Groups & Events Coordinator / Executive

**Additional Information** **Job Number**25162933 **Job Category**Sales & Marketing **Location**The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria, 1010 **Schedule**Full Time **Located Remotely?**N **Position Type** Non-Management - In mehr als 100 preisgekrönten Häusern weltweit schaffen die Ladies und Gentlemen des The Ritz-Carlton so außergewöhnliche Erlebnisse, dass diese Gästen noch lange nach dem Aufenthalt in Erinnerung bleiben. Wir sprechen die international besten Hotellerie-Profis an, die Erinnerungen für ein Leben kreieren, und sind davon überzeugt, dass die Ladies und Gentlemen von Ritz-Carlton das wichtigste Element in dem Serviceversprechen an unsere Gäste sind._ - Unsere Goldstandards dienen als Grundlage der Marke The Ritz-Carlton und motivieren uns, jeden Tag noch besser als am Vortag zu sein. Mit diesem Ansatz und der festen Überzeugung, dass unsere Kultur der Erfolgsmotor ist, hat The Ritz-Carlton sich international den Ruf als Markenführer im Bereich Luxury Hospitality verdient. Als Teil unseres Teams lernen Sie die Goldstandards kennen, etwa unser Mitarbeiterversprechen, unser Credo und unsere Servicewerte. Wir versprechen Ihnen, dass Sie bei uns die Gelegenheit bekommen, stolz auf Ihre Arbeit und Ihre Kolleginnen und Kollegen zu sein._ **"We are Ladies and Gentlemen serving Ladies and Gentlemen"** Das Team des **The Ritz-Carlton, Vienna** sucht eine Lady oder einen Gentlemen für die Position: **Groups & Events Coordinator / Executive** Bei The Ritz-Carlton schaffen wir Erlebnisse, die unseren Gästen noch lange nach ihrer Abreise in Erinnerung bleiben. Der Groups & Events Coordinator / Executive spielt eine entscheidende Rolle dabei, diese Erlebnisse zum Leben zu erwecken - durch die Betreuung von Gruppenbuchungen, die Koordination sämtlicher Veranstaltungsdetails und die Gewährleistung einer reibungslosen Durchführung von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschied. Diese Position vereint herausragende organisatorische Fähigkeiten mit der Kunst des persönlichen Service und verkörpert das legendäre Engagement von The Ritz-Carlton für Exzellenz. **Ihre Hauptaufgaben / Key Responsibilities**: **Gruppenverkauf & Koordination** - Zeitnahe und professionelle Bearbeitung von Gruppenanfragen, unter Sicherstellung einer präzisen Erfassung und Kommunikation aller Details - Erstellung und Verwaltung von Gruppenverträgen, Angeboten und Bestätigungen gemäß Unternehmensstandards - Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Sales, Reservierung und Revenue Management zur Optimierung der Zimmerzuteilungen und Maximierung des Umsatzpotenzials - Pflege eines aktuellen Wissens über Hotelausstattung, Dienstleistungen und lokale Attraktionen, um das Gästeerlebnis zu bereichern **Veranstaltungsplanung & Durchführung** - Abstimmung mit Kunden und internen Abteilungen (z. B. Küche, Bankett, Rezeption, Housekeeping), um eine reibungslose Umsetzung aller Veranstaltungsanforderungen sicherzustellen - Durchführung detaillierter Pre-Event-Meetings und Vor-Ort-Unterstützung während der Veranstaltung - Sicherstellung, dass alle Veranstaltungsdetails - von der Raumgestaltung bis zur Menüauswahl - den hohen Standards von The Ritz-Carlton entsprechen - Überwachung der Gästezufriedenheit während und nach den Veranstaltungen, sowie prompte und zuvorkommende Bearbeitung von Feedback **Administration & Reporting** - Datenpflege in den Verkaufs - und Veranstaltungssystemen (Opera S&C) - Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Nachverfolgung, um eine fristgerechte Zahlung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen - Mitwirkung bei der Erstellung monatlicher Berichte, Prognosen und Leistungsanalysen **Ihre Qualifikationen**: - Abgeschlossenes Studium im Bereich Hotellerie, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Ausbildung wünschenswert - Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich, Gruppenverkauf oder Catering in einem Luxushotel - Erfahrung im Umgang mit Hotelverkaufs - und Veranstaltungssystemen (z.B. Opera) von Vorteil - Ausgeprägte Detailgenauigkeit und hervorragende organisatorische Fähigkeiten - Starke zwischenmenschliche und kommunikative Kompetenz in Wort und Schrift - Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig souverän und professionell zu managen - Leidenschaft für exzellenten Service und das Bestreben, Gästeerwartungen stets zu übertreffen - Fließende Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil) **Unsere Benefits**: - **Werden Sie Teil der Top 1% der Hospitality Professionals**: Heben Sie sich mit Ihrer Erfahrung in einem angesehenen Umfeld und bei Professionals hervor - **Arbeit in einem 5-Sterne-Umfeld**: Genießen Sie die Arbeit in einem modernen und luxuriösen Arbeitsumfeld, das mit hochwertiger Ausstattung glänzt - **Exzellente Karrierechancen weltweit**: Profitieren Sie von großartigen Karrieremöglichkeiten in 5-Sterne-Hotels auf der ganzen Welt - **Regelmäßige Trainings & Weiterbildungsmöglichkeiten**: Nutzen Sie unsere kontinuierlichen Schulungen und fundie