Office Administration Specialist

vor 6 Monaten

Innsbruck, Österreich Cropster GmbH Vollzeit

About the role

You will be responsible for multiple aspects of the day-to-day running of office operations at Cropster in its HQ in Innsbruck and work closely with our Administration and Accounting team in Austria (and to some extent in the US) and our Management Team. You will own a diverse and interesting set of responsibilities across various aspects of the business. You will be instrumental to our growth as a company through the improvement of existing processes, as well as the introduction of new ones, and through facilitating the day-to-day activities of our sales, operations, management, and support teams.

The position is based on-site in Innsbruck, with some flexibility for work-from-home arrangements. We are open to part-time employment with a minimum of 30 hours/week.

What you'll do
- Proactively manage our Innsbruck office including its inventory, equipment, and supplies to ensure (home) office efficiency and maintain compliance with safety standards and company policy.
- Manage relationships/ contracts with external providers (e.g. energy, water, internet, shipping, telephone, cleaning, etc.) and be their contact person at Cropster.
- Coordinate the day-to-day office activities such as handling incoming and outgoing shipments, addressing office visitors, answering the office phone, etc.
- Define, refine, and document administrative processes, standards, and interfaces with internal and external stakeholders.
- Perform administrative activities for accounting (e.g. expenditures, receipts, invoices, etc.).
- Support the Management Team with administrative tasks, e.g. organizing trips or meetings.
- Lead the organization of special events (e.g. global team meetings) or other projects at the Management Team level and specific projects related to office administration.

We are looking for someone with
- High school diploma (HAK, HLW/HBLA, etc.) or above.
- Prior working experience in office administration or similar, heavily customer-focused positions.
- Willingness to take over ownership and work independently.
- Strong organizational and management skills with the ability to multitask and prioritize effectively.
- Excellent communication and interpersonal skills and a strong (internal) customer focus.
- A drive for scalable processes and procedures.
- Familiarity with online tools like Google Workspace or MS Office 365.
- Proficiency in written and spoken English and German.

That said, we’d be particularly delighted to hire someone with
- Project management experience, ideally related to office administration.

What you can expect

The salary range for this position is € 37K to € 44K gross/year for full-time employment and we look at factors like your experience and individual qualifications to determine our offer, which includes benefits like an educational and wellness budget, remote work possibilities and working from home, flexible working hours, paid time for volunteer work, an endless stream of really great coffee, and much more. We also make our best possible offer upfront—no games.

  • Mitarbeiter/in Für Finance Administration

    vor 7 Monaten

    Innsbruck, Österreich Stoll Reisen Vollzeit

    Du interessierst dich fürVerwaltung und liebst die Herausforderungen in der Buchhaltung sowie Kostenrechnung? Zur Verstärkung unseres Buchhaltungs - und Verwaltungsteams suchen wir zum sofortigen Eintritt eine/n Mitarbeiter/in für Finance Administration (Office Management & Kundenbuchhaltung (AR)) Aufgaben - Administrative Aufgaben - Kundenbuchhaltung,...

  • Accounting & Administration Specialist (F/m/d)

    vor 6 Monaten

    Innsbruck, Österreich Cropster Vollzeit

    **About the role**: You will be responsible for multiple aspects of the day-to-day running office operations at Cropster in its HQ in Innsbruck and work closely with our Administration and Accounting team in Austria (and to some extent in the US) and our Management Team. You will own a diverse and interesting set of responsibilities across various aspects of...

  • ERP System Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Innsbruck, Tirol, Österreich ILF Consulting Engineers Austria GmbH Vollzeit

    As a leading international consulting engineering firm, ILF Consulting Engineers Austria GmbH provides unparalleled support for the successful realization of complex industrial and infrastructure projects.Our team is comprised of highly qualified professionals from diverse backgrounds, working together to deliver exceptional results. With a strong presence...

