Organisationsassistent in Im Büro Des Bibliotheks

vor 2 Monaten

Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 7.500 davon sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

**Organisationsassistent*in im Büro des Bibliotheks
- und Archivwesens**:
150 Bibliotheks
- und Archivwesen

Besetzung ab: 01.04.2024 | Stundenausmaß: 30,00 | Einstufung KV: -54 VwGr. IIIa

Befristung bis:
Stellen ID**:2104**

**Ausführliche Beschreibung**:
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und am liebsten in sinnvollen Projekten arbeiten, dann willkommen in unserem administrativen Team Als Organisationsassistent*in übernehmen Sie organisatorische Aufgaben, die zum reibungslosen Funktionieren der Universitätsbibliothek und des Archivs der Universität Wien beitragen.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Ihr persönlicher Wirkungsraum**:
Die Dienstleistungseinrichtung (DLE) Bibliotheks
- und Archivwesen der Universität Wien umfasst die Universitätsbibliothek mit der Hauptbibliothek und 36 Fachbereichsbibliotheken sowie das Archiv der Universität Wien. Als größte wissenschaftliche Bibliothek Österreichs versorgt die Universitätsbibliothek Wien die Universitätsangehörigen sowie die interessierte Öffentlichkeit mit für Forschung, Lehre und Studium relevanten Medien und stellt eine Vielzahl weiterer Services zur Verfügung.

Das Büro des Bibliotheks
- und Archivwesens unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen, insbesondere bei der Budgeterstellung und beim Budgetcontrolling, beim Personalmanagement sowie bei Bau
- und Einrichtungsagenden. Die Stelle ist vorerst ein Jahr befristet, soll aber im gegenseitigen Einvernehmen in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis umgewandelt werden.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das machen Sie konkret**:

- Sie sind Teil der zentralen Servicestelle für die Bibliothek, wissen über inner
- und außeruniversitäre Abläufe Bescheid und stehen Ihren Kolleg*innen bei Fragen hinsichtlich Personaladministration, Projektverwaltung und anderen administrativen Themen zur Seite
- Sie administrieren Drittmittelprojekte und unterstützen bei der Drittmittelabrechnung
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben und Sie behalten die verschiedenen Budgets der DLE im Blick
- Sie sind Reisebeauftragte*r, überprüfen und verwalten Reiseanträge und Reiseabrechnungen
- Sie bereiten Veranstaltungen und Meetings vor und übernehmen Terminkoordination und Raumbuchungen
- Sie übernehmen die englisch
- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Websitepflege, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen etc.)

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit**:

- Reifeprüfung
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären/noch besser im bibliothekarischen Kontext) ist von Vorteil
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel)
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (z.B. MS Teams, Zoom)
- Erfahrung mit SAP ist wünschenswert, aber nicht vorausgesetzt

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Den Überblick zu bewahren fällt Ihnen leicht und Verantwortung für Ihre Aufgaben zu übernehmen ist selbstverständlich. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Mit unterschiedlichen Tools und Datenbanken zu arbeiten macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue Technologien einzuarbeiten. Respektvoller Umgang und konstruktive Zusammenarbeit sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.

**Ausführliche Beschreibung**:
**Das bieten wir Ihnen**:
**Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

**Inspirierendes Arbeitsklima**: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

**Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

**Interne Weiterbildung**: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

**Faires Gehalt**: Das Grundgehalt von EUR 2.599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

**Gleiche Chancen für alle**: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team

**So einfach bewerben Sie sich**:

- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- _Weitere Unterlagen, wo notwendig_
- Über unser Jobpor

  • Organisationsassistent in

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen...

  • Assistent/in Der Geschäftsführung Im Büro Im

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Café Diglas im Schottenstift Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Assistent/in der Geschäftsführung im Büro. **oder Telefonisch unter**: 06642882487

  • Assistent/in Der Geschäftsführung Im Büro Im

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Café Diglas im Schottenstift Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Assistent/in der Geschäftsführung im Büro. **oder Telefonisch unter**: 06642882487

  • Head of Department

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Abteilungsleiter*in** **in** **der Dienstleistungseinrichtung** **Bibliotheks - und Archivwesen** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13831** Die...

  • Head of Department

    vor 6 Stunden

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Abteilungsleiter*in** **in** **der Dienstleistungseinrichtung** **Bibliotheks - und Archivwesen** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13831** Die...

  • Servicekraft Ub

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Wirtschaftsuniversität Wien Vollzeit

    **Servicekraft UB**: Wirtschaftsuniversität Wien Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Teilzeit Publizierung bis: 25.01.2023 - Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der...

  • Mitarbeiter in Im Team Phaidra

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine **Mitarbeiter*in im Team PHAIDRA Repositorienmanagement**: 150 Bibliotheks - und Archivwesen Besetzung ab:...

