Office Administration Specialist

vor 5 Monaten

Innsbruck, Österreich Cropster GmbH Vollzeit

About the role

You will be responsible for multiple aspects of the day-to-day running of office operations at Cropster in its HQ in Innsbruck and work closely with our Administration and Accounting team in Austria (and to some extent in the US) and our Management Team. You will own a diverse and interesting set of responsibilities across various aspects of the business. You will be instrumental to our growth as a company through the improvement of existing processes, as well as the introduction of new ones, and through facilitating the day-to-day activities of our sales, operations, management, and support teams.

The position is based on-site in Innsbruck, with some flexibility for work-from-home arrangements. We are open to part-time employment with a minimum of 30 hours/week.

What you'll do
- Proactively manage our Innsbruck office including its inventory, equipment, and supplies to ensure (home) office efficiency and maintain compliance with safety standards and company policy.
- Manage relationships/ contracts with external providers (e.g. energy, water, internet, shipping, telephone, cleaning, etc.) and be their contact person at Cropster.
- Coordinate the day-to-day office activities such as handling incoming and outgoing shipments, addressing office visitors, answering the office phone, etc.
- Define, refine, and document administrative processes, standards, and interfaces with internal and external stakeholders.
- Perform administrative activities for accounting (e.g. expenditures, receipts, invoices, etc.).
- Support the Management Team with administrative tasks, e.g. organizing trips or meetings.
- Lead the organization of special events (e.g. global team meetings) or other projects at the Management Team level and specific projects related to office administration.

We are looking for someone with
- High school diploma (HAK, HLW/HBLA, etc.) or above.
- Prior working experience in office administration or similar, heavily customer-focused positions.
- Willingness to take over ownership and work independently.
- Strong organizational and management skills with the ability to multitask and prioritize effectively.
- Excellent communication and interpersonal skills and a strong (internal) customer focus.
- A drive for scalable processes and procedures.
- Familiarity with online tools like Google Workspace or MS Office 365.
- Proficiency in written and spoken English and German.

That said, we’d be particularly delighted to hire someone with
- Project management experience, ideally related to office administration.

What you can expect

The salary range for this position is € 37K to € 44K gross/year for full-time employment and we look at factors like your experience and individual qualifications to determine our offer, which includes benefits like an educational and wellness budget, remote work possibilities and working from home, flexible working hours, paid time for volunteer work, an endless stream of really great coffee, and much more. We also make our best possible offer upfront—no games.

  • Mitarbeiter/in Für Finance Administration

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Stoll Reisen Vollzeit

    Du interessierst dich fürVerwaltung und liebst die Herausforderungen in der Buchhaltung sowie Kostenrechnung? Zur Verstärkung unseres Buchhaltungs - und Verwaltungsteams suchen wir zum sofortigen Eintritt eine/n Mitarbeiter/in für Finance Administration (Office Management & Kundenbuchhaltung (AR)) Aufgaben - Administrative Aufgaben - Kundenbuchhaltung,...

  • Accounting & Administration Specialist (F/m/d)

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Cropster Vollzeit

    **About the role**: You will be responsible for multiple aspects of the day-to-day running office operations at Cropster in its HQ in Innsbruck and work closely with our Administration and Accounting team in Austria (and to some extent in the US) and our Management Team. You will own a diverse and interesting set of responsibilities across various aspects of...

  • Administration / Sekretariat / Assistenzfachfrau

    Vor 2 Tagen

    Innsbruck, Tirol, Österreich Bloooming Life GmbH Vollzeit

    Administration und SekretariatEine Vielfalt an Aufgaben erwartet Sie in unserem Unternehmen Bloooming Life GmbH. Als Administration- und Sekretariatsmitarbeiter/in sind Sie Teil unseres Teams und unterstützen unsere Mitarbeiter bei Ihren täglichen Aufgaben.AufgabenOffice-OrganisationMitarbeit bei EventorganisationMitarbeit bei...

  • Mitarbeiter Administration

    vor 1 Monat

    Innsbruck, Tirol, Österreich Bank für Tirol und Vorarlberg Aktiengesellschaft Vollzeit

    Unser Angebot:Wir suchen eine engagierte und selbstständige Person, die sich in der Administration und Service-Branche auskennt. Als Mitarbeiter Administration bei der Bank für Tirol und Vorarlberg Aktiengesellschaft werden Sie Teil eines dynamischen Teams und haben die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einer herausfordernden und abwechslungsreichen...

  • Mitarbeiter Administration

    vor 2 Monaten

    Innsbruck, Tirol, Österreich Bank für Tirol und Vorarlberg Aktiengesellschaft Vollzeit

    Unser Angebot:Wir suchen eine engagierte und selbstständige Verwaltungskraft, die sich für die Administration und Betreuung unserer Kunden begeistern kann.Was Sie erwartet:Die Abwicklung des Neugeschäfts und die Betreuung des BestandgeschäftesDie Erstellung von Angeboten, Vertragsunterlagen und RechnungenDie Abwicklung von Zahlungen und das MahnwesenWas...

  • Administration / Sekretariat / Assistenz

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Bloooming Life GmbH Vollzeit

    . Ein Allrounder in Sachen Administration & Sekretariat (m/w) - ganzheitlich und vernetzt denkend, akkurat, loyal, kreativ, offen und herzlich (VOLLZEIT oder mind. 30 h) Aufgaben Office-Organisation, Mitarbeit bei Eventorganisation, Mitarbeit bei Marketingaktivitäten. Qualifikation Jung ist gut, Berufserfahrung meist noch besser. Gute PC-Kenntnisse...

  • Fachkraft für Rechnungswesen und Administration

    vor 22 Stunden

    Innsbruck, Tirol, Österreich Allegra Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine engagierte und motivierte Fachkraft für Rechnungswesen und Administration, die sich unserer Mission anschließen möchte. Als Teil unseres Teams ist es Ihre Aufgabe, unsere Finanzen und Administration zu unterstützen und unsere Geschäftsprozesse zu optimieren.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVorbereitende...

  • Visual Merchandising Specialist

    vor 3 Wochen

    Innsbruck, Tirol, Österreich Farrow +Dutch Vollzeit

    Job Title: Visual Merchandising SpecialistFarrow + Dutch is seeking a skilled Visual Merchandising Specialist to join our team. As a Visual Merchandising Specialist, you will be responsible for managing a portfolio of Austria's independent retailers and delivering product training. Your objective will be to realize and execute account plans to hit turnover...

  • Assistent/in für Buchhaltung und Administration

    vor 2 Monaten

    Innsbruck, Tirol, Österreich Allegra Vollzeit

    ÜberblickWir suchen einen engagierten Assistenten/in für Buchhaltung und Administration, der sich in unserer dynamischen Organisation einbringen möchte. Als Teil unseres Teams werden Sie an der Entwicklung von Mountainbike-Destinationen in Österreich, der Schweiz, Finnland und Japan mitwirken.AufgabenBuchhaltung und Lohnverrechnung: Vorbereitung von...

  • Database Systems Specialist

    vor 3 Wochen

    Innsbruck, Tirol, Österreich MED-EL Vollzeit

    Job DescriptionWe are seeking a skilled Database Systems Specialist to join our team at MED-EL. As a key member of our IT department, you will be responsible for designing, implementing, and maintaining our database infrastructure.Key ResponsibilitiesDesign and implement database systems to meet business requirementsMonitor database performance and ensure...

  • Mitarbeiter Administration Und Service

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Bank für Tirol und Vorarlberg Vollzeit

    **Mitarbeiter Administration und Service (all genders)**: - Die BTV Leasing GmbH zählt zu den erfolgreichsten Leasinggesellschaften Westösterreichs. Unsere Unabhängigkeit erlaubt es uns, optimale Lösungen maßgeschneidert auf die Bedürfnisse unserer Kunden anzubieten. Das ist es, was unsere Kunden an uns schätzen - in Tirol, Vorarlberg, in...

