Administrative Manager

vor 2 Wochen

Wien, Österreich Givaudan Vollzeit

Step into our world of creativity and joy

Administrative Manager
- Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to learn from, with more than 16,000 employees around the world to explore ideas and ambitions with.
- In France, discover the empowered passionate professionals who made history creating our legendary perfumery school. Feel the heritage. Acquire knowledge and experience, gained in our renowned European Creation Centre, or from any of our 17 innovative sites across the country. Every day, your commitment, your humility, and your risk-taking will shape our future. Every essence of you enriches our world. We are Givaudan. Human by nature.**Administrative Manager**

**Overall Objectives**
- Lead the General Service Department and manage the company’s activities (concluding contracts, facility management, purchasing, safety, fleet etc.)
- Manage the local HR administration of GIV AT and support the Regional HR Manager in Austrian labour law questions and Data protection rules
- Cooperate with the outsourced providers for accounting, reporting and payroll; ensure timely reporting to Givaudans’ Corporate funcitons
- Define daily processes ensuring smooth operation of the office

**Main Responsibilities**

**Management of all company’s general services activities**
- Negotiates contracts with suppliers
- Supervises and develops processes to ensure smooth office operation
- (purchases, travel-, cash-, facility-, fleet management, insurances etc.)- Manages the Employer’s obligation to comply to Austria’s safety regulations and represents GIV AT in internal / external safety audits
- Member of the Crisis Management Team, ensures implementation of crisis safety rules and procedures
- Ensures compliance with corporate policies, trains the team on policies and procedures
- Organizes internal and external events e.g. Investor Conference, European Leadership meeting
- Supervises and trains Administration Assistant

**Local HR Management**
- Manages registration of internal/ external employees of GIV AT and expatriates at authorities
- Prepares employment agreements and other employment registration documents
- 1st point of contact for labour law issues to Comp. Mgr & Regional HR Mgr EE
- Supports hiring, dismissal, resignation, retirement and secondment process
- Coordinates the payroll process with the payroll provider
- Manages the local “Time Management System
- Ensures compliance with local data protection regulations
- Defines and implements fringe benefits for the employees in cooperation with the Benefits Manager & Company manager, e.g. pension plan
- Support regional commercial head and company manager Austria with administrative responsibilities

**Administrative support to Corporate Finance Manager & Treasury Manager**
- Manages accounting, reporting and payroll in cooperation with an external provider
- Acts as authorized bank officer and takes care of timely payments, cash & bank guarantees
- Supports Budget Planning process

**Relations with the local authorities**
- Manages relations with the local authorities and inspections, e.g. labour, social security and taxes, building and personnel safety, etc.

**Professional requirements**

**Education**
- University degree or equivalent

**Experience**
- At least 5 years of experience in office administration
- Experience in managing cross-discipline matters and working in a matrix organization

**Skills**
- Strong commercial background and business acumen
- Knowledge of labour law requirements and local authorities
- Understanding of accounting and payroll
- Excellent communication & presentation skills
- Strong analytical skills
- Very good command of English + German
- Ability to build interpersonal relations and collaborate effectively in matrix organizations
- Negotiation skills
- People management skills
- At Givaudan, you contribute to delightful taste and scent experiences that touch people’s lives.
- You work within an inspiring teamwork culture - where you can thrive, collaborate and learn from other talented and passionate people across disciplines, regions and divisions.
- Every essence of you enriches our world.
- Diversity drives innovation and creates closer connections with our employees, customers and partners.
- Givaudan embraces diversity and is committed to building an inclusive environment where everyone impacts our world.**Remote working**:Hybrid

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich JLL Vollzeit

    JLL supports the Whole You, personally and professionally. **TECHNICAL COMPETENCIES**: Experience in a similar role, fluent speaker in English and German (written and oral) IT literate in MS Office and systems management software Experience in dealing with Landlords and Estate Agents Experience in dealing with customers and providing home search Able to...

  • Job in Deutschland

    Gefunden in: Adzuna AT C2 - vor 2 Wochen

    Wien, 1010, Wien, Österreich Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. Vollzeit

    Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln...

