Front- & Back-office Administration (M/w/x)

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich ONTEC AG Vollzeit
ONTEC ist Spezialist für businesskritische Systeme.
Als führender Implementierungspartner unterstützen wir Unternehmen bei der
Digitalisierung ihrer businesskritischen Geschäftsprozesse, bei der Integration
von AI-Lösungen sowie beim Betrieb ihrer kritischen Infrastruktur. Unsere
Mitarbeiter\*innen schätzen das ausgezeichnete Arbeitsklima, die Möglichkeit
sich einzubringen, ihre Rolle aktiv mitzugestalten und sich laufend fachlich,
aber auch persönlich weiter zu entwickeln.

Aufgaben

Wir sehen Dich, gemeinsam mit Deinem Team, als zentrale Anlaufstelle für alle Kolleginnen und Kollegen. Du hast ein offenes Ohr für Ihre Anliegen, bist kommunikativ und serviceorientiert. Eingebunden bist Du im Team des Administrationskreises, dass in der ONTEC als Know-How-Träger für verwaltungstechnische Belange gilt.

Zu Deinen Hauptaufgaben zählen vor allem der Frontoffice-Bereich mit Kunden-/Lieferantenbetreuung und der Bereich Finance mit der Eingangs
- bzw. Ausgangrechnungs
- und Spesenverwaltung.

**Deine Aufgaben als Teil des zentralen Teams umfassen**:

- Betreuen des Empfangsbereichs für Kunden, Partner & Lieferanten
- Entgegennahme von Telefonaten, zentralen E-Mails und physischer Postsendungen
- Kommunikation mit Versicherungen bzw. Verwalten der Polizzen
- Verwalten von Kreditkartenabrechnungen und Spesen
- Erfassen von Eingangsrechnungen und Weitergabe zur Zahlungsfreigabe
- Ausgangsrechnungen verschicken und Zahlungseingänge überprüfen
- Zusammenarbeit mit dem externen Buchhaltungspartner
- Schnittstelle zur Hausverwaltung
- Fuhrparkmanagement (Leasingpartner und Versicherungen)
- Bestellung und Verwaltung von Mobiltelefonen und Datenpackages
- Einkauf von nicht IT-spezifischen Produkten bzw. lt. Anforderungen der Mitarbeiter
- Unterstützung der Kolleg\*innen bei allgemein administrativen Themen Koordination des innerbetrieblichen Arbeitsschutzes/Arbeitsmedizin

Qualifikation

Die Rolle erfordert oftmals viele Aufgabengleichzeitig zu meistern und zusätzlich mit vielen Personen zu kommunizieren, daher sehen wir hier eine ausgeprägte Seniorität als wichtig.

**Was du daher mitbringen solltest**:

- Zumindest 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
- Umfassende Microsoft Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
- Freude an abwechslungsreichen Tätigkeiten
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch in Wort & Schrift)
- Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
- Hohe Soziale Kompetenz
- Am wichtigsten ist jedoch, dass Du offen für vielseitige Aufgabenstellungen, serviceorientiert und bereit für schnelle und flexible Lösungen bist.

**Benefits**:
In dieser Rolle bist Du eine zentrale Ansprechperson vor Ort in unserem Büro, daher erfordert es fixe Arbeitszeiten und Anwesenheit vor Ort.

Dennoch besteht die Möglichkeit im Team halbe Tage zu tauschen und auch z.b. 2 Freitage im Monat im Home Office zu arbeiten.

Die Rolle erfordert zumindest 36 Wochenstunden, daher bieten wir 2 Gehaltsmodelle
- 36 Wochenstunden bei Vollzeitgehalt
- 38,5 Wochenstunden und 1 Woche Urlaub zusätzlich

nsere Mitarbeiter\*innen schätzen unsereholokratische Organisation und die damit verbundene Safe-Enough-To-Try Kultur, die es jedem/r ermöglicht, das zu tun, was er/sie am besten kann und gleichzeitig die Organisation von innen zu gestalten. Wir tun alles, um unseren Mitarbeiter\*innen ein Umfeld zu bieten, in dem sie sich wohlfühlen.

