Front Office Manager

vor 10 Stunden


Graz, Österreich Know-Center Vollzeit

**Front Office Manager**:
Sie sind kommunikativ, ein Organisationstalent und arbeiten immer sehr zuverlässig? Sie behalten gerne den Überblick und haben für das Gegenüber stets ein Lächeln übrig? Sie haben immer wieder neue Ideen und lieben es Prozesse zu überdenken und zu verbessern?
Wenn ja, freuen wir uns, Sie kennenzulernen

Sie arbeiten in dieser Position selbständig, sind Ansprechperson für unsere rund 140 Mitarbeiter/innen und sind für die allgemeine Kommunikation, den Empfang und sämtliche administrativen Agenden in unserem Unternehmen verantwortlich. Des Weiteren übernehmen Sie Assistenzaufgaben für den Director Finance & Administration und arbeiten als Schnittstelle zwischen Finance, IT und HR.

**Aufgaben**:

- Assistenztätigkeiten für Director Finance & Administration
- Allgemeine Office Management Tätigkeiten (Gästeempfang, Organisation und Verwaltung von Meetings und Besprechungsräumen, Terminkoordination, Rechnungskontrolle, Verwaltung des Intranets, Dokumentenverwaltung, Postwesen, etc.)
- Schrift
- und Telefonverkehr in Deutsch und Englisch
- Reisemanagement (Buchung bzw. Reservierung von Flügen, Hotelzimmer, Mietwägen, etc.)
- Verantwortung für und Verwaltung des Intranets
- Unterstützung im Eventmanagement (Kundenveranstaltungen, interne Events wie Faschingsfeier, Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, etc.)
- Sicherheits
- und Gesundheitsmanagement (z.B. Organisation von Ersthelfer, Brandschutzwart, Sicherheitsvertrauensperson und Gesundheitstagen)
- Materialbestellungen und -verwaltung (z.B. Büromaterial, Obst, Kaffee, Getränke, Bücher, Möbel)
- Facility Management (z.B. Siedelungen, Kosten-Controlling)
- Prozessoptimierung für alle administrativen Abläufe

**Qualifikationen**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erste Berufserfahrung im Office-Bereich und/oder am Empfang (z.B. Tourismus) erforderlich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigeninitiative und Organisationstalent
- Problemlösungsorientierung und Lernbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Selbständigkeit und ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit

**Wir bieten**:

- Dynamisches, kreatives und multi-kulturelles Team
- Selbstständiges Arbeiten und umfangreiche Möglichkeit zur Weiterentwicklung
- Offenes Ohr für Ideen und Verbesserungsvorschläge
- Kurze Entscheidungswege
- Optimaler Gestaltungsspielraum für die persönliche Work-Life-Balance
- Angenehmes, informelles Betriebsklima sowie zentrale Lage und Kantine

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, das kollektivvertragliche Mindestgehalt anzuführen, dieses beträgt bei einer Vollzeitanstellung zwischen 2.051;
- und 2.540;
- Euro brutto pro Monat (14x jährlich). Die Bereitschaft zur Überzahlung ist bei dementsprechender Qualifikation und Berufserfahrung vorhanden.

Stellenanzeige downloadbar als PDF.


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