Digital Services Assistant(G3)

vor 1 Woche

Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit
Digital Services Assistant(G /

Organization:
MTGS-Digital and Mail Services Unit

Primary Location:
Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting:
, 8:49:43 AM

Closing Date:
, 5:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type:
Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment:
Yes

Organizational Setting


The Department of Management's Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Laboratories Services Section (SLSS).


The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required.


The Section is divided into three Units:
Digital and Mail Services, Records and the Archives Unit.

Main Purpose


Under the supervision of the Associate Digital Services Officer the Digital Services Assistant performs digitization services and ensures service delivery related to mail and correspondence.

The Digital Services Assistant supports other services provided by MTGS/ARMS according to the Agency's recordkeeping policies and procedures.

Functions / Key Results Expected

  • Prepare Agency records/documents/data through physical and intellectual processing for digitization following MTGS/ARMS standards;
  • Contribute to scanning, data capturing of Agency official records and documents in accordance with established procedures set forth in the IAEA's Administrative Manual, Information Security Handbook and ARM Handbook.
  • Digitise official correspondence following the handling procedures on both classified and unclassified correspondence including: copying mail for distribution; delivering original incoming correspondence against signature, retrieving information; and performing quality control measures on records and images for legibility, skewness, and overall compatibility with professional requirements;
  • Maintain databases on logs, inventories, assist with data entries for customers and MTGS/ARMS,
  • Assist with mail services and manning the customer service counter;
Competencies and Expertise

Core Competencies(Competency Framework)

Name

Definition

  • Planning and Organizing
  • Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section's priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
  • Communication
  • Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results
  • Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division's programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork
  • Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.
    Functional Competencies

Name

Definition

  • Analytical thinking
  • Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
  • Client orientation
  • Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
  • Resilience
  • Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.
Qualifications, Experience and Language skills

Completed Secondary education


At least three years of administrative experience, some of which should be related to document or records management, digitization and/or correspondence processing.


Ability and willingness to carry out physical work with heavy materials (move dusty folders and/or boxes up to 15 kg from and to storage repositories), to perform parts of the duties assigned in dusty environment and/or windowless repositories without air conditioning and to assist in operating destruction (shredding) of classified paper documents/records.

Excellent oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, French, Russian and Spanish) is an asset.

Administrative skills test to IAEA standard may be part of the process.

Remuneration

General Information

  • The IAEA's paramount consideration in the recruitment of staff member is to secure employees of the highest standards of efficiency, technical competence and integrity.
  • Staff Members shall be selected without any unfair treatment or arbitrary distinction based on a person's race, sex, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, religion, nationality, ethnic origin, disability,

  • Sales Assistant(G3)

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Sales Assistant(G / Organization: MTGS-Sales and Warehouse UnitPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 6:54:51 AMClosing Date: , 4:59:00 PMDuration in Months: 24Contract Type: Fixed Term - ExtrabudgetaryProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesMultiple positionsOrganizational SettingThe Department of Management...

  • Digital Solution Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Alfie's Logistics GmbH Vollzeit

    Wir sind Alfies, ein schnell wachsendes österreichisches Unternehmen. Ein online Supermarkt der innerhalb von 60 Minuten zustellt. Unsere Mission ist es unseren Kunden so viel Zeit und Energie wie möglich bei der Besorgung der Produkte des täglichen Bedarfs zu sparen.Um dies zu erreichen liefern wir Lebensmittel und Getränke bis zur Wohnungstür unserer...

  • Digital Workplace Microsoft Client Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Erste Digital Vollzeit

    Die Zukunft des Bankwesens ist digital, und die IT ist der Schlüssel zu diesem Wandel. Die Erste Digital ist der digitale Enabler, der innovative IT-Lösungen für die Erste Group, der führenden Bankengruppe in CEE, vorantreibt. Wir machen zukunftsorientierte IT-Lösungen möglich. Wir unterstützen mit unseren Dienstleistungen den laufenden Betrieb der...

  • Customer Service Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Marriot Partners Staffing Vollzeit

    POSITION:Online tourism Assistant /Customer Service AssistantResponsibilities:Promote travel packagesGiving reviews of travel packagesImprove sales of travel packagesBenefits:Competitive salary ranging from € per dayFlexible working hours, requiring only 4-5 hours per dayNo prior experience required as we provide one-on-one online trainingOpportunity to...

  • Technical Services Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Technical Services Assistant (HQM)(G / Organization: SGTS-Equipment Handling, Radiation Safety and Quality Management TeamPrimary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA HeadquartersJob Posting: , 4:03:27 AMClosing Date: , 5:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularProbation Period: 1 YearFull Competitive Recruitment: YesOrganizational...

  • Internship Service Desk Agent

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Erste Digital Vollzeit

    Location:WienWorking hours:Part-timeOccupational Area:ITCompany:Erste DigitalWe are part of Erste Group - the largest banking group in Central and Eastern Europe with more than 2,500 branches and over 45,000 employees. Our more than 2,000 IT experts and enthusiasts are the bank's Digital Muscle.With top notch technology, we drive the realization offers the...

  • Service & Hospitality Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eurest Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir ab aofort Service & Hospitality Assistant (m/w/x) 30 Wochenstunden im Tagdienst, ohne Wochenenddienste Für unseren neuen Betrieb bei einem bekannten Unternehmen in Wien Job Facts Bereich: Service Ort: Wien Anstellungsart: Teilzeit Beginn: ab aofort bewerben Ihre Aufgaben Bestückung...

