Executive & Team Assistant (f/m/d)

vor 4 Wochen

Vienna, Österreich Prewave GmbH Vollzeit
About Prewave

Do you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management?

At Prewave, we are dedicated to unlocking an unprecedented level of efficiency, transparency and resilience in the supply chain for our customers. We pioneer supply chain risk management with our AI-powered solutions, analysing traditional and social media in 50+ languages and predicting risks and disruptions all over the world. We help our clients to achieve a sustainable supply chain and to prevent any setbacks.

We are already a trusted partner of AbInBev, BMW, Kärcher, PwC, Porsche and many more. With the increasing importance and attention to supply chain due diligence in Europe, we grow every day, and so does our team

We are looking for a Executive & Team Assistant to join us on this exciting journey and support our amazing Sales team

Your mission

As our Executive & Team Assistant at Prewave, you will…

  • Manage complex calendars, schedule appointments, and arrange meetings for our executives, ensuring efficient use of their time
  • Coordinate domestic and international travel arrangements for the team, including flights, accommodations, and ground transportation
  • Assist with organization of various events
  • Facilitate team meetings and help with presentations, documents, meeting notes, surveys
  • Assist with the preparation of meetings and liaise with internal and external stakeholders, including clients, vendors, and partners, to facilitate smooth communication and collaboration
  • Undertake special projects and assignments as directed by our executives
Your profile Must haves
  • Minimum 5 years of proven experience in a similar role, supporting senior-level executives
  • Excellent written and verbal communication skills, with exceptional attention to detail
  • Strong organisational and time management skills, with the ability to prioritise tasks and meet deadlines
  • Proficient in using productivity tools such as MS Office and Google Workplace Suites and scheduling software
  • Ability to work independently with minimal supervision and as part of a team
  • Flexibility and adaptability to handle changing priorities and work effectively in a fast-paced environment
  • Ability to maintain a high level of professionalism and confidentiality at all times
  • Valid work permit for Austria
  • Fluent in English language, both spoken and written
Bonus points for
  • German or French language
  • Experience in the SaaS, supply chain or similar industry
What we offer you
  • An extensive compensation package
    According to our collective agreement, the minimum salary for this role is EUR 2,396 gross per month, however the higher packages are likely based on your qualifications and experience.
  • A dynamic team in an open and inclusive work atmosphere
    As part of our ongoing commitment to a diverse, equitable, and inclusive workplace, we’re dedicated to building teams with a wide variety of backgrounds, identities, and experiences.
  • Various opportunities to develop your career within the company
    We are committed to building our team spirit based on mutual respect and support. We help each other achieve personal and shared goals.
  • Opportunity to be part of a highly innovative Austrian tech startup
    We blaze the trail in our field, and we strive to help large firms ensure ethical and sustainable practices throughout their entire supply-chain processes.
  • A family-friendly environment
    We offer flexible working hours and home-office possibilities to support a healthy work-life balance.

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich AOP Orphan Vollzeit

    AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for an: Executive Assistant (f/m/d) 1190 Wien Vollzeit Start: as of now In this position you support the CEOs and the CoS by providing high-level administrative coordination as well as selective support...

  • Executive & Team Assistant (f/m/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About PrewaveDo you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management? At Prewave, we are dedicated to unlocking an unprecedented level of efficiency, transparency and resilience in the supply chain for our customers. We pioneer supply chain risk management with our AI-powered solutions, analysing traditional and...

  • Executive & Team Assistant (f/m/d)

    vor 4 Wochen

    Vienna, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About PrewaveDo you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management?At Prewave, we are dedicated to unlocking an unprecedented level of efficiency, transparency and resilience in the supply chain for our customers. We pioneer supply chain risk management with our AI-powered solutions, analysing traditional and...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Senior Executive

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About PrewaveDo you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management? At Prewave, we are dedicated to unlocking an unprecedented level of efficiency, transparency and resilience in the supply chain for our customers. We pioneer supply chain risk management with our AI-powered solutions, analysing traditional and...

  • Senior Executive

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About PrewaveDo you want to be part of one of the fastest-growing AI companies in Supply Chain Risk Management?At Prewave, we are dedicated to unlocking an unprecedented level of efficiency, transparency and resilience in the supply chain for our customers. We pioneer supply chain risk management with our AI-powered solutions, analysing traditional and...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Assistant (m/w/d) - Vollzeit

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Arthur D. Little Vollzeit

    Overview Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Vienna, Österreich PAIR Finance Vollzeit

    Bereit, den Markt zu verändern? Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Wir suchen am Standort Wien einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Aufgabenbereich Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Berichten und...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Aufgabenbereich Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Berichten und...

  • Senior Consultant Executive Search

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich EO Austria GmbH Vollzeit

    EO Executives ist eine international tätige Personalberatung und spezialisiert auf die Vermittlung von fest angestellten Führungskräften und Interim Managern. EO Executives ist an 22 Standorten in 7 Ländern vertreten. EO Austria zeichnet sich durch ein schnelles Wachstum am österreichischen Markt aus und ist zurzeit in Wien, Linz und Salzburg...

  • Senior Consultant Executive Search

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich EO Austria GmbH Vollzeit

    EO Executives ist eine international tätige Personalberatung und spezialisiert auf die Vermittlung von fest angestellten Führungskräften und Interim Managern. EO Executives ist an 22 Standorten in 7 Ländern vertreten. EO Austria zeichnet sich durch ein schnelles Wachstum am österreichischen Markt aus und ist zurzeit in Wien, Linz und Salzburg...

  • Senior Consultant Executive Search

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich EO Austria GmbH Vollzeit

    EO Executives ist eine international tätige Personalberatung und spezialisiert auf die Vermittlung von fest angestellten Führungskräften und Interim Managern. EO Executives ist an 22 Standorten in 7 Ländern vertreten. EO Austria zeichnet sich durch ein schnelles Wachstum am österreichischen Markt aus und ist zurzeit in Wien, Linz und Salzburg...

  • Senior Consultant Executive Search

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich EO Austria GmbH Vollzeit

    EO Executives ist eine international tätige Personalberatung und spezialisiert auf die Vermittlung von fest angestellten Führungskräften und Interim Managern. EO Executives ist an 22 Standorten in 7 Ländern vertreten. EO Austria zeichnet sich durch ein schnelles Wachstum am österreichischen Markt aus und ist zurzeit in Wien, Linz und Salzburg...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.AufgabenbereichUnterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG Vollzeit

    Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung als Executive Assistant (m/w/d)? In dieser Position spielen Sie eine zentrale Rolle im Management, unterstützen unsere Führungskräfte und tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.AufgabenbereichUnterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen AufgabenErstellung von Berichten und...

  • Assistant Hotel Manager

    vor 1 Tag

    Vienna, Österreich Meininger Hotels Vollzeit

    ASSISTANT HOTEL MANAGER (F/M/D) MEININGER Hotel Wien Downtown Franz Vollzeit Du siehst Dich selbst „supportive leader“ und hast Spaß Dein internationales Team mit viel Empathie zu führen? Dann mach Dich bereit für Dein Abenteuer und bewirb Dich bei MEININGER Hotel Wien Downtown Franz als Assistant Hotel Manager (w/m/d). MEININGER...