Erfahrene Assistenz für Empfang

Vor 3 Tagen

Wien, Wien, Österreich Steuer & Service Steuerberatungsgesellschaft mbH Vollzeit

Du bist strukturiert, lösungsorientiert und behältst immer den Überblick?

In dieser Schlüsselrolle laufen alle Fäden unseres Kanzleialltags zusammen: Empfang, Organisation und Assistenz. Als erste Anlaufstelle für Klient:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen wirst du zum Aushängeschild unseres Unternehmens – professionell, serviceorientiert und mit klarem Blick für effiziente Abläufe.

  • Zentrale Verantwortung für alle Office-Prozesse – von Empfang bis Organisation
  • Direkte Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partner:innen
  • Empfang und Betreuung von Klient:innen sowie Geschäftspartner:innen
  • Telefonvermittlung und Bearbeitung eingehender Anfragen
  • Verwaltung und Bearbeitung der gesamten internen und externen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und -ausgang, E-Mails sowie Behördenkommunikation
  • Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume, einschließlich Terminkoordination und Gästebetreuung
  • Steuerung und Betreuung externer Dienstleister:innen (Facility Management)
  • Durchführung klassischer Office-Management-Tätigkeiten wie Bestellung von Büromaterialien, Datenbankpflege, Dienst- und Botengänge sowie Verwaltung von Archiven
  • Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung unseres kanzleiinternen Intranets sowie die Erstellung und den Versand unseres Newsletters zur optimalen internen und externen Kommunikation
  • Unterstützung der Fachabteilungen durch klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
  • Fallweise Unterstützung bei der Fakturierung und Projektanlage im BMD zur Sicherstellung eines reibungslosen Kanzleibetriebs
    • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Empfangs- oder Office-Management-Rolle
    • Starke Serviceorientierung mit einer lösungsorientierten Hands-on-Mentalität
    • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und souveränes Auftreten
    • Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)
    • Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit BMD/NTCS von Vorteil
    • Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
    • Humor, Teamgeist und Freude sich einzubringen und unsere Abläufe aktiv mitzugestalten
      • Hoher Gestaltungsfreiraum in der Optimierung administrativer Abläufe
      • Flexibles Gleitzeitmodell in Absprache mit dem Office-Support-Team
      • HO - Option nach dem Onboarding (1x pro Woche)
      • Sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten Kanzlei im Herzen Wiens mit top Anbindung
      • Modernes, klimatisiertes Büro mit bester öffentlicher Anbindung
      • Team- und Firmenevents für ein wertschätzendes Miteinander
      • Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven
      • Massagen in der Arbeitszeit, günstige Pilates-Kurse direkt im Office, Obst, Säfte und Mineralwasser und natürlich viel Kaffee
      • ab EUR 2.259 brutto/Monat (Basis 40h) – abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.


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  • Mitarbeiter:in für Empfang

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Doctorum - Zentrum für Allgemeinmedizin Vollzeit

    Für die Gruppenpraxis für Allgemeinmedizin von Dr. Arif & Dr. Skudnigg 1110 Wien suchen wir in Teilzeit für 20 - 30 Stunden pro Woche eine/n erfahrene/n Mitarbeiter:in für Empfang in der OrdinationWer wir sind:Bist Du interessiert an einer spannenden Herausforderung in einem dynamischen Team? Unser Primärversorgungszentrum Doctorum – Zentrum für...

  • Büroassistenz und Empfang

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DIS AG Teilzeit

    Zur Unterstützung im Office Management suchen wir ab sofort eine engagierte Office Assistenz in Teilzeit zur Festanstellung. OFFICE ASSISTANT (M/W/D) FÜR EINE RENOMMIERTE STEUERBERATUNGSKANZLEI 15-20H/WIn dieser Funktion sind Sie für die umfassende Büroorganisation zuständig * Sie übernehmen das Sekretariat, den Empfang von Klienten und kümmern sich...

  • Mitarbeiter:in für Empfang

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich PVE Sabanas und Spitzmüller Gruppenpraxis für Allgemeinmedizin OG Vollzeit

    Für das Primärversorgungszentrum Dr. Sabanas & Dr. Spitzmüller in 1020 Wien suchen wir eine/n Mitarbeiter:in für Empfang (m/w/d) in Teilzeit/Vollzeit (20-40 Wochenstunden)Wer wir sind:Bist Du interessiert an einer spannenden Herausforderung in einem dynamischen Team?Unser Primärversorgungszentrum "Doctorum 2 – Zentrum für Allgemeinmedizin" im 2....

  • Zahnärztliche Assistenz

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Akademie für orale Implantologie GmbH & Co KG Vollzeit

    Wir sind eine Privatklinik mit angeschlossenem Ordinationszentrum auf allerhöchstem Qualitätsniveau. Zur Verstärkung unseres dynamischen und erfolgreichen Teams suchen wir eine motivierte & wissbegierige Zahnärztliche Assistenz (auch Teilzeit aber ausnahmslos "ganze" Tage von 8-17 Uhr)In dieser Position bilden Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen...

  • Studentische Aushilfe Empfang Mitarbeiter

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich TPA Austria Vollzeit

    Unsere Vielfalt: Studentische Aushilfe EmpfangWir suchen eine Persönlichkeit mit ausgeprägtem Kommunikationsstil, die bereit ist, sich in unserem dynamischen Team zu entfalten. Als Studentische Aushilfe im Empfang sind Sie der erste Eindruck für unsere Gäste und müssen daher perfekt kommunizieren.Das erwartet SieHohe Kommunikations- und...

  • Zahnärztliche Assistenz

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Akademie für orale Implantologie GmbH & Co KG Vollzeit

    Wir sind eine Privatklinik mit angeschlossenem Ordinationszentrum auf allerhöchstem Qualitätsniveau. Zur Verstärkung unseres dynamischen und erfolgreichen Teams suchen wir eine motivierte & wissbegierige Zahnärztliche Assistenz (auch Teilzeit aber ausnahmslos "ganze" Tage von 8-17 Uhr) AufgabenIn dieser Position bilden Sie ein wichtiges Bindeglied...

  • Empfang, Beratung

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Personal-Basis Management GmbH Teilzeit

    Sie lieben die Arbeit mit Menschen im gepflegten Ambiente eines spezialisierten Premium- Fachinstituts für dauerhafte Haarentfernung.Sie sind ein aktiver Mensch, der gerne im Gespräch überzeugt.Sie wollen eigenverantwortlich in einem gut organisierten Arbeitsumfeld arbeiten. Empfang, Beratung & Verkauf (m/w/d) Premium-Fachinstitut für dauerhafte...

  • Assistenz der Geschäftsführung

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich AIT Austrian Institute of Technology GmbH Vollzeit

    Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die...

  • Administrative Assistenz

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich HeBoTek OG Vollzeit

    ADMINISTRATIVE ASSISTENZ (M/W/D)10-15 Stunden pro WocheDu bist organisiert, kommunikativ und hast Freude daran, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten? Dann suchen wir genau dichWir sind ein kleines, dynamisches IT-Unternehmen in Wien und suchen eine verlässliche Unterstützung im Backoffice.Die Position eignet sich ideal für Studierende,...

  • Assistenz (m/w/d)

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Assistenz (m/w/d) Wien • Vollzeit • Jahresbrutto: ab € 42.000,- Ref.-Nr.: 41153 Unser Kunde ist eine familiär geführte, renommierte Steuerberatungskanzlei in 1010 Wien. Die Kanzlei betreut namhafte Klienten verschiedenster Branchen Zur Verstärkung suchen wir eine/n erfahrene/n und engagierte/n AssistentIn (m/w/d) . Aufgabenbereich Empfang und...

  • Empfangsmitarbeiter:in / Assistenz für ein Finanzdienstleistungsunternehmen (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DIS AG Vollzeit

    Sie sind auf der Suche nach einer Aufgabe, in der Sie als Teamplayer umfassend ein Team unterstützen? Sie arbeiten strukturiert und packen gerne an, wo Unterstützung benötigt wird? Dann werden Sie Teil des Teams unseres KundenUnser Kunde ist Finanzdienstleistungsunternehmen und sucht für seinen Standort im 20. Bezirk zur Fixanstellung eine...

  • Assistenz Immobilienmakler

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Rustler Gruppe Teilzeit

    IHR BEITRAG SCHAFFT ERFOLG Rustler wurde vor über 85 Jahren gegründet und ist eine innovative und starke Dienstleistungsgruppe für Immobilien in Österreich und Zentraleuropa. Wir beschäftigen mehr als 700 MitarbeiterInnen, die sich durch Engagement, Kompetenz und Serviceorientierung auszeichnen. Die Vielfalt dieser Menschen trägt maßgeblich zu...

  • Assistenz Immobilienmakler

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Rustler Gruppe Teilzeit

    IHR BEITRAG SCHAFFT ERFOLG Rustler wurde vor über 85 Jahren gegründet und ist eine innovative und starke Dienstleistungsgruppe für Immobilien in Österreich und Zentraleuropa. Wir beschäftigen mehr als 700 MitarbeiterInnen, die sich durch Engagement, Kompetenz und Serviceorientierung auszeichnen. Die Vielfalt dieser Menschen trägt maßgeblich zu...

  • Administrative Assistenz

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    #ISG ( hat seinen Hauptsitz in Wien, der lebenswertesten Stadt der Welt. Unser Standort liegt im Herzen des dritten Wiener Gemeindebezirks, inmitten von großartigen Restaurants, Parks, Museen und vielem mehr. Bei uns gibt es viel Raum für Kreativität und persönliche Entwicklung. Zusätzlich werden vielfältige Schulungen und Trainings angeboten, damit Du...

  • Administrative Assistenz

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    ISG ( hat seinen Hauptsitz in Wien, der lebenswertesten Stadt der Welt. Unser Standort liegt im Herzen des dritten Wiener Gemeindebezirks, inmitten von großartigen Restaurants, Parks, Museen und vielem mehr. Bei uns gibt es viel Raum für Kreativität und persönliche Entwicklung. Zusätzlich werden vielfältige Schulungen und Trainings angeboten, damit Du...

  • Assistenz Immobilienverwaltung

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Assistenz Immobilienverwaltung (m/w/d) Wien • Vollzeit • Jahresbrutto: ab € 45.000,- Ref.-Nr.: 71053 Wir suchen eine engagierte und erfahrene Assistenz (m/w/d) für die Immobilienverwaltung. Wenn Sie eine eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld suchen, sind Sie bei uns genau richtig Aufgabenbereich...

  • Zahnärztliche Assistenz

    Vor 4 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Akademie für orale Implantologie GmbH & Co KG Vollzeit

    Wir sind eine Privatklinik mit angeschlossenem Ordinationszentrum auf allerhöchstem Qualitätsniveau. Zur Verstärkung unseres dynamischen und erfolgreichen Teams suchen wir eine motivierte & wissbegierige Zahnärztliche Assistenz (auch Teilzeit aber ausnahmslos "ganze" Tage von 8-17 Uhr) In dieser... Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt...

  • Assistenz Heimleitung

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Lumis Student Living GmbH Vollzeit

    Introducing Lumis Living, a premier accommodation provider offering a unique blend of comfort, convenience, and community. We currently have student accommodation in the vibrant cities of Graz, Leipzig, Vienna, Cardiff, and Leicester, and we are expanding our reach across Europe. In Austria, Lumis Living boasts two state-of-the-art sites in Graz and Vienna....

  • Assistenz Heimleitung

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Lumis Student Living GmbH Vollzeit

    Introducing Lumis Living, a premier accommodation provider offering a unique blend of comfort, convenience, and community. We currently have student accommodation in the vibrant cities of Graz, Leipzig, Vienna, Cardiff, and Leicester, and we are expanding our reach across Europe. In Austria, Lumis Living boasts two state-of-the-art sites in Graz and Vienna....

  • Administrative Assistenz

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    ISG ( hat seinen Hauptsitz in Wien, der lebenswertesten Stadt der Welt. Unser Standort liegt im Herzen des dritten Wiener Gemeindebezirks, inmitten von großartigen Restaurants, Parks, Museen und vielem mehr. Bei uns gibt es viel Raum für Kreativität und persönliche Entwicklung. Zusätzlich werden vielfältige Schulungen und Trainings angeboten, damit Du...