  • Store Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Phillip Plein Sport Vollzeit

    **TÄTIGKEITBESCHREIBUNG**: Für unseren **Philipp Plein Sport** (Donauzentrum) suchen wir ab Mai eine/n **Store manager/in** Aufgabengebiet: - Führung des Storepersonals - Erstellung von Dienstplänen und diverse Administrative Arbeiten - Motivation der MitarbeiterInnen - Kundenberatung und Verkauf - Eigenverantwortliche Betreuung des Sortiments von...

  • Store Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Phillip Plein Sport Vollzeit

    **TÄTIGKEITBESCHREIBUNG**: Für unseren **Philipp Plein Sport** (Donauzentrum) suchen wir ab April eine/n **Store manager/in** Aufgabengebiet: - Führung des Storepersonals - Erstellung von Dienstplänen und diverse Administrative Arbeiten - Motivation der MitarbeiterInnen - Kundenberatung und Verkauf - Eigenverantwortliche Betreuung des Sortiments von...

  • Assistant Front Desk Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Job-TransFair gemeinnützige GmbH Vollzeit

    Urban Stay Hotel sucht Assistant Front Desk Manager (m/w/d). Aufgaben: - Sie sorgen für einen herzlichen, freundlichen und zuvorkommenden Empfang und kümmern sich während des Aufenthalts um alle Anliegen und Wünsche der Gäste - Sie sind verantwortlich für einen reibungslosen Check-In und Check-Out der Gäste - Shop Organisation - korrekte...

  • Office Manager

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich Experis Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Unternehmen aus der Schweiz mit einer Zweigniederlassung in Wien und auf der Suche nach einem „Office Manager (w/m/d)“. - Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre Erfahrungen aus der Administration sowie Ihr Organisationstalent voll einbringen können? - Sie verfügen über Berufserfahrung...

  • Office Manager

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich Manpower Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Unternehmen aus der Schweiz mit einer Zweigniederlassung in Wien und auf der Suche nach einem „Office Manager (w/m/d)“. - Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie Ihre Erfahrungen aus der Administration sowie Ihr Organisationstalent voll einbringen können? - Sie verfügen über Berufserfahrung...

  • Office Manager

    Gefunden in: beBee jobs AT - vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Sie haben Freude an administrativen Tätigkeiten und sind ein wahres Organisationstalent?Unser Kunde sucht zum sofortigen Eintritt einen Office Manager (m/w/d) für den Standort 1100 Wien. Ihre AufgabenSie sind die erste Anlaufstelle für die Kundschaft und das TeamSie bearbeiten die klassischen Office-Aufgaben (E-Mail Bearbeitung, Telefonvermittlung,...

  • Office Manager

    Gefunden in: Adzuna AT C2 - vor 1 Woche

    Wien, 1100, Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Sie haben Freude an administrativen Tätigkeiten und sind ein wahres Organisationstalent?Unser Kunde sucht zum sofortigen Eintritt einen Office Manager (m/w/d) für den Standort 1100 Wien.Office Manager (m/w/d)IHRE AUFGABENSie sind die erste Anlaufstelle für die Kundschaft und das TeamSie bearbeiten die klassischen Office-Aufgaben (E-Mail Bearbeitung,...

  • Sales Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Mayer Vertriebs GmbH Vollzeit

    Wir sind ein motiviertes & junges Team und auf der Suche nach einem Sales Manager (20 Std./Woche in Wien). Unser Unternehmen fokussiert sich darauf Neukunden zu finden und sie für ein Angebot zu begeistern. Gemeinsam mit unserer Hilfe und einfachen Prozessen, behältst du alles im Überblick und kannst dich darauf konzentrieren, ein Vertriebs-Profi zu...

  • Property Manager Consultant

    Gefunden in: Talent AT C2 - vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Apleona Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Property Manager Consultant (w/m/d) - 17350 Die Stellenbesetzung erfolgt bei der Apleona Real Estate AT GmbH am Standort Wien . Unsere Apleona Plus-Punkte: Intensives praxisbezogenes Coaching und Challenges Bei uns finden sie berufliche Vielfalt und Team Spirit in einem inklusiven,...