  • Manufacturing Support Specialist

    Vor 2 Tagen

    Vill, Innsbruck, Österreich ILF Consulting Engineers Austria GmbH Vollzeit

    Job Description:As a Manufacturing Support Specialist at ILF Consulting Engineers Austria GmbH, you will be part of a dynamic team that supports the successful realization of complex industrial and infrastructure projects. Our company is an independent international consulting and engineering firm with over 45 offices on six continents, employing over 3,000...

  • People & Culture Administration Coordinator Europe

    vor 2 Monaten

    Innsbruck, Österreich BURTON EUROPE Vollzeit

    At Burton, we are a purpose-led brand rooted in snowboarding and the outdoors. We fight for the future of our people, planet, and sport. We aim to maximize our positive social impact and minimize our negative environmental impact while delivering high-quality performance products. As a global leader in snowboarding, we’re committed to diversity, equity,...

  • ERP System Specialist

    vor 2 Wochen

    Vill, Innsbruck, Österreich ILF Consulting Engineers Austria GmbH Vollzeit

    Job Title: ERP System SpecialistAbout the Role:We are seeking an experienced ERP System Specialist to join our team at ILF Consulting Engineers Austria GmbH. As an ERP System Specialist, you will be responsible for participating in the customization and technical support of our ERP system, including troubleshooting and module support.Key...

  • Office Associate

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich BE-terna GmbH Vollzeit

    **Office Associate** Administration & Frontoffice **#yourmission** - Arbeite aktiv in unserem D-A-CH-übergreifenden Office-Management-Team mit (z.B. Telefonzentrale) - Erledige organisatorische und administrative Aufgaben, z.B. die Erfassung von Eingangsrechnungen, Verwaltung der Mitarbeiterausstattung, Organisation interner Veranstaltungen und die...

  • HR-generalist/in Mit Schwerpunkt Administration

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Ortner Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Innsbruck suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt eine(n) - HR-Generalist/in mit Schwerpunkt Administration (m/w/d) **_ Innsbruck_** - _HR / Personalwesen / Lohnverrechnung_ - Ihre Aufgaben: - Vorbereitung der monatlichen Lohn - und Gehaltsabrechnungen (Erfassen von Krankmeldungen, Urlaubsansuchen usw.) -...

  • ERP System Specialist

    vor 1 Monat

    Innsbruck, Tirol, Österreich ILF Consulting Engineers Austria GmbH Vollzeit

    {"title": "ERP Technician", "description": "Job DescriptionILF Consulting Engineers Austria GmbH is a global engineering and consulting company that supports clients in the successful realization of complex industrial and infrastructure projects. With over 45 offices on six continents, our company employs highly qualified professionals who can provide local...

  • Finance and Administration Director

    vor 2 Monaten

    Innsbruck, Österreich Vira Therapeutics GmbH Vollzeit

    **The position**: Our Office & Site Organization team provides our scientists with comprehensive administrative support and thus the space to focus on developing breakthrough therapies. At the interface between office and laboratory, we are looking for a Finance and Administration Director (M/F/d). First things first: We are looking for a hands-on,...

  • Sachbearbeiter/ Front Office

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Hans Gasteiger GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n motivierte/n Mitarbeiter/in für die Sachbearbeitung und Front Office in unserem Schauraum. Aufgaben Als Mitarbeiter/in in der Sachbearbeitung/Front-Office bündeln und verteilen Sie die interne/externe Kommunikation, unterstützen in der allgemeinen Administration, führen Verkaufsgespräche für...

  • Accounting & Administration Team Lead (F/m/d)

    vor 5 Monaten

    Innsbruck, Österreich Cropster GmbH Vollzeit

    About the role We are looking for an experienced accounting leader to join our growing SaaS company in the coffee industry. As the Accounting & Administration Team Lead (Austria) at Cropster, you will be responsible for the accounting activities globally and the administrative activities within Austria. This role requires a structured and analytical person...