  • Mitarbeiter in Patientenmanagement

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich sowhat Vollzeit

    **Mitarbeiter*in Patientenmanagement - Organisationsassistenz**: 1060 Wien Berufserfahrung Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Teilzeit **Informationen zur offenen Position**: - Das Barmherzige Schwestern Krankenhaus Wien ist eine hochspezialisierte **Fachklinik für den gesamten Verdauungstrakt, Urologie, Onkologie und Psychosomatik**. Die...

  • Assistentin

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Semantic Web Company Vollzeit

    SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die umfassendste semantische Middleware auf dem Mark. SWC unterstützt über 180 Organisationen, darunter mehr als 50 Forbes Global 2000-Unternehmen, und ist seit über 15 Jahren ein Pionier auf dem Gebiet der semantischen KI. Wenn Sie sich...

  • Back-office-mitarbeiter/in (M/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Wilhelm Frick Buchhandlung GmbH Vollzeit

    Sie sind motiviert und freuen sich auf eine neue Herausforderung in einem jungen, dynamischen Team? Dann bewerben Sie sich bei uns! Wir suchen zum sofortigen Eintritt eine/n Back-Office-Mitarbeiter/in für Vollzeit **IHR PROFIL**: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS etc,) und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Büro - MS-Office (Excel,...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Semantic Web Company GmbH Vollzeit

    SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die umfassendste semantische Middleware auf dem Markt. SWC unterstützt über 180 Organisationen, darunter mehr als 50 Forbes Global 2000-Unternehmen, und ist seit über 15 Jahren ein Pionier auf dem Gebiet der semantischen KI. Wenn Sie sich...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Semantic Web Company GmbH Vollzeit

    SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die umfassendste semantische Middleware auf dem Markt. SWC unterstützt über 180 Organisationen, darunter mehr als 50 Forbes Global 2000-Unternehmen, und ist seit über 15 Jahren ein Pionier auf dem Gebiet der semantischen KI. Wenn Sie sich...

  • Spezialist in Informationskompetenz

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Wirtschaftsuniversität Wien Vollzeit

    **Spezialist*in Informationskompetenz**: Wirtschaftsuniversität Wien Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Teilzeit Publizierung bis: 22.03.2023 - Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten...

  • Vorstandsassistent in Für Diagnostische Und

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich sowhat Vollzeit

    **Vorstandsassistent*in für Diagnostische und Interventionelle Radiologie**: 1170 Wien Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Vollzeit **Informationen zur offenen Position**: - Wir sind eine Fachklinik für Herz-Kreislauf-Erkrankungen und Neurologie mit Zentrum für Gefäßmedizin und Chirurgie sowie Spezialisierung auf Altersmedizin. In unserem...

  • Assistentin Office Management

    vor 2 Wochen

    Wien 7. Bezirk (Neubau), W, Österreich Semantic Web Company Vollzeit

    Our Benefits Agile environment Innovative product Friendly and supportive environment Experimentation Great Location Personal development opportunities Office gym & shower Flexible working hours Home-office Friendly Global customer base SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die...

  • Assistentin

    vor 1 Monat

    Wien 7. Bezirk (Neubau), W, Österreich Semantic Web Company Vollzeit

    Our Benefits Agile environment Innovative product Friendly and supportive environment Experimentation Great Location Personal development opportunities Office gym & shower Flexible working hours Home-office Friendly Global customer base SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die...

  • Assistentin Office Management

    vor 1 Monat

    Wien 7. Bezirk (Neubau), W, Österreich Semantic Web Company Vollzeit

    Our Benefits Agile environment Innovative product Friendly and supportive environment Experimentation Great Location Personal development opportunities Office gym & shower Flexible working hours Home-office Friendly Global customer base SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Wien 7. Bezirk (Neubau), W, Österreich Semantic Web Company Vollzeit

    Our Benefits Agile environment Innovative product Friendly and supportive environment Experimentation Great Location Personal development opportunities Office gym & shower Flexible working hours Home-office Friendly Global customer base SWC ist ein führender Anbieter von Wissenstechnologien. Das Flaggschiffprodukt, die PoolParty Semantic Suite, ist die...

  • Organisational Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ab 04.09.2023 die Position eines*einer **Organisationsassistent*in** **am Forschungs-, Lehr - und Praxisambulanz** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **14226** In der Forschungs-, Lehr - und...

  • Studentenjob (W/m/x) - Fondsmanagement Für

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Raiffeisen Capital Management Vollzeit

    **Studentenjob (w/m/x) - Fondsmanagement für Unternehmensanleihen (20 h/Woche)**: - Wir suchen ab sofort eine:n motivierte:n und engagierte:n Student:in, der uns bei der Analyse von Anleihen und der Portfoliosteuerung unterstützt. - Unser Team ist im Fondsmanagement angesiedelt und investiert in Unternehmensanleihen. Der Fokus liegt auf globalen...