  • Kaufmännischer Allrounder

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Kunde ist ein sehr erfolgreicher, weltweit agierender Konzern in der Verkehrstechnik. In seinem Auftrag suchen wir ab sofort für die österreichische Niederlassung einen erfahrenen Office Manager (m/w/d) Schnittstellenfunktion zu internen und externen Partnern Allgemeine Office Agenden und Verwaltungsaufgaben Unterstützung des Vertriebs in...

  • Office Manager mit Schwerpunkt Finance

    Gefunden in: beBee jobs AT - Vor 7 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Randstad Vollzeit

    Unser Kunde ist Spezialist für die Reparatur von Steinschlägen und den Neubau von Fahrzeugglas.In Österreich werden etwa 120 Mitarbeiter:innen mit 26 Standorten beschäftigt. Für den Standort in Wien suchen wir ab sofort eine/n: Office Manager mit Schwerpunkt Finance (m/w/d) Start: ab sofortStandort: 1030 WienStunden: Teilzeit (ab 25h pro Woche) oder...

  • Office Manager

    Gefunden in: beBee S AT - vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Sie haben Freude an administrativen Tätigkeiten und sind ein wahres Organisationstalent?Unser Kunde sucht zum sofortigen Eintritt einen Office Manager (m/w/d) für den Standort 1100 Wien. Ihre AufgabenSie sind die erste Anlaufstelle für die Kundschaft und das TeamSie bearbeiten die klassischen Office-Aufgaben (E-Mail Bearbeitung, Telefonvermittlung,...

  • Office-Manager/in (m/w/d)

    Gefunden in: Talent AT A2 C2 - Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich MKP Invest Gesellschaft mbH Vollzeit

    Wir sind eine renommierte, unabhängige Investmentgesellschaft mit Sitz in Wien und suchen für unser Team eine/n:Office-Manager/in(Vollzeit)Ihre Aufgaben:* allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten* Empfang und Betreuung von Besuchern* Organisation von Meetings, Events und Reisen* Unterstützende Vorbereitung der Buchhaltung*...

  • Office Manager

    Gefunden in: beBee S AT - vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Sie haben Freude an administrativen Tätigkeiten und sind ein wahres Organisationstalent?Unser Kunde sucht zum sofortigen Eintritt einen Office Manager (m/w/d) für den Standort 1100 Wien. Ihre AufgabenSie sind die erste Anlaufstelle für die Kundschaft und das TeamSie bearbeiten die klassischen Office-Aufgaben (E-Mail Bearbeitung, Telefonvermittlung,...

  • Office Manager mit Schwerpunkt Finance

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Randstad Austria Vollzeit

    Unser Kunde ist Spezialist für die Reparatur von Steinschlägen und den Neubau von Fahrzeugglas. In Österreich werden etwa 120 Mitarbeiter:innen mit 26 Standorten beschäftigt. Für den Standort in Wien suchen wir ab sofort eine/n: Office Manager mit Schwerpunkt Finance (m/w/d) Start: ab sofort Standort: 1030 Wien Stunden: Teilzeit (ab 25h pro...

  • Collection Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Collection Manager*in** **am Institut für Paläontologie** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13930** Ab sofort wird eine Stelle als...

  • Guest Service Manager

    vor 14 Stunden

    Wien, Österreich ARCOTEL Donauzentrum Vollzeit

    **IHRE AUFGABEN...**: **Operative Aufgaben** - Durchführung des Check-In und Check-Out - Beratung und Information von Gästen sowie flexibles Reagieren und Umsetzen von Wünschen - Qualitativ hochwertiges und kundenorientiertes Beschwerde - und Reklamationsmanagement - Verantwortung für die sichere Verwahrung von Gästeeigentum bzw. Versand nach...

  • Office Manager mit Schwerpunkt Finance

    Gefunden in: Adzuna AT C2 - Vor 4 Tagen

    Wien, 1220, Wien, Österreich Randstad Austria Vollzeit

    Unser Kunde ist Spezialist für die Reparatur von Steinschlägen und den Neubau von Fahrzeugglas.In Österreich werden etwa 120 Mitarbeiter:innen mit 26 Standorten beschäftigt.Für den Standort in Wien suchen wir ab sofort eine/n:Office Manager mit Schwerpunkt Finance (m/w/d)Start: ab sofortStandort: 1030 WienStunden: Teilzeit (ab 25h pro Woche) oder...