Mitarbeiter:in Im Sekretariat

Vollzeit (40 Wochenstunden), ehestmöglich

Überlegen Sie, Ihre Karriere neu auszurichten? Unser Auftraggeber, eine renommierte öffentliche Einrichtung in Klagenfurt am Wörthersee, ist aktuell auf der Suche nach einer engagierten Mitarbeiterin oder einem engagierten Mitarbeiter im Sekretariat.

Gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg:innen sind Sie für untenstehende **Aufgaben** tätig
- **Terminplanung und -organisation**: Hauptaufgabe dieser Stelle ist die zuverlässige Organisation sowie Betreuung von Terminen für die Vorgesetzten.
- **Kommunikation**: Professionelle Kommunikation sowohl intern als auch extern, einschließlich Telefon
- und E-Mail-Korrespondenz, um eine reibungslose Informationsweiterleitung sicherzustellen.
- **Empfang und Gästebetreuung**: Freundliche und professionelle Begrüßung von Besuchern, Gästen und Mitarbeitern sowie Organisation von Veranstaltungen oder Meetings.
- **Allgemeine Büroorganisation**: Gewährleistung einer effizienten Organisation des Büros und allgemeiner Verwaltungsaufgaben.
- **Dokumentenmanagement**: Verantwortung für die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Berichten und Korrespondenz.
- **Aktenführung**: Pflege und Organisation von Akten, um einen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf relevante Informationen zu gewährleisten.
- **Vertraulichkeitsmanagement**:Sicherstellung der Vertraulichkeit von sensiblen Informationen und Dokumenten.

***Entlohnung**: 3.000 Euro brutto (exkl. Überstunden) mit der Bereitschaft zur Überzahlung

**Was Sie mitbringen**:

- **Abgeschlossene Reifeprüfung **(vorzugsweise Matura an einer HAK, CHS, HBLA)
- **Verwaltungsausbildung**:Eine Ausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung kann von Vorteil sein und die Kenntnisse über spezifische Abläufe in öffentlichen Institutionen vertiefen.
- **Bereitschaft zur Mehrarbeit**: Diese Stelle erfordert zeitliche Flexibilität und die Notwendigkeit der Dienstverrichtung außerhalb der Normaltarbeitszeit (abends sowie zwischenzeitlich Wochenende)
- **Weiterbildung im Sekretariatsmanagement**: Zusätzliche Weiterbildungen oder Seminare im Sekretariatsmanagement, Büroorganisation oder verwandten Themen können die Qualifikationen ergänzen.
- **Sprachkenntnisse**: Gute Deutschkenntnisse sind unerlässlich, um eine klare und effektive Kommunikation in einem öffentlichen Amt sicherzustellen.

**Was geboten wird**:

- Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten in einem abwechslungsreichen Tätigkeitsumfeld
- Ein offenes Ohr für Ideen und Verbesserungsvorschläge
- Eine attraktive Vergütung, die sowohl zeitlich als auch monetär für alle zusätzlichen Leistungen angemessen entschädigt
- Wertschätzendes und vertrauensvolles Arbeitsklima

Interessiert an einer Zusammenarbeit? Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, laden Sie sich bitte Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise über den bisherigen Schul-, Bildungs

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Mag. (FH) Michael Sternig, MA unter 0463 55 111 206 zur Verfügung.
- Unser Auftraggeber strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf._
- Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist._