Head
vor 2 Monaten
An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer
**Leiter*in**
**an der Historisch-Kulturwissenschaftliches StudienServiceCenter**
***
zu besetzen.
**Kennzahl der Ausschreibung**:
**14188**
Das Historisch-Kulturwissenschaftliche StudienServiceCenter (SSC) ist verantwortlich für die Administration des gesamten Lehr
- und Prüfungsbetriebs an der Historisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät der Universität Wien. Es unterstützt das für den Geschäftsbereich Lehre zuständige Mitglied im Leitungsteam der Fakultät, sowie die fünf an der Fakultät verorteten Studienprogrammleitungen und ist Anlaufstelle für mehr als 400 Lehrende und rund 10.000 Studierende in insgesamt 25 Studienprogrammen.**Beschäftigungsausmaß**: 40 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IVa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.
**Ihre Aufgaben**:
Als Leiter*in des StudienServiceCenters stehen Sie im Schnittpunkt verschiedener am Lehr
- und Prüfungswesen beteiligter Einrichtungen und tragen die Verantwortung für einen reibungslosen Studienbetrieb. Dazu zählen:
- Führung von insgesamt 20 Mitarbeiter*innen am zentralen ServiceCenter und an den dezentralen ServiceStellen/Dienstaufsicht/organisatorische Aufsicht:
- Gewährleistung der standardisierten Durchführung aller Prozesse der Lehr
- und Prüfungsverwaltung, Informationsaufbereitung und Sicherstellung der Informationsflüsse sowie der einheitlichen Kommunikation an Studierende, Lehrende und Interessent*innen
- Bedarfsgerechte Optimierung von Abläufen im Austausch mit Studienprogrammleitungen und Mitarbeiter*innen mit dem Ziel einer optimalen Servicequalität einerseits und eines mitarbeiter*innenfreundlichen und motivierenden Arbeitsumfeldes andererseits
- Sicherstellung der Einhaltung aller studienrechtlichen Bestimmungen sowie der DSGVO
- Wahrnehmung der Supportfunktion bei rechtlichen oder organisatorischen Fragen und Problemstellungen
- Personalverwaltung und -verantwortung/Gewährleistung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen
- Personal
- und Teamentwicklung, Führung der jährlichen Mitarbeiter*innengespräche
- Berichtwesen: Abfrage, Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten im Auftrag der Studienprogrammleitungen und/oder des Dekan*innenteams im Zusammenhang mit strategischen Planungen bzw. den Zielvereinbarungen der Fakultät
- Intensive laufende Abstimmung mit dem Dekanat. Einbeziehung der SSC-Leitung bei strategischen fakultären Entwicklungsprozessen im Bereich Lehre.
- Intensive interfakultäre Zusammenarbeit:
- Abstimmung der Geschäftsprozesse mit anderen ServiceCentern und Dienstleistungseinrichtungen
- Teilnahme an fakultären und interfakultären Konferenzen, Arbeitsgruppen und Workshops
- Mitarbeit bei der Entwicklung, Gestaltung und Digitalisierung organisatorischer Abläufe/Teilnahme an Pilotprojekten
- Kommunikation mit externen Einrichtungen und Behörden
- Planung und Verwaltung des SSC-Budgets (SAP)
- Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, insbesondere im Zusammenhang mit dem Doktoratsstudium und bei besonderen Anfragen
- Gewissenhafte und laufende Aneignung aller relevanten rechtlichen und technischen Grundlagen und Programme
**Ihr Profil**:
- Abgeschlossenes Studium, vorzugsweise im geistes
- und kulturwissenschaftlichen/philosophisch-bildungswissenschaftlichen oder sozialwissenschaftlichen Bereich oder gleichzuhaltende Qualifikation
- Mehrere Jahre Berufserfahrung (vorzugsweise im Bildungs
- oder Hochschulbereich)
- Erfahrung in administrativen Tätigkeiten und in der Koordination von Geschäftsprozessen
- Hohe Diversitätskompetenz
- Souveräner Umgang mit EDV-Programmen und großen Datenmengen
- Gute Englischkenntnisse (zumindest Niveau B2)
- Nachweisliche Führungsqualitäten:
- Teamfähigkeit
- Kommunikationskompetenz
- Entscheidungs
- und Verantwortungsbereitschaft
- Konfliktfähigkeit und Konfliktlösungskompetenz
- Durchsetzungsfähigkeit
- Empathie und Menschenkenntnis
- Authentizität und Selbstreflexion
- Sonstige Fähigkeiten:
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Freude an der Schaffung von Strukturen
- Analytische Herangehensweise an Problemstellungen
- Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Keine Angst vor Gesetzestexten
- Von Vorteil sind Erfahrungen mit universitären Verwaltungsabläufen
**Ausbildungen**:
**Bildungseinrichtung**
***
**Ausbildungsrichtung**
**Spezielle Ausbildungsrichtung**
**Wichtigkeit**
- Universität- Geisteswissenschaften- Kannkriterium- Fachhochschule- Wirtschaft- Kannkriterium- Universität- Sozialwissenschaften- Kannkriterium**Sprachen**:
**Sprache**
***
**Sprachniveau**
**Wichtigkeit**
- Deutsch- Exzellente Kenntnisse- Musskriterium- Englisch- Gute Kenntnisse- Musskriterium**EDV**:
**Art der EDV-Kenntnisse**
***
**Spezifizierte
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