  • Manager Digital Transformation Consulting

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich TOWA - the digital growth company Vollzeit

    **Wofür wir stehen**:"We build digital products and platforms that humans love and businesses need"Nur wer bereit ist, sich zu verändern und sich mit dem Neuen und Unbekannten auseinanderzusetzen, wird der Treiber dieser Welt sein. Bestehende Konventionen — genauso wie das eigens Erschaffene — in Frage zu stellen und nie den Anspruch zu verlieren, das...

  • Manager Digital Transformation Consulting

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich TOWA - the digital growth company Vollzeit

    **Wofür wir stehen**:"We build digital products and platforms that humans love and businesses need"Nur wer bereit ist, sich zu verändern und sich mit dem Neuen und Unbekannten auseinanderzusetzen, wird der Treiber dieser Welt sein. Bestehende Konventionen — genauso wie das eigens Erschaffene — in Frage zu stellen und nie den Anspruch zu verlieren, das...

  • Service Desk Agent

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Erste Digital Vollzeit

    Location:WienWorking hours:Full-timeOccupational Area:ITCompany:Erste DigitalTo ensure success as a service desk specialist, you should have advanced knowledge of incident and problem management processes, excellent diagnostic skills, and high-level communication skills. Ultimately, a skilled service desk specialist provides immediate fast and effective...

  • Assistant Digital Strategy

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Red Bull Vollzeit

    **Unternehmensbeschreibung**:**Bist du auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung? Wir bieten die perfekte Gelegenheit für eine aufgeschlossene und engagierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, im Team zu arbeiten und vielseitige administrative Aufgaben zu übernehmen. Dann werde Teil unseres Teams und trage aktiv zum Erfolg unseres...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich PLPG GmbH Vollzeit

    Office Assistant (Part-Time)PLPG GmbH, ViennaAbout PLPG GmbH:PLPG GmbH is a dynamic consulting firm based in Vienna, Austria, dedicated to helping businesses from around the globe relocate or establish operations in Vienna. We provide comprehensive services in restructuring, information technology (IT), and communication.Location:Meidlinger Hauptstraße 7-9...

  • Head of Digital Services

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich EBLINGER & PARTNER Vollzeit

    Unser Kunde ist ein erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Wien, das im Bereich Digital Services eine erfahrene Führungskraft sucht. Steuerung des Tagesgeschäfts Erhöhung der Mitarbeiter*innen- und Kund*innenzufriedenheit Individuelles Performance Monitoring und regelmäßiges Reporti... Original Stellenanzeige auf – Jetzt Jobagent bei...

  • Internship Service Desk Agent

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Erste Digital GmbH Vollzeit

    Location: ViennaWorking-Hours: Part-timeOccupation Area:ITCompany: Erste DigitalWe are part of Erste Group - the largest banking group in Central and Eastern Europe with more than 2,500 branches and over 45,000 employees. Our more than 2,000IT experts and enthusiasts are the bank's Digital Muscle.With top notch technology, we drive the realization offers the...

  • Head of Digital Services

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

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  • Head of Digital Services

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eblinger & Partner Vollzeit

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  • Erfahrene/r Manager:in Digital Advisory Services

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich TPA Steuerberatung GmbH Vollzeit

    Möchten Sie mit uns hochwertige Beratungsleistungen für die Digitalisierung unserer Kunden gestalten? Wir suchen ab sofort eine engagierte Persönlichkeit, um unseren Bereich 'Digital Advisory and Transformation' zu verstärken. Sie bringen einen breiten Hintergrund im IT-Management mit, haben ein Rechenzentrum schon mal von innen gesehen und hohe Kunden-...

  • Service & Hospitality Assistant in Wien

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Eurest Restaurationsbetriebsgesellschaft m.b.H. Vollzeit

    Wir bieten Ihnen einen langfristigen Arbeitsplatz in einem expandierenden Unternehmen, mit geregelten Arbeitszeiten, ohne Wochenend- und Feiertagsdiensten und spannenden Aufgaben.Werden Sie als **Service & Hospitality Assistant** Teil unseres lebendigen und motivierten Eurest Teams in **Wien**Ihre Aufgaben:- Bestückung und Vorbereitung des Food Corners-...

  • Customer Services Manager

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Siemens Digital Industries Software Vollzeit

    **Wir befinden uns auf dem spannenden Weg, ein neues führendes Unternehmen für Motoren und Großantriebe zu gründen - Innomotics. Deshalb suchen wir einen Customer Services Manager (w/m/d) - für unser Team.****Gründung unseres neuen Unternehmens Innomotics**Unter diesem Namen bündelt Siemens seine Geschäftsaktivitäten auf den Gebieten Nieder- bis...

  • Assistant, Office Services

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Bain & Company Inc Vollzeit

    Bain & Company ist eine international führende Unternehmensberatung, die Führungskräfte in Entscheidungspositionen weltweit bei der Zukunftsgestaltung unterstützt.Bei uns findest du beste Bedingungen für eine besondere Karriere: Herausfordernde Aufgaben, frühzeitige Verantwortung, ein internationales Umfeld und eine einzigartige Unternehmenskultur. Bei...