  • Head of Accounting

    vor 4 Wochen

    Innsbruck, Österreich FERRERO Vollzeit

    **Job Location: Innsbruck**: **Company description**: Ferrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella®, Tic Tac®, Ferrero Rocher®, Raffaello®, Kinder Bueno® and Kinder Surprise®. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in 55 countries, with...

  • Administration / Sekretariat / Assistenz

    vor 7 Monaten

    Innsbruck, Österreich Bloooming Life GmbH Vollzeit

    . Ein Allrounder in Sachen Administration & Sekretariat (m/w) - ganzheitlich und vernetzt denkend, akkurat, loyal, kreativ, offen und herzlich (VOLLZEIT oder mind. 30 h) Aufgaben Office-Organisation, Mitarbeit bei Eventorganisation, Mitarbeit bei Marketingaktivitäten. Qualifikation Jung ist gut, Berufserfahrung meist noch besser. Gute PC-Kenntnisse...

  • Leiterin / Leiter Administration

    vor 1 Woche

    Vill, Innsbruck, Österreich Jobleads Vollzeit € 47.040

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir am Standort Innsbruck eine/n Head of Accounting and Administration (m/w/d) VERANTWORTUNGSBEREICH: Als Head of Accounting & Administration nehmen Sie in unserem Unternehmen eine zentrale Rolle ein und sind für die Verwaltung der wichtigsten Finanzvorgänge, einschließlich der Buchhaltungsprozesse, des...

  • Mitarbeiter Administration Und Service

    vor 7 Monaten

    Innsbruck, Österreich Bank für Tirol und Vorarlberg Vollzeit

    **Mitarbeiter Administration und Service (all genders)**: - Die BTV Leasing GmbH zählt zu den erfolgreichsten Leasinggesellschaften Westösterreichs. Unsere Unabhängigkeit erlaubt es uns, optimale Lösungen maßgeschneidert auf die Bedürfnisse unserer Kunden anzubieten. Das ist es, was unsere Kunden an uns schätzen - in Tirol, Vorarlberg, in...

  • Mitarbeiter Administration

    vor 1 Monat

    Innsbruck, Österreich Bank für Tirol und Vorarlberg Vollzeit

    **Mitarbeiter Administration (all genders)**: - Der 3 Banken Versicherungsmakler (3 BVM) ist der exklusive Versicherungsmakler der 3 Banken Gruppe (BKS, Oberbank, BTV) in Österreich und hat sich auf das Segment Firmenkunden und Industrieversicherungen spezialisiert. Als unabhängiges Beratungsunternehmen am Versicherungssektor ist der 3 BVM seit 50 Jahren...

  • People & Culture Administration Coordinator Europe

    vor 4 Monaten

    Innsbruck, Österreich BURTON EUROPE Vollzeit

    At Burton, we are a purpose-led brand rooted in snowboarding and the outdoors. We fight for the future of our people, planet, and sport. We aim to maximize our positive social impact and minimize our negative environmental impact while delivering high-quality performance products. As a global leader in snowboarding, we’re committed to diversity, equity,...

  • Office Associate

    vor 6 Monaten

    Innsbruck, Österreich BE-terna GmbH Vollzeit

    **Office Associate** Administration & Frontoffice **#yourmission** - Arbeite aktiv in unserem D-A-CH-übergreifenden Office-Management-Team mit (z.B. Telefonzentrale) - Erledige organisatorische und administrative Aufgaben, z.B. die Erfassung von Eingangsrechnungen, Verwaltung der Mitarbeiterausstattung, Organisation interner Veranstaltungen und die...

  • HR-generalist/in Mit Schwerpunkt Administration

    vor 6 Monaten

    Innsbruck, Österreich Ortner Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Innsbruck suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt eine(n) - HR-Generalist/in mit Schwerpunkt Administration (m/w/d) **_ Innsbruck_** - _HR / Personalwesen / Lohnverrechnung_ - Ihre Aufgaben: - Vorbereitung der monatlichen Lohn - und Gehaltsabrechnungen (Erfassen von Krankmeldungen, Urlaubsansuchen usw.) -...

