Office Manager:in

hokify hat die Jobs, die Wirtschaft und Gesellschaft am Laufen halten. Wir arbeiten in unserem Team unter dem Motto "Einfach zu Do-it-Jobs" jeden Tag daran, Bewerbung und Recruiting einfacher und unkomplizierter zu gestalten. Als stark wachsendes Scale-Up, mit rund 80 Mitarbeiter:innen suchen wir Personen, die unsere Begeisterung für Tech und Innovationen teilen. Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft von Jobsuche & Recruiting

Als
Office Manager:in & Assistenz Geschäftsführung bei hokify spielst du eine zentrale Rolle:
du bist Ansprechpartner:in und
"Feel-Good-Manager:in"
im gesamten Team, sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags und unterstützt die Geschäftsführung in ihrer Organisation und bei ausgewählten Projekten. Du sorgst dafür, dass unser Office mehr ist als nur ein Arbeitsplatz - ein echter Wohlfühlort, den du mit deinem Organisationstalent, Gespür für Teamspirit und Hands-on-Energie tagtäglich mit gestaltest.

Deine Aufgaben:

Office Management

• Du verantwortest alle Themen rund um unser Büro, damit unsere Mitarbeitenden effizient und reibungslos arbeiten können. Dabei denkst du nicht nur konzeptionell, sondern packst auch ganz praktisch mit an: sei es bei der Koordination von Services, der Verwaltung der Arbeitsmittel oder eben auch mal beim Auffüllen der Obstschale. Außerdem bist du die zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, kümmerst dich um Bestellungen, Angebote, Vertragsverwaltung sowie Rechnungen und arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen. Dein Office-Budget verwaltest du dabei eigenständig.

Assistenz der Geschäftsführung

• Du unterstützt unsere Geschäftsführerin im operativen Tagesgeschäft z. B. bei administrativen Aufgaben, Reisebuchungen, Eventorganisation und der Erstellung von Präsentationsfolien. Auch bei der Terminplanung und -koordination behältst du den Überblick. Darüber hinaus unterstützt du unser Management-Team bei Projekten und sorgst im Hintergrund für einen reibungslosen administrativen Ablauf.

Teamkultur & Events

• Du planst und organisierst interne und externe Veranstaltungen wie z.B. Quartals-Kickoffs, Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern. Mit kreativen Ideen für Mitarbeitendengeschenke und Customer-Merchandise, die du eigenständig planst und ausführst, stärkst du unsere Teamkultur und sorgst für ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.

Das bringst du mit:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und hast bereits mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz und/oder Office Management sammeln können
• Du bist ein Organisationstalent und bringst eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise sowie erste Erfahrung im Projektmanagement mit.
• Du hast ein Auge fürs Details und Ästhetik, sowohl digital (z.B. bei Google Slides) als auch im physischen Bereich (z.B. bei der Ordnung im Büro, Merch)
• Du arbeitest strukturiert, selbst wenn vieles parallel läuft
• Du bist belastbar und lässt dich auch von herausfordernden Situationen nicht aus der Ruhe bringen - stattdessen packst du an und findest kreative Lösungen
• Du bist eine kommunikative, proaktive und offene Persönlichkeit und hast stets ein offenes Ohr für deine Kolleg:innen
• Gutes technisches Verständnis
• Du hast ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Wir bieten dir:

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, wachsenden Digital- Unternehmen mit direkter Berichtslinie zur Geschäftsführung
• Moderne Führungskultur, ein motiviertes und engagiertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeit (unter Berücksichtigung deiner speziellen Rolle)
• Zuschuss zum Mittagessen (EUR 7,50 täglich), laufende Company Updates mit Frühstück und ähnlichen Formaten, zusätzlich Urlaubstage am 24. und 31.12.

Dein Gehalt:

Das Gehalt beträgt ab EUR brutto/Jahr (Basis Vollzeit). Dein tatsächliches Gehalt vereinbaren wir abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung.

Idealerweise wäre dein Start bei uns Anfang Februar 2025.