**Daher bieten wir zusätzlich zu Deinem Gehalt**:

- Vertrauensarbeitszeit
- Extra Urlaubstage
- Öffi Ticket bzw. nach Verfügbarkeit auch einen Firmenparkplatz
- Mitarbeiter\*innen Vorsorge-Versicherung
- Sehr gute Aus
- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jede Menge Spaß
- Zahlreiche Firmen-Events
- After-Work-Sessions
- Das wichtigste jedoch ist für alle unsereMitarbeiter\*innen, dass sie mit herausragenden Kolleg\*innen an herausfordernden Aufgaben arbeiten können. Denn gute Leute lieben es, wenn sie das Gefühl haben, es gibt noch jemanden, der besser ist als sie selbst.

Wir hoffen, Dein Interesse geweckt zu haben und freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung. Bitte füge Deinem Lebenslauf auch unbedingt eine Liste Deiner Tätigkeiten samt gemeisterter Herausforderungen hinzu.

Wir freuen uns auf Dich

  • Front & Back Office Manager (M/F/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich KUBRIK Vollzeit

    ABOUT USWe are KUBRIK.We exist to navigate brands through the ever-changing world context.Now we take it one step further by partnering with LOOP adding data and performance to our expertise and delivery.Together we are building the compass for the digital age: driving strategic brand development, connected creativity and business performance across brand...

  • Teamassistenz / Front Office (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BIOMAY Produktions- u Handels AG Vollzeit

    Die Wiener Biomay AG ist ein expandierender GMP-Hersteller von innovativen biopharmazeutischen Produkten wie etwa Plasmid DNA, rekombinante Proteine und mRNA. Am neuen Standort in der Seestadt Aspern wurde ein modernes Firmengebäude errichtet und in Betrieb genommen. Zu unseren Kunden zählen sowohl internationale Biotech-Startups, als auch renommierte...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office **Administrator **(m/w/x) für unsere Bereiche Sales & Service in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen....

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator mit **Schwerpunkt interne Logistik / Einkauf (m/w/x) in Wien****Empowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu...

  • Administration, Office Und Qualitätsmanagement

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Für unseren Kunden, eine renommierte, etablierte Immobilien Gesellschaft in Wien, suchen wir ab sofort eine/n dynamische/n, engagierte/n Mitarbeiter Administration, Office und Qualitätsmanagement (m/w/d)Mitarbeit bei Umsetzung und Weiterentwicklung des QualitätsmanagementsMitarbeit bei den AuditsInternes Controlling und Erstellung von...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Österreichisches Verkehrsbüro AG Vollzeit

    Austria Trend Hotel BoseiVollzeit- Das neu renovierte Austria Trend Hotel Bosei liegt direkt im Erholungsgebiet Wienerberg am Stadtrand von Wien. Durch die Nähe der öffentlichen Verkehrsmittel erreicht man die Innenstadt allerdings im Nu. Das Hotel bietet außerdem 7 hochmoderne Seminarräume, ein Restaurant mit Blick ins Grüne, eine gemütliche Bar und...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Deutsche Hospitality Vollzeit

    IntercityHotel steht für Mobilität, Komfort und Service. Sie sind mehr als nur ein praktischer Aufenthaltsort für Reisende: In unseren IntercityHotels laden wir Gäste dazu ein, sich zu entspannen und mit ihrem Reiseziel und den Menschen vor Ort in Verbindung zu treten. Die Basis hierfür liefern unsere großartigen Teams.Was jetzt noch fehlt? Du Wir sind...

  • Front Office MitarbeiterIn

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich GrabJobs Vollzeit

    We are looking for a remarkable Front Office MitarbeiterIn (m/w/d) to join our stellar team at Alpin Family Gmbh in Nauders TyrolGrowing your career as a Full Time Front Office MitarbeiterIn (m/w/d) is an awesome opportunity to develop productive skills.If you are strong in project management, decision-making and have the right personality for the job, then...

  • Front Office MitarbeiterIn

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich GrabJobs Vollzeit

    We are looking for a remarkable Front Office MitarbeiterIn (m/w/d) to join our stellar team at Alpin Family Gmbh in Nauders TyrolGrowing your career as a Full Time Front Office MitarbeiterIn (m/w/d) is an awesome opportunity to develop productive skills.If you are strong in project management, decision-making and have the right personality for the job, then...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich dentsu austria Vollzeit

    **Hey Du, willkommen bei dentsu Austria** Mit der gemeinsamen Vision "Innovating the way brands are built" arbeiten wir in unserem internationalen Netzwerk mit einem breiten Spektrum an Kund*innen zusammen und ziehen tolle **Kampagnen** auf, die wir um **360-Grad** **betreuen**. Dabei stehen wir als dentsu für **Nachhaltigkeit, soziales Engagement & Mental...

  • Mitarbeiter:in Im Back Office

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AustriaTech – Gesellschaft des Bundes für technologiepolitische Maßnahmen GmbH Vollzeit

    Wir - die AustriaTech GmbH - sind eine junge Agentur des Bundes und Think Tank für die Gestaltung der Mobilität der Zukunft. Wir sind gemeinwirtschaftlich orientiert (NPO) und arbeiten in einer Vielfalt von EU-Projekten mit unterschiedlichsten europäischen Partnern zusammen.Unsere zentrale Aufgabe ist es, Innovationen und digitale Transformation für...

  • Administration, Office Und Qualitätsmanagement

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Otti Personal Management KG Vollzeit

    Für unseren Kunden, eine renommierte, etablierte Immobilien Gesellschaft in Wien, suchen wir ab sofort eine/n dynamische/n, engagierte/n Mitarbeiter Administration, Office und Qualitätsmanagement (m/w/d)AufgabenbereichMitarbeit bei Umsetzung und Weiterentwicklung des QualitätsmanagementsMitarbeit bei den AuditsInternes Controlling und Erstellung von...

  • Front Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    We are looking for a dynamic Front Office Assistant (all genders) to support us at our main office in Vienna on a part-time basis (25 hours).As a Front Office Assistant at svarmony, you are the first point of contact for customers and business partners on the phone and at reception. You have fun and talent in dealing with organisational and administrative...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Demner Merlicek & Bergmann Werbeges.m.b.H Vollzeit

    Demner.Group - Home Of Creativity Wir glauben an die Kraft der Kreativität. Die Demner.Group ist mit der Kreativagentur Demner, Merlicek & Bergmann (DMB.), der Marken-Mediaagentur Media1 und der Creative Consultancy FLY' Playground für die spannendsten Menschen und die besten Ideen. So machen wir wegweisende Kommunikation, die selbst zum Gespräch wird....

  • Front Office/administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Physiosteps ² Vollzeit

    _**Willkommen bei Physiosteps2**_Für unsere Physiotherapiepraxis in Wien-Döbling suchen wir eine:n engagierte:n Mitarbeiter:in für die Praxisassistenz für 10 Wochenstunden. (geringfügige Anstellung)Verstärken Sie unser kompetentes, fröhliches Team und helfen Sie mit, unsere innovativen Therapien in bestmöglicher Qualität sicherzustellen.- **Ihre...

  • Team Assistenz Back Office im Bereich Tax

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Mazars Austria GmbH Vollzeit

    Team Assistenz Back Office im Bereich Tax (all genders)Das erwartet dich bei uns:- Unterstützung des Führungsteams in allen allgemeinen administrativen und organisatorischen Agenden- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen- Verantwortung für Terminvereinbarungen sowie Fristenverwaltung- Post- und Mailbearbeitung- Stammdatenpflege und...

  • Front-office-mitarbeiter:in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Wellcon Gesellschaft für Prävention und Arbeitsmedizin GmbH Vollzeit

    Wellcon GmbH gehört zu den führenden Anbietern von arbeitsmedizinischen und präventivdienstlichen Leistungen sowie von gesundheitsförderlichen Angeboten mit Standorten in Wien, Linz, Graz und Innsbruck sowie regionalen Außenstellen.Zur Verstärkung unseres Teams in Wien wird gesucht:Front-Office-Mitarbeiter:in [w/m/d], 40h/WocheIHR AUFGABENGEBIET-...

  • Back Office Administrator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator - Customer Service & Disposition in Wien****E**mpowering movement at Arjo**Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich tristar GmbH Vollzeit

    Responsibilities: Coordination and ensuring smooth operation at the Front Office Professional and warm welcome, optimal care for our guests Check-in, check-out, and handling guest complaints Managing cash register and debtor control Proper handling of franchise bonus systems Point of contact for the Front Office team, shift planning, holiday planning (in...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Österreichisches Verkehrsbüro AG Vollzeit

    Austria Trend Parkhotel SchönbrunnVollzeit- Das Austria Trend Parkhotel Schönbrunn ist das ehemalige Gästehaus des Kaisers und versetzt Gäste und Mitarbeiter:innen in die damalige Zeit. Das Hotel befindet sich im noblen Randbezirk Hietzing und in unmittelbarer Nähe zum Schloss Schönbrunn. Es verfügt über 301 Zimmer, eine Bar, ein Café und ein...