Executive Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich d-fine GmbH Vollzeit

**Vertragslaufzeit**: unbefristet
**Arbeitszeit**: Vollzeit, Teilzeit
**Einsatzort**: Wien, teilweise remote
**Eintrittstermin**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Unser Team in Wien wächst stetig und sucht daher nach tatkräftiger Verstärkung für unser Office Management. Die unbefristete Stelle als Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (ab 25 Stunden / Woche) zu besetzen. In dieser sehr abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben. Die Position erfordert ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und (virtueller) Teamarbeit.

Aufgaben

**Office Administration / Management**
- Unterstützung des Executive Office im Tagesgeschäft
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingräumen, Gästebewirtung usw.
- Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinie etc.)

**Personaladministration**
- Anlage der Kandidatenprofile im Bewerbungsadministrationstool (d.vinci) inkl. Prüfung auf Vollständigkeit und einem ersten Screening
- Terminvereinbarung von Bewerbungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufs
- oder Sekretariatsausbildung, alternativ einschlägiges Studium
- Idealerweise bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse
- Fundierte MS Office Kenntnisse
- Professionelles Auftreten und Teamgeist
- Hohes Maß an Selbständigkeit sowie Organisations
- und Koordinationsstärke
- Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit der Möglichkeit, teilweise auch remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Workation, Teilzeit)
- Attraktive Sozialleistungen (Jobticket, Verpflegungszuschuss, Unfallversicherung etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Mitarbeitenden-Events

Unser Unternehmen unterliegt dem „Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting“. Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt auf Basis Vollzeit von EUR 2.179,18 festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

**Ihre Ansprechpartnerin**: Herr Raphael Proyer
**Telefon**: +43 1512 179 20

  • Executive Assistant, Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich OPEC Fund Vollzeit

    The OPEC Fund for International Development A multilateral development finance institution based in Vienna - AUSTRIA has openings for the following positions (Local recruitment) Executive Assistant - Director General’s Office Administrative Assistant - Human Resources Procurement Assistant - Administrative Services PMU Investment Analyst - Private Sector...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Global Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2025/0135 (205803)) Organization: ORDG-Offices Reporting to the Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-04-04, 3:52:07 AM Closing Date: 2025-04-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...

  • Executive Assistant(G5)

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Austrian Standards Teilzeit

    Executive Assistant (m/w/d) Geschäftsleitung I Hybrid I Teilzeit 20-30h Dein neuer Job in einem dynamischen Team: Gestalte mit uns die Zukunft von Standards und NormenStandards und Normen sind das unsichtbare Rückgrat unseres Alltags - sie sorgen für Sicherheit, Qualität und Innovation in unzähligen Bereichen unseres Lebens. Jetzt suchen wir...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Lomography Vollzeit

    **Executive Assistant - People and Culture Coordinator (m/w/d)** **HQ Vienna, Vollzeit** Für unser Headquarter in Wien suchen wir zur Verstärkung eine/n Executive Assistant. In dieser Rolle unterstützt Du das Executive Management bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. **Aufgaben** - Unterstützung des Lomography Managements in diversen...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    We are looking for a dynamic and driven Executive Assistant to join our team in Vienna. In this role, you will provide administrative support to the Chief Quantitative Medical Officer (CMO), as well as the VP Precision Medicine and the VP Translational Research. You will be their go-to person, and support the Vienna site for different administrative tasks...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich EDITEL Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n **Executive Assistant (M/F/d)**: In der zentralen Rolle als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Assistenz der Universitätsleitung** **i** **n der Stabsstelle** **Büro des Rektorats** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13910** Das Rektorat leitet...

  • Senior Executive Assistant, Po, Ces

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Borealis Group Vollzeit

    **About the role**: **Location**:Austria - Vienna **Hours**:Full-Time **Type of Contract**:Permanent **People Make it Happen!** We are currently looking for a Senior Executive Assistant to provide proactive support to Executive Vice President PO, Circular Economy Solutions and R&D to carry out a wide range of administrative activities, support projects...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Ribbon Biolabs Vollzeit

    Currently, we are looking for a proactive and self-organized EXECUTIVE ASSISTANT (all gender) who can be of support to our Executive Management. You must be capable of prioritizing and making quick but smart decisions. Since we greatly value new ideas, you are welcome to bring your input for establishing or improving our processes. Tasks - You will act as...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Schulmeister Management Consulting Vollzeit

    **Executive Assistant (m/w/d)**: Internationale Unternehmensgruppe sucht kompetenten Assistenten der Geschäftsführung! **Ihre Aufgaben im Detail**: - Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei administrativen Tätigkeiten - Office Management: Terminkoordination, Vorbereitung von Meetings sowie Events, Reisemanagement,...

  • Executive Assistant Mit Sportspirit

    Vor 5 Tagen

    Wien 12. Bezirk (Meidling), W, Österreich FIMA Sportstudio Management Vollzeit

    EINMALIGE KARRIERE BEI FITINN: EXECUTIVE ASSISTANT MIT SPORTSPIRIT (W/M/D) Du liebst ein dynamisches, innovatives Umfeld? Du bist ein smartes Organisationstalent und möchtest einen erfolgreichen Unternehmer auf seinem Weg begleiten? Dann bewirb dich als Executive Assistant mit Sportspirit (w/m/d) und werde Teil eines professionellen Verwaltungsteams. In...

  • Junior Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich BESTSELLER Vollzeit

    **One World, One Philosophy, One Family** - das ist BESTSELLER. Als familiengeführtes internationales Modeunternehmen, gegründet 1975 in Dänemark, beschäftigt BESTSELLER heute weltweit mehr als 18.000 Mitarbeiter, die unsere Marken wie VERO MODA, JACK & JONES, ONLY, ONLY & SONS, VILA, SELECTED, NAME IT, MAMA LICIOUS und PIECES entwickeln und in...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Executive Assistant to The CEO

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Kommunalkredit Austria Vollzeit

    In diesem durch Unternehmergeist und Wachstum geprägten Umfeld sucht die Kommunalkredit nach Unterstützung für unseren CEO. Die Bank bietet Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Persönlichkeitsentwicklung. **Unterstützen Sie uns als** **Executive Assistant to the CEO** **(m/w/d)**: **Ihre Aufgaben**: - Sie unterstützen den CEO bei der...