Executive Assistant

vor 1 Woche

Wien, Österreich d-fine GmbH Vollzeit

**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Wien, teilweise remote
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Unser Team in Wien wächst stetig und sucht daher nach tatkräftiger Verstärkung für unser Office Management. Die unbefristete Stelle als Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (ab 25 Stunden / Woche) zu besetzen. In dieser sehr abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben. Die Position erfordert ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und (virtueller) Teamarbeit.

Aufgaben

**Office Administration / Management**
- Unterstützung des Executive Office im Tagesgeschäft
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingräumen, Gästebewirtung usw.
- Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinie etc.)

**Personaladministration**
- Anlage der Kandidatenprofile im Bewerbungsadministrationstool (d.vinci) inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und einem ersten Screening
- Terminvereinbarung von Bewerbungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufs
- oder Sekretariatsausbildung, alternativ einschlägiges Studium
- Idealerweise bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse
- Fundierte MS Office Kenntnisse
- Professionelles Auftreten und Teamgeist
- Hohes Maß an Selbständigkeit sowie Organisations
- und Koordinationsstärke
- Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Workation, Teilzeit)
- Attraktive Sozialleistungen (Jobticket, Verpflegungszuschuss, Unfallversicherung etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Mitarbeitenden-Events

Unser Unternehmen unterliegt dem „Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting“. Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit von EUR 2.179,18 festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

**Ihre Ansprechpartnerin**: Herr Raphael Proyer
**Telefon**: +43 1512 179 20

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    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich woom Vollzeit

    Your OpportunityReady for your next big ride?As Executive Assistant to the CEO at woom, you are a trusted partner at the heart of the business. You operate as the first point of contact for the CEO, a firm gatekeeper, and a highly reliable execution partner who brings structure, clarity, and momentum to a fast-moving environment.This is a senior Executive...

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    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

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    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Mastercard Vollzeit

    **Our Purpose** - Mastercard powers economies and empowers people in 200+ countries and territories worldwide. Together with our customers, we’re helping build a sustainable economy where everyone can prosper. We support a wide range of digital payments choices, making transactions secure, simple, smart and accessible. Our technology and innovation,...

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    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Investmentpunk Academy GmbH Vollzeit

    Wien ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)Über die PositionZur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit...

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    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...

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    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Mastercard Vollzeit

    Our PurposeMastercard powers economies and empowers people in 200+ countries and territories worldwide. Together with our customers, we're helping build a sustainable economy where everyone can prosper. We support a wide range of digital payments choices, making transactions secure, simple, smart and accessible. Our technology and innovation, partnerships...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2025/0446 (004271)) Organization: NAFA-Joint FAO/IAEA Centre of Nuclear Techniques in Food and Agriculture Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-10-24, 9:31:21 AM Closing Date: 2025-11-14, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full...

  • Executive Assistant(G5)

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2025/0471 (016601)) Organization: SGIS-Office of Information and Communication Systems Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-09-03, 8:13:52 AM Closing Date: 2025-09-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Bitpanda Vollzeit

    Who we are We simplify wealth creation. Founded in 2014 in Vienna, Austria by Eric Demuth, Paul Klanschek and Christian Trummer, we're here to help people trust themselves enough to build their financial freedom — for now and the future. Our user-friendly, trade-everything platform empowers both first-time investors and seasoned experts to invest in the...