  • Finance and Administration Director

    vor 3 Monaten

    Innsbruck, Österreich Vira Therapeutics GmbH Vollzeit

    **The position**: Our Office & Site Organization team provides our scientists with comprehensive administrative support and thus the space to focus on developing breakthrough therapies. At the interface between office and laboratory, we are looking for a Finance and Administration Director (M/F/d). First things first: We are looking for a hands-on,...

  • Sachbearbeiter/ Front Office

    vor 7 Monaten

    Innsbruck, Österreich Hans Gasteiger GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n motivierte/n Mitarbeiter/in für die Sachbearbeitung und Front Office in unserem Schauraum. Aufgaben Als Mitarbeiter/in in der Sachbearbeitung/Front-Office bündeln und verteilen Sie die interne/externe Kommunikation, unterstützen in der allgemeinen Administration, führen Verkaufsgespräche für...

  • Head Of Accounting

    vor 1 Woche

    Vill, Innsbruck, Österreich Jobleads Vollzeit

    Ferrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. Nearly 35,000 dedicated employees who celebrate care and quality to craft a business, careers and brands we are proud of. The Head of Accounting & Administration is a pivotal...

  • Head of Accounting

    vor 3 Wochen

    Innsbruck, Österreich Ferrero Vollzeit

    Job Location: ​Innsbruck​Company descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in 55 countries, with products sold in...

  • Accounting & Administration Team Lead (F/m/d)

    vor 6 Monaten

    Innsbruck, Österreich Cropster GmbH Vollzeit

    About the role We are looking for an experienced accounting leader to join our growing SaaS company in the coffee industry. As the Accounting & Administration Team Lead (Austria) at Cropster, you will be responsible for the accounting activities globally and the administrative activities within Austria. This role requires a structured and analytical person...

  • Enterprise System Integration Specialist

    vor 1 Monat

    Innsbruck, Tirol, Österreich ILF Consulting Engineers Austria GmbH Vollzeit

    Unlock the Potential of Enterprise SystemsWe are seeking an experienced Enterprise System Integration Specialist to join our team at ILF Consulting Engineers Austria GmbH. This role will involve participating in the customization and technical support of enterprise resource planning (ERP) systems, including troubleshooting and module support.A Day in the...

  • Accounting & Administration Team Lead (F/m/d)

    vor 6 Monaten

    Innsbruck, Österreich Cropster Vollzeit

    **About the role**: We are looking for an experienced accounting leader to join our growing SaaS company in the coffee industry. As the **Accounting & Administration Team Lead (Austria)** at Cropster, you will be responsible for the accounting activities globally and the administrative activities within Austria. This role requires a structured and...

  • HR-mitarbeiter:in Mit Schwerpunkt Administration

    vor 3 Wochen

    Innsbruck, Österreich ILF Beratende Ingnieure Vollzeit

    Wer ist ILF? Mehr als eine Idee! Wir verkaufen keine Produkte, die kurzzeitig glücklich machen. Unsere Planungs - und Engineering Dienstleistungen tragen seit mehr als 50 Jahren zu einer besseren Lebensqualität bei. Dafür wünschen wir uns innovative Köpfe wie dich, die mehr erreichen wollen. Für unser Büro in Rum bei Innsbruck oder Wien suchen wir ab...

  • Office Manager in

    vor 1 Woche

    Innsbruck, Österreich SOS-Kinderdorf Vollzeit

    **Office Manager*in**: - SOS-Kinderdorf Innsbruck - 30h/Woche - ab 01.02.2025 - Als Mitarbeiter*in von **SOS-Kinderdorf** begleitest du Kinder und Jugendliche in ein selbstbestimmtes Leben und machst dich für ihre Rechte und Anliegen stark! - Du bist ein Organisations-und Kommunikationstalent und hast Freude daran, in vielfältigen Aufgabenbereichen...