Senior HR Assistant

vor 7 Stunden

Wien, Österreich OSCE Vollzeit

**Background**:
The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence
- and security-building measures, human rights, national minorities, democratization, policing strategies, counter-terrorism and economic and environmental activities. All 57 participating States enjoy equal status, and decisions are taken by consensus on a politically, but not legally binding basis.

The OSCE Secretariat in Vienna assists the Chairmanship in its activities, and provides operational and administrative support to the field operations, and, as appropriate, to other institutions.

The Department of Human Resources (DHR) ensures that the OSCE has the human resources capacity necessary to successfully implement its mandates. DHR sets the policies and provides services in the areas of talent acquisition, administration of benefits and entitlements, payroll, performance management, talent development, and policy and employee relations across the Organization.

The HR Administration & Payroll Unit, is responsible for implementation of HR management policies of the organization, in particular through advice and HR administration for onboarding of newcomers/transfers or separations of current staff, Junior Professional Officers (JPOs) and interns; contract management; administration of benefits and entitlements, administration of social security packages to all categories of staff funded from both, Unified Budget (UB) and extra-budgetary (ExB) resources, payroll and administration of compensation schemes (salary scales, PAM, BLA, hazard pay). It provides the full range of the above-mentioned HR support services to management and staff at OSCE as first-line support for the Secretariat and Freedom of the Media (FoM), and as secondary-line support to all other OSCE executive structures. In addition, the HR Administration & Payroll Unit co-ordinates the process of duty station determination with regard to family/non-family and hardship statuses. The unit also performs protocol function, related to accreditation by the host government of staff located in Vienna and issuance of OSCE IDs for Organization for Security and Co-operation in Europe to all OSCE Executive Structures. In the discharge of its functions, the Unit provides advisory and consultative support to the Secretariat, Institutions and Missions.

**Tasks and Responsibilities**:
As Senior HR Assistant, you provide client-oriented guidance to OSCE colleagues on the full range of HR administrative procedures during the employment life cycle from onboarding until separation, in particular, their contractual arrangements, entitlements, benefits and social security coverage in the OSCE Secretariat and Freedom of the Media; you also review, establish eligibility and process those in ERP system upon certification of the HR Officer; you ensure that personnel records and documents are retained in line with the organizational procedures; in performing your duties you maintain close co-operation with your HR colleagues in the team, DHR and counterparts in other OSCE Executive Structures. As service-oriented colleague, you contribute to improvement of HR Administration systems and processes. In particular, you will be responsible for the following duties:
Monitoring contractual status, and based on performance review recommendation, implementing regular step increments and/or prepare letters of appointment/terms of assignment; drafting all related correspondence and administering contracts for staff in organizational units for which the incumbent is responsible;
On the basis of knowledge of policy guidelines and interpretation of regulations, rules and procedures, drafting correspondence related to entitlements, allowances and benefits. In cases where exceptions arise, researching available guidelines and policy files and preparing recommendation for consideration by HR Officer;
Answering queries and administering staff members’ enrolment, change to or withdrawal from appropriate social security schemes: health, duty-incurred life/accident disability, including participation in the extended life and accident disability, temporary incapacity and OSCE Provident Fund;
Answering queries from the staff members and following up on cases regarding implementation of special leave without pay, maternity leave and extended sick leave. Comparing entitlements of staff members insured with the national security system against payments due from the OSCE in case of maternity/extended sick leave, and preparing necessary calculation on possible rectification regarding salary and insurance premium;
Inputting the changes in connection with appointments, extensions, reassignments, transfers, promotions, changes in status or benefits/entitlements, social security participation and separations in the HR module to feed the data for

  • Senior HR Operations Specialist

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich HR Jobmatcher Vollzeit

    Du willst beides? Führungskräfte und Mitarbeitende kompetent beraten und dich aber gleichzeitig auch selbst um die korrekte Umsetzung in den HR-Systemen kümmern? Du möchtest außerdem dein Englisch anwenden und weiter verbessern? Gestalten, optimieren, einfach machen und Dinge voranbringen? High Five! Unser Kunde ist ein erfolgreiches Unternehmen mit...

  • HR Assistant, Pxt

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH - H77 Vollzeit

    Erfahrung in HR, Mitarbeiterbeziehungen oder Gehaltsabrechnung Fortgeschrittene Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Erfahrung in der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern, einschließlich Kolleg: innen und Führungskräften Erfahrung in der Arbeit mit der MS Office Suite (Word, Excel, Outlook) im beruflichen Umfeld Unser großartiges...

  • HR Assistant, PxT

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Amazon Europe Core Vollzeit

    Unser großartiges Kundenerlebnis bei Amazon verdanken wir nicht zuletzt unserer Personalabteilung, die sicherstellt, dass wir von einem fantastischen Team unterstützt werden. Wir brauchen agile Mitarbeitende und Talente, um die Bedürfnisse unserer Kund:innen zu erfüllen. Als HR Assistant motivierst und bindest Du unsere Mitarbeitenden, indem Du für ein...

  • Senior HR Generalist

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich HR Jobmatcher Vollzeit

    Du willst beides? Führungskräfte und MitarbeiterInnen kompetent beraten und dich gleichzeitig auch selbst um die korrekte Umsetzung in den HR-Systemen kümmern? Du liebst es, - weiter zu verbessern und möchtest dein Englisch tagtäglich pflegen? Und das alles bitte in einem möglichst großen und renommierten Unternehmen? ! Dein zukünftiger...

  • Senior HR Operations Specialist

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich HR Jobmatcher Vollzeit

    Du willst beides? Führungskräfte und Mitarbeitende kompetent beraten und dich aber gleichzeitig auch selbst um die korrekte Umsetzung in den HR-Systemen kümmern? Du möchtest außerdem dein Englisch anwenden und weiter verbessern? Einfach anpacken, tun und Dinge voranbringen? High Five! Unser Kunde ist ein erfolgreiches Unternehmen mit Sitz in...

  • HR Operations Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    Exscientia is an AI-driven pharmatech company committed to discovering, designing and developing the best possible drugs in the fastest and most effective manner. Exscientia developed the first-ever functional precision oncology platform to successfully guide treatment selection and improve patient outcomes in a prospective interventional clinical study, as...

  • HR Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Dich interessiert das Human Resource Management und du möchtest erste Erfahrungen im HR-Bereich sammeln? Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch einen selbstständigen und strukturierten Arbeitsstil aus? Dich reizt die Arbeit in einer der bekanntesten und exklusivsten Hotelmarken weltweit? Dann herzlich willkommen im Hotel Sacher...

  • HR Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Amazon Transport Austria GmbH Vollzeit

    **Erforderliche Qualifikationen**: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HLW, HBLA) - Berufserfahrung in der HR oder Assistenz - Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse (Pivot, einfache Makros, Verknüpfungen etc.) - Erfahrung mit verschiedenen IT-Systemen (Digitale Zeiterfassung, Sharepoints, Datenbanken) - Exzellente Deutsch - und...

  • Senior HR

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Unicorns Hunter Vollzeit

    We are hiring a Senior HR for a leading Company in the entertainment sector: - Recruiting, interviewing, and hiring new staff; - Planning onboarding for new hires; - Ensuring HR records are maintained; - Managing payroll; - Managing the performance review process; - Learning and development planning and management; - Ensuring compliance with organizational...

  • HR Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    HR Assistant (HSS)(G5) - (2024/0679 (185092)) Organization: MTHR-HR Services Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-12-17, 3:32:02 AM Closing Date: 2025-01-07, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment: Yes Organizational...

  • HR Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Hotel Sacher Vollzeit

    Dich interessiert das Human Resource Management und du möchtest erste Erfahrungen im HR-Bereich sammeln? Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und liebst es, dich auch kreativ an Projekten zu beteiligen? Dann herzlich willkommen im Hotel Sacher Salzburg! Für unser traditionsreiches Haus mit 110 Zimmern und Suiten mitten im Herzen einer...

  • Senior HR Specialist

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich NEXT Vollzeit

    **Company Description** The Senior HR Specialist position is designed to drive our client's strategic HR initiatives and ensure that the HR department operates efficiently and effectively. The focus will be on HR controlling, performance management, salary and bonus systems as well as operational assurance of HR processes and standards for company's...

  • HR Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich HealthCareConsulting Group Vollzeit

    **HR Assistant (w/m/d)**: - Wien - Vollzeit **Quick-Info zum Job**: - Abwechslungsreiche Vollzeit-Position in der Gesundheitsbranche - Vertragsmanagement rund um unsere HR Projekte mit dem Schwerpunkt Arbeitskräfteüberlassung - Enge Zusammenarbeit mit den HR- & Recruiting-Expertinnen sowie der Geschäftsführung im HCC Team - Umfangreiche Einschulung...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Delivery Hero Vollzeit

    **Delivery Hero Austria** und die Marke **Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig. **Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich philoro EDELMETALLE Vollzeit

    **HR ASSISTANT (M/W/X)** 1220 WIEN VOLLZEIT AB SOFORT HUMAN RESOURCES Bewerbe dich jetzt für deine goldene Zukunft bei philoro. **DEINE AUFGABEN - ABWECHSLUNGSREICH UND SPANNEND DAMIT ÜBERZEUGST DU UNS - SELBSTSTÄNDIG & PROAKTIV** Aktive Mitarbeit im HR-Team im Bereich Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Bewerbungsmanagement und...

  • HR Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH Vollzeit

    Fulltime Vienna AOP Health is the European pioneer for integrated therapies for rare diseases and in critical care. To enhance our team in Vienna we are looking for a HR Executive Assistant (f/m/d). **What Your Day To Day Will Look Like**: - Assisting with day-to-day operations of the HR functions and duties - Managing HR-related documents, files, and...

  • Senior HR Business Partner

    vor 2 Monaten

    Wien, Wien, Österreich NORDSEE Ges.m.b.H. Vollzeit

    Wir suchen in unserem Headoffice in Wien einen erfahrenen und motivierten Senior HR Business Partner (M/W/D) in Vollzeit. Du arbeitest mit Freude und Leidenschaft im HR-Management und möchtest mehr Verantwortung übernehmen? Deine Aufgaben im Überblick:Unternehmensübersicht: NORDSEE gehört zu den führenden Unternehmen der Systemgastronomie. Wir sind...

  • Hr Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich DO & CO - Aktiengesellschaft Vollzeit € 35.000

    Stellenbeschreibung DO & CO sucht eine: N HR Assistant: In zur Verstärkung unseres Teams im Headquarter in Wien! Wir suchen eine engagierte, kommunikative Persönlichkeit mit fundierten HR-Kenntnissen und hoher Eigeninitiative. Sie sollten sowohl selbstständig als auch im Team arbeiten können und Freude daran haben, in einem dynamischen, internationalen...

  • Accountant and HR Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    ACCOUNTANT AND HR ASSISTANT (M/W/D)ab € 43.000 brutto p.a. APPLY EssenszuschussHomeofficeÖffi-TicketInteressante TätigkeitUnser Kunde ist Teil einer der größten Energiekonzerne weltweit und bietet hochwertige Produkte für Industrie und Gewerbe. Die Expertise und das Engagement der weltweit über 100.000 Mitarbeitenden ermöglichen es den KundInnen,...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich mjam GmbH Vollzeit

    **Delivery Hero Austria und die Marke Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig. **Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...