Operations & Project Assistant (W/m/d)

**AI:AT - die AI Factory Austria** - macht Österreich zum Hotspot für Künstliche Intelligenz in Europa.

AI:AT ist ein gemeinsames Projekt des AIT und der **Advanced Computing Austria**. Sie vereint Spitzenkompetenz in High-Performance Computing, Künstlicher Intelligenz und Datenökosystemen, schafft ein interdisziplinäres Innovationsumfeld für Forschung, Entwicklung, Gründungen und Industrieprojekte. Dabei ermöglicht AI:AT - die AI Factory Austria - den Zugang zu hochmoderner KI-Infrastruktur, fördert Vertrauenswürdige KI sowie ethische Standards und ist Drehscheibe für Vernetzung mit nationalen und europäischen Partnern. Ziel ist es, gemeinsam mit Partnern der Wirtschaft und öffentlichen Institutionen zukunftsweisende KI-Technologien und tragfähige KI-Lösungen zu entwickeln und in die Praxis überzuführen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit innerhalb der AI Factory Austria wird **INiTS - Vienna’s High Tech Incubator** Expertinnen und Experten an die AI Factory Austria entsenden. Wir suchen für den Standort **Wien** ein:e:
OPERATIONS & PROJECT ASSISTANT (W/M/D)

AI:AT - AI Factory Austria
- Sicherstellung eines reibungslosen operativen Supports und einer effektiven Koordination in einem dynamischen Innovationsumfeld mit Fokus auf Künstliche Intelligenz, Unternehmertum und angewandte Forschung.
- Sie sind verantwortlich für die Verbindung verschiedener Programmstränge und Stakeholder durch das Management von Abläufen, Dokumentation und Kommunikation im Hintergrund.
- Koordination der täglichen Logistik und internen Kommunikation zwischen Programmmanager:innen, Fachexpert:innen und externen Partner:innen.
- Verfolgung von Meilensteinen, Zeitplänen und Ergebnissen über mehrere Innovationsstränge hinweg.
- Unterstützung bei der Dokumentation, Datenerhebung sowie Erstellung von Berichten, KPIs und Briefings.
- Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Workshops und internen Review-Sitzungen.
- Verwaltung digitaler Kollaborationstools und gemeinsamer Wissensbereiche zur Sicherstellung einer aktuellen Projektdokumentation.
- Unterstützung bei Budgetüberwachung, Beschaffungsanfragen und Koordination von Verträgen mit Dienstleistern und Partnern.

**Ihre Qualifikationen**:

- Exzellente Organisations
- und Zeitmanagementfähigkeiten in schnelllebigen Arbeitsumgebungen mit mehreren Beteiligten
- Einschlägige Erfahrung in den Bereichen Operations, Projektkoordination oder Teamassistenz - idealerweise in Innovations-, Technologie
- oder F&E-Programmen
- Sicherer Umgang mit digitalen Projektmanagement-Tools (z. B. Notion, Asana, Miro, MS Office oder vergleichbare Plattformen)
- Pragmatische Arbeitsweise mit einem kooperativen und detailorientierten Ansatz
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Eine Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich sollte vorliegen

**Was Sie erwarten können**:

- Eine unterstützende und inklusive Arbeitsumgebung
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten mit der Option auf Vor-Ort
- und Remote-Arbeit
- Das jährliche Bruttogehalt basiert auf dem Kollektivvertrag für Information und Consulting Zusätzlich zu einem wettbewerbsfähigen Gehalt bieten wir attraktive Benefits, einschließlich Krankenversicherung, bezahltem Urlaub und Altersvorsorge.
- Die Chance, einen wichtigen Beitrag innerhalb der AI Factory Austria und zur KI-Community in Österreich zu leisten
- Die Stelle ist durch die AI Factory Austria bis Juni 2028 finanziert. Eine Weiterbeschäftigung über den genannten Zeitraum hinaus ist bei entsprechender Projektentwicklung möglich.
- Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (**CV, Anschreiben, relevante Zeugnisse**) online.