Office Manager

vor 2 Wochen

Wien, Österreich AVVie GmbH Vollzeit

AVVie is an exciting early stage medical device company with an innovative, mínimally invasive technology for the treatment of mitral valve disease.
If you are interested in joining a young and international start-up active in medical technology in Vienna.
Tasks
Primary responsibility is to manage and optimize office and administrative operations to support the efficiency and growth of our dynamic start-up environment in Vienna.
- Organize business travel, including flight, hotel, and car rental reservations.
- Identify opportunities for process improvements in office management and implement new processes where needed.
- Maintain financial records, track expenses, process invoices, and assist with budget planning.
- Support HR operations, including employee onboarding, record-keeping, and personnel file management.
- Ensure compliance with internal policies, ISO 13485 standards, and other regulatory requirements.
- Coordinate and support internal and external company events.
- Publish news updates on platforms such as LinkedIn or the company website.
- Collaborate with the leadership team to support operational and administrative projects.
- Perform other duties as assigned by the direct supervisor.

**Requirements**:

- 2+ years of experience in an administrative or office management role, preferably in a start-up environment.
- Strong organizational and time management skills, with the ability to multitask and prioritize.
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Experience working in fast-paced, multicultural environments.
- Familiarity with basic accounting principles and financial record-keeping.
- Fluent in English; German proficiency is a plus.
- Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- A positive, resilient attitude with a proactive approach to problem-solving.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
- Comfortable building and aligning processes in a dynamic and growing organization.

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich DRÄGER GmbH Vollzeit

    Office ManagerWir suchen einen erfahrenen Office Manager, der unsere Kunden und Mitarbeiter betreut. Der ideal Kandidat verfügt über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringt erste Berufserfahrung im Office Management oder in der Kundenbetreuung mit. Er soll eine genaue und verlässliche Arbeitsweise haben und sich gut in unserer...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Luxoft Vollzeit

    Vienna, Austria Facilities Operations COST CENTERS 04/11/2024 Req. VR-109231 **Project description**: Join our Vienna team as an Office Manager, where you will enhance the office experience and deliver exceptional service! **Responsibilities**: Oversee office administration and implement efficient procedures. Manage vendor relationships, negotiate...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich PTC Inc. Vollzeit

    Our world is transforming, and PTC is leading the way. Our software brings the physical and digital worlds together, enabling companies to improve operations, create better products, and empower people in all aspects of their business. Our people make all the difference in our success. Today, we are a global team of nearly 7,000 and our main objective is to...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich MeisterLabs Vollzeit

    **Your Responsibilities**: Are you passionate about shaping new ideas and processes related to office operations, valuing open communication, and organizing amazing company events? If so, we have the perfect opportunity for you! Join our People Operations team as our new Office Manager (f/m/d). In this role, you'll be the welcoming face of our Vienna office,...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich TÜV AUSTRIA Vollzeit

    Unser Unternehmen TÜV AUSTRIA bietet eine interessante und herausfordernde Position als Front Office Manager an. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Kommunikationsgeschick und Serviceorientierung.ZusammenfassungIn dieser Funktion werden Sie die professionelle Betreuung des Front Offices übernehmen, einschließlich der...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Hotel Indigo Vienna - Naschmarkt Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Front Office Manager, der unsere Gäste mit professionellem und herzlichem Empfang begrüßt und ihnen eine optimale Betreuung bietet. Als Front Office Manager bist du verantwortlich für die Koordination und Sicherstellung eines stets reibungslosen Ablaufs am Front Office. Du übernimmst die Verantwortung für die...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich Moxy Vienna Airport Vollzeit

    Über unsWir sind Moxy Vienna Airport, ein junges Lifestyle-Brand von Marriott International. Wir leben unsere Philosophie von FUN - SPIRITED - THOUGHTFUL und bieten unseren Gästen und Crew mehr Spaß als in herkömmlichen Hotels.AufgabenAls Front Office Manager bist du Teil des Crew Leader-Teams und verantwortlich für die Unterstützung unserer gesamten...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich H2 Hotel Wien Vollzeit

    Wir bieten dir:✓ unbefristeten Arbeitsvertrag✓ verschiedene Zusatzleistungen✓ Mitarbeiter- und Family-/Friends-RateUnd was du tun wirst:Empfangs-Experte. Dreh- und Angelpunkt am Empfang.Multitasking-Hero. Du bearbeitest und beantwortest schriftliche und telefonische Anfragen schnell und gästeorientiertHelfende Hand. Du kümmerst dich um die...

  • Office Manager Vienna

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich LOOP New Media Vollzeit

    **Life as a Office Manager**: As an Office Manager in our agency you are the first person to make an impression on people who come to our office. You are mainly responsible for the organisation and coordination of a smoothly running daily business at our LOOP office in Vienna. At the same time you are supporting the company‘s management and your direct...

  • Front Office Manager/in

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Front Office Manager/in Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. willkommen, welcome, shaga tom, aloha, welkom, tuloy ka, shalom, "ahlan' wa sahlab", bienvenue, svagat hain, dobrodosli, bienvenido, benvenuto Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur...

  • Front Office Manager mit Vision

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Moxy Vienna Airport Vollzeit

    Wir suchen einen erfahrenen Front Office Manager, der unser Team in Wien leitet und motiviert.Über unsDie Moxy Vienna Airport ist ein dynamischer Arbeitgeber, der sich auf die Karriereentwicklung seiner Mitarbeiter konzentriert. Wir bieten eine freundliche und unterstützende Atmosphäre, eine Vielzahl von Entwicklungsmöglichkeiten und 9 Marriott Hotels in...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Hotel Indigo Wien Vollzeit € 2.597

    DU stehst bei uns im Mittelpunkt, denn wir wissen, dass der Erfolg unseres Unternehmens von den Menschen abhängt, die hier arbeiten. Deine Meinung, Deine Ideen und Deine Entwicklung sind uns wichtig. Komm zu uns und werde Teil einer Gemeinschaft, in der DU zählst! Werde ab sofort Teil unseres Teams im Hotel Indigo Vienna - Naschmarkt und bewirb dich als...

  • Office Operations Manager

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Bitpanda GmbH Vollzeit

    Job DescriptionWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office Operations Manager to join our team at Bitpanda GmbH. As the first point of contact for all things workplace operations, you will be responsible for ensuring the smooth running of our headquarters.Key Responsibilities:Oversee facility-related activities, including maintenance,...

  • Front Office Manager

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich tristar GmbH Vollzeit

    Deine Aufgaben:Als Front Office Manager übernimmst du die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf am Front Office.Der perfekte Empfang und die optimale Betreuung unserer Gäste sind deine Prioritäten.Check In und Check Out unserer Gäste, sowie Beschwerdemanagement, gehören zu deinen Aufgaben.Effektive Handhabung von Gästeanfragen und...

  • Front Office Manager

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Stellenangebotsnummer** 23138469 **Tätigkeitskategorie** Rooms & Guest Services Operations **Standort** The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria AUF KARTE ANZEIGEN **Beschäftigungsart** Full-Time **Nicht vor Ort?** N **Umzug?** N **Stellenart** Management - Mit mehr als 100 preisgekrönten Hotels rund um die Welt schaffen...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich TourRadar Vollzeit

    **Make TourRadar your next adventure!** TourRadar has been revolutionizing the travel industry since 2010. Our Organized Adventure Platform offers the world’s largest selection of multi-day adventures worldwide, connecting travelers to 2,500+ operators, and offering 50,000+ organized adventures in more than 160 countries. We are a team of adventurers...

  • Office Manager Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich Trimble Vollzeit

    At Trimble, we're committed to transformation and change. Our team is dedicated to rethinking, reinventing, and reworking ideas to achieve our goals. As an Office Manager Assistant, you'll be responsible for responding to team inquiries, forwarding chat requests, and ensuring office hardware is properly maintained. You'll also be responsible for sending...

  • Office- & Production-manager/in Mit

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Stargate Group Werbeagentur GmbH Vollzeit

    **Office - & Production-Manager/in mit Teamleitungsfunktion (m/w/x)** Als Office - & Production-Manager/in arbeitest du Hands-on und fungierst als Drehscheibe zwischen diversen Teams und unterstützt dort, wo du gebraucht wirst. Du gestaltest den Bereich eigenverantwortlich und bist ein zentraler Teil für den reibungslosen Büro - und...

  • Office Manager Vienna

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Agentur LOOP New Media GmbH Vollzeit

    LOOP is a digital-first lead agency, exploring the intersections between design, technology and digital brand building for leading brands. With a team of 400 digital talents and through data driven marketing, we help brave clients to stand out in the digital age. Over the last few years our brilliant team has done remarkable and innovative work for...

  • Front Office Manager/in

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. willkommen, welcome, shaga tom, aloha, welkom, tuloy ka, shalom, "ahlan' wa sahlab", bienvenue, svagat hain, dobrodosli, bienvenido, benvenuto Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu...