Assistenz der Abteilungsleitung

vor 1 Woche

Innsbruck, Tirol, Österreich Tirol Kliniken GmbH Vollzeit € 40.000 - € 60.000 pro Jahr
Pflege

Einleitungstext
Als Assistenz des Abteilungsleitung sind Sie Teil eines Teams und bilden gemeinsam die zentrale organisatorische und kommunikative Drehscheibe im Team der Abteilung Bau & Technik. Sie sorgen für eine verlässliche Büroorganisation und tragen maßgeblich zur Entlastung der Abteilungsleitung in administrativen, koordinativen und operativen Aufgaben bei.

In enger Zusammenarbeit mit den Teamleitungen und der Projektassistenz gestalten Sie effiziente Abläufe, sichern einen transparenten Informationsfluss und unterstützen eine professionelle Außenwirkung der Abteilung. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise, Ihr Organisationstalent und Ihr kollegiales Miteinander tragen Sie wesentlich zur hohen Qualität und Effizienz im gemeinsamen Tagesgeschäft bei.

Ihre Berufliche Zukunft

  • Eigenständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Büro der Abteilungsleitung
  • Koordination und Unterstützung bei Ausschreibungs- und Vergabeprozessen auf Abteilungsebene
  • Verwaltung und Pflege von Daten, Dokumenten und Listen auf der ACC-Projektplattform
  • Unterstützung bei Personalprozessen (z. B. Dienstreisen, Zeitwirtschaft, Onboarding neuer Mitarbeitender)
  • Organisation und Betreuung interner Veranstaltungen, Schulungen und Teamevents
  • Koordination von Terminen, Schriftverkehr und interner Kommunikation
  • Enge Abstimmung mit Projektassistenz und internen Diensten zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
  • Weiterentwicklung administrativer Standards und Vorlagen

Ihre Qualifikation

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation auf Maturaniveau
  • Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer Assistenz- oder Projektumgebung
  • Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch Erfahrung mit ACC (Projektplattform) und ANKÖ (Ausschreibungsplattform)
  • Strukturierte, serviceorientierte und eigenständige Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Teamfähigkeit
  • Kenntnisse im Vergabe- und Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001) von Vorteil

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