieten wir Raum für Entwicklungsmöglichkeiten in den unterschiedlichsten Bereichen der Immobilienwelt. Bei der UNIQA Gruppe sind wir eine...

  • Center Management Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ECE Vollzeit

    Deine Rolle:Als Assistant im Center Management bei ECE übernimmst Du eine wichtige Aufgabe im Team. Du bist für die Organisation und den Betrieb des Center Managements verantwortlich.Deine Aufgaben: Du organisierst das Büro des Center Managements und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Du bearbeitest allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich...

  • Assistant im Technical Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ECE Vollzeit

    Deine Aufgaben:Als Organisationstalent strukturierst du den Büroalltag des Center Managements G3G Gerasdorf in flexiblen Arbeitszeiten und behältst alle Termine im Blick.Du erledigst allgemeine Sekretariatsarbeiten, führst Schriftverkehr, nimmst interne und externe Anrufe entgegen und unterstützt die zentrale Verwaltung.Als Assistant des Technical...

  • Material Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Octapharma Vollzeit

    Job Opportunity at OctapharmaWe are seeking a highly motivated and organized individual to support our Material Management team at our production site in Springe, Germany.About the RoleAs a Material Management Assistant, you will be responsible for:Supporting the team in the area of waste managementContributing to employee training on waste separation and...

  • Property Managerin

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Home 1 Vollzeit

    Über unsBei Home1 setzen wir uns dafür ein, herausragende Immobilien an einzigartigen Standorten zu betreuen. Unser Büro in Wien fungiert als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Objekten in verschiedenen Städten, darunter Wien, Linz und Innsbruck.Aufgaben Pflege und Aktualisierung des Property Management Systems sowie des Channel Managers...

  • Administrative Assistant to the Management Team

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Diakonie Flüchtlingsdienst Vollzeit

    Job DescriptionJob Title: Administrative Assistant to the Management TeamJob Summary:We are seeking an experienced Administrative Assistant to join our Management Team at Diakonie Flüchtlingsdienst. The successful candidate will provide administrative and organizational support to the team, ensuring seamless communication and coordination of internal and...

  • Property Manager:in

    vor 7 Stunden

    Wien, Wien, Österreich STRABAG BRVZ GMBH Vollzeit

    ÜberblickAls Property Manager:in im STRABAG Corporate Real Estate Management sind Sie für die Verwaltung unserer Immobilien in der Donau-City verantwortlich.AufgabenZentrale Ansprechperson für Mieter:innen, Dienstleister und BehördenDurchführung von ObjektbegehungenControlling von Dienstleistungsverträgen (IFM, TFM, etc.) und Erstellung von...

  • Property Manager:in

    vor 1 Tag

    Wien, Wien, Österreich STRABAG BRVZ GMBH Vollzeit

    JobbeschreibungAls Property Manager:in im STRABAG Corporate Real Estate Management sind Sie für die Verwaltung unserer Immobilien in der Donau-City verantwortlich.AufgabenZentrale Ansprechperson für Mieter:innen, Dienstleister und BehördenDurchführung von ObjektbegehungenControlling von Dienstleistungsverträgen (IFM, TFM, etc.) und Erstellung von...

  • Intellectual Property Specialist

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich RHI Magnesita Vollzeit

    About YouWe are seeking a highly skilled and motivated Intellectual Property Specialist to join our team at RHI Magnesita. As a key member of our team, you will be responsible for managing and protecting our intellectual property assets, including patents, trademarks, and license agreements.What We Expect from YouEducation, Knowledge & SkillsA bachelor's or...

  • Facility Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich SeneCura Vollzeit

    JobbeschreibungÜberblickSeneCura Immobilien Entwicklungs- und Verwaltungs-GmbH sucht für ihre Firmenzentrale in Wien eine engagierte und organisierte Person als Facility Management Assistant.AufgabenUnterstützung in allen organisatorischen und administrativen Facility-ThemenKoordination von Terminen und VideokonferenzenDatenpflege verschiedener...

  • Property Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich STRABAG BRVZ GMBH Vollzeit

    AufgabenAls Property Manager bei STRABAG Corporate Real Estate Management sind Sie für die Verwaltung unserer Immobilien in der Donau-City verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen:Zentrale Ansprechperson für Mieter, Dienstleister und Behörden sowie Durchführung von ObjektbegehungenControlling von Dienstleistungsverträgen (IFM, TFM, etc.) und Erstellung...

  • Student Office Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trimble Vollzeit

    At Trimble, we thrive on innovation and adaptability, working together to tackle the challenges that arise in our dynamic environment. Whether you are embarking on your professional journey or are already experienced, we believe in your potential to drive change. Are you prepared to take on this opportunity? Your responsibilities will include: Addressing...

  • Elektrotechniker/in für Technisches Facility Management

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich STRABAG Property and Facility Services GmbH Vollzeit

    {"h1": "Technischer Fachmann/in für Gebäudemanagement bei STRABAG Property and Facility Services GmbH", "p": "Wir suchen einen technischen Fachmann/in für unser Team in der Haustechnik. Als Teil unseres Teams werden Sie an der Planung, Durchführung und Überwachung von Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten an technischen Anlagen beteiligt.Ihre Aufgaben...

  • Senior Property Manager:in

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich UNIQA Group Vollzeit

    Senior Property Manager:in - Ihre HerausforderungBei UNIQA Real Estate Management GmbH suchen wir einen erfahrenen Senior Property Manager:in, der unsere Immobilienbestände erfolgreich bewirtschaftet und unsere Kunden:innen zufriedenstellt. Ihre AufgabenDie kaufmännische Bewirtschaftung unserer Immobilienbestände zu überwachen und zu steuernMitwirkung...

  • Center Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CBRE GmbH Vollzeit

    Wir suchen eine kontaktfreudige und offene Person, die Spaß an der Zusammenarbeit mit Menschen hat. Als Center Management Assistant (m/w/d) bei CBRE GmbH werden Sie Teil unseres internationalen Teams und unterstützen unsere Kunden bei der Lösung ihrer Immobilienbedürfnisse.**Unser Unternehmen**CBRE GmbH ist der weltweit führende Immobiliendienstleister,...

  • Front Office Management Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Ulreich Bauträger GmbH Vollzeit

    Front Office Management AssistantWir suchen eine erfahrene und motivierte Person, die sich in unserem dynamischen Team einbringen möchte.AufgabenErste Ansprechpartner:in für Kunden, Geschäftspartner und BehördenAbwicklung von administrativen und organisatorischen BelangenOrganisation und Termin-Koordination von BesprechungenUnterstützung der...

  • Office Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trimble Vollzeit

    At Trimble, we're committed to innovation and transformation. As a key member of our team, you'll play a vital role in driving our success. We're looking for a highly motivated and organized individual to join our office team as an Office Manager Assistant.Key Responsibilities:Respond to and forward team and private inquiries in a timely and professional...

  • Reinigungskräfte (m/w/d) - Facility Management

    Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich STRABAG Property and Facility Services GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungBei STRABAG Property and Facility Services GmbH bauen wir gemeinsam an einem innovativen und nachhaltigen Zukunft. Wir suchen für unseren Standort Wien/St Anna Kinderspital Reinigungskräfte mit folgenden Aufgaben:AufgabenReinigung von Patientenzimmern (inkl. Sanitäreinrichtungen)Reinigung von öffentlichen BereichenReinigung von Büros und...

Property Management Assistant

vor 3 Monaten

Wien, Wien, Österreich United Nations Vollzeit

This position is located in the Property Management Team, General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV).

The incumbent will work under the direct supervision of the Property Management and Supply Chain Officer and the overall guidance of the Chief, General Support Section.


Responsibilities:

The incumbent will be in charge of property management (assets and equipment) verification and maintenance of related records in the UN's Enterprise Resource Planning (ERP) system (SAP/Umoja).

This includes entering receipt, classification, assignment and disposal of all UN property in Umoja based on International Public Sector Accounting Standards (IPSAS).

In addition, the incumbent will assist in the maintenance, development of enhancements/modifications and acceptance testing of the Umoja Asset Management system and the management of data and preparation of related reports.

Within limits of assigned authority, the Property Management Assistant will be responsible for the following duties:

  • As member of a team, provide assistance to ongoing management, monitoring and control of UN property, including system entries, updates, maintenance and deactivation/deletion of records.
  • Based on established criteria, determine appropriate disposal actions for UN property and prepare requests for disposal/retirement of equipment for management approval and disposal reports. Prepare and maintain case files and records submitted to the official with the delegated authority for property management and/or the Local and Headquarters Property Survey Boards (LPSB and HPSB). Update databases and information systems with records considered for sale, donation or destruction due to obsolescence.
  • Perform the processing of equipment items received daily by UNOV/UNODC, screen and classify equipment/items for inclusion and input into Umoja. Check deliveries and assign barcodes for new equipment. Maintain and update Umoja so that new entries are recorded and posted in accordance with the rules and regulations for UN property, including its verification. Maintain records of equipment assigned to staff and other UNOV/UNODC personnel.
  • Follow up with UNOV and UNODC HQ property management focal points, as well as with UNODC Field Offices to ensure timely clearance of pending items related to Key Performance Indicators (KPI) on a regular basis. In close coordination with the supervisor, discuss results for UNOV and UNODC with client offices and propose actions to address underperformance with a view to reaching KPI targets in line with the Strategic Guidance and Performance Framework on the Management of Property issued by UNHQ, as well as with UN IPSAS Corporate Guidance for Property, Plant and Equipment.
  • Proceed with followup actions to ensure timely update, clearance and completion of service notifications and equipment records based on the requests from the clients, review of the reports and statistics related to the property management for UNOV and UNODC on a regular basis.
  • Provide guidance on property management related matters to UNOV and UNODC HQ, as well as UNODC Field Offices to ensure property management is performed in accordance with UN rules and regulations.
  • Assist supervisor with the implementation of the Strategic Guidance and Performance Framework on the Management of Property in compliance with the International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) policy, financial rules and regulations as well as processes and procedures promulgated by UNHQ.
  • Conduct physical verification exercises for all UN property, issue corresponding reports for UNOV and UNODC. Carry out physical verifications and check assignment of property. Investigate and reconcile discrepancies. Coordinate corrections when necessary. Ensure physical verifications are conducted and finalized timely and provide related guidance. Provide results of physical verification to the line manager and upload into Umoja in a timely manner. Ensure all working files and records are saved and available. Provide guidance for physical verification activities of property to UNOV, UNODC HQ and UNODC Field Offices, review and follow up on submitted reports.
  • Assist Supervisor in providing training to staff members and guidance on work procedures, practices, established processes and requirements related to the property management. Contribute to the preparation of training materials and development of the Standard Operation Procedures related to the property management.
  • Contribute to responses to audit requests regarding property management and maintain related records.
  • Assist with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
  • Back up other Property Management Assistants in Property Management Team during their absences, e.g., follow